Ein technisches Redaktionssystem stand auf der Wunschliste der technischen Redakteure der Elektronik Automations AG: Sie wünschten sich eine effiziente Lösung für das Varianten- und Übersetzungsmanagement. Auch sollte das neue System
XML-fähig sein.
von Claudia Rudisch, freie Journalistin
Die Elektronik Automations AG (ELAU) in Marktheidenfeld, ein Unternehmen von Schneider Electric, hat sich auf Automatisierungs-systeme und -lösungen für Maschinen in der Konsumgüterindustrie spezialisiert. Die skalierbaren Automatisierungssysteme umfassen sowohl Hardware- als auch Software-Komponenten. Um eine fehlerfreie Installation und Inbetriebnahme zu gewährleisten, liefert ELAU dazu ausführliche Beschreibungen und Handbücher. Die technischen Redakteure erstellten diese bisher eher klassisch, indem sie Teile aus bestehenden Dokumentationen aktualisierten und zu einer neuen Produktinformation zusammenstellten.
So gliederten sie beispielsweise die Handbücher in einen allgemeinen Teil, der meist ohne Änderungen wieder verwendet werden konnte, und einen gerätespezifischen Teil. Dieser enthält u. a. technische Daten, elektrische Verbindungen und Anschlüsse und wurde für jede neue Dokumentation überarbeitet, aktualisiert oder ergänzt. »Durch diese Strukturierung konnten wir die Verwaltung der technischen Produktinformationen vereinfachen«, erklärt der Leiter der Dokumentationsabteilung von ELAU, Herr Mohr. »Nachdem wir nun auch technische Dokumentationen für unser französisches Partnerunternehmen erstellen, erhöhte sich der organisatorische Aufwand. Dies war letztlich der Anstoß für die Suche nach einem geeigneten Werkzeug für die Redaktion und Verwaltung der Texte.«
Das Projektteam, bestehend aus dem Leiter der Entwicklung und drei technischen Redakteuren, entwickelte einen detaillierten Kriterienkatalog. Wichtiger Aspekt war eine effiziente Lösung für das Varianten- und Übersetzungsmanagement. Das Übersetzen der technischen Beschreibungen erfolgte bisher sehr zeit- und damit auch kostenintensiv. In der Regel wurde der allgemeine Teil der Dokumentation komplett übersetzt in die Sprachen Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Chinesisch. Die Beschreibungen des gerätespezifischen Teils wurden je nach Bedarf in die Sprache des jeweiligen Exportlandes übersetzt. Dabei ließ sich meist nur mit hohem Arbeitsaufwand verfolgen, inwieweit diese bereits in der gewünschten Zielsprache vorlagen. Im Zweifelsfall wurde die ganze Dokumentation erneut übersetzt.
»Ein weiteres zentrales Kriterium war die XML-Fähigkeit des Systems«, so Mohr. »Damit kamen wir auch den Anforderungen unserer Kunden nach, die die XML-Daten in ihren eigenen Dokumentationen weiterverwenden wollen.«
Für das Auswahlverfahren schrieb das Projektteam 2004 mehrere Anbieter an, drei kamen in die engere Auswahl, darunter auch SCHEMA. Die Wahl fiel schließlich auf Schema ST4. Neben den technischen Anforderungen spielte auch die Kompetenz des Schema-Projektteams eine wesentliche Rolle. »Schema überzeugte durch seine Orientierung an den Bedürfnissen des Kunden. Die Professionalität, mit der ST4 vorgestellt wurde, weckte in uns das Vertrauen in die Projektfähigkeit des Nürnberger XML-Spezialisten«, erläutert Manager Mohr.
Nach der Einführung des Pilotsystems im November 2005 erfolgte die Implementierung des Systems im Januar 2006. Insgesamt fünf Arbeitsplätze wurden mit Schema ST4 ausgestattet. Während der Basisschulungen machten sich die technischen Redakteure mit dem Redaktions- und Content-Management-System und dem Arbeiten in XML vertraut. Die Übernahme der Altdaten erfolgt in Etappen. Bei Aktualisierungen oder Ergänzungen der vorliegenden Beschreibungen erstellen die Redakteure diese nun mit ST4, ebenso neue Informationen zu Soft- und Hardware. Als Editor kommt dabei X-Metall zum Einsatz.
Prinzip der Modularisierung auch in der technischen Redaktion
Die technischen Informationen werden bei ELAU inzwischen als standardisierte Textmodule erstellt, entsprechend des jeweiligen Software- oder Hardware-Moduls. Die Informationseinheiten können nur einige Sätze, zum Beispiel für die Sicherheitshinweise, oder mehrere Seiten umfassen, je nach Umfang der jeweiligen zu beschreibenden Systemkomponente. Per Drag & Drop oder auch (teil-) automatisiert fügen die technischen Redakteure diese dann für neue Dokumentationsprojekte zusammen.
Seit Juni 2006 wird die technische Dokumentation bereits aus Schema ST4 heraus produziert – sowohl die Printmedien (Benutzerhandbücher und Datenblätter), als auch die Online-Publikationen wie Online-Bibliotheken und Hilfe-Texte. Um Redundanzen in den Daten und Informationen zu vermeiden, sollen in einem weiteren Schritt auch die Trainingsunterlagen mit Schema ST4 erstellt werden.
Änderungs- und Variantenmanagement
Durch das Aufgliedern der technischen Informationen in einzelne Textmodule reduziert sich der Aufwand für die Pflege und Aktualisierung der Produktbeschreibungen erheblich. Müssen auf Grund eines Software-Updates neue Informationen in die Dokumentationen eingearbeitet werden, nimmt der technische Redakteur die Aktualisierungen nur noch in dem entsprechenden Textmodul vor. Gleichzeitig kann der technische Redakteur mit Schema ST4 auch jederzeit nachvollziehen, welche der bereits erstellten Textmodule in welcher Publikation verwendet wurden.
Neben der unternehmenseigenen Dokumentation sind die technischen Redakteure bei ELAU in Marktheidenfeld auch für die technischen Produktinformationen einiger Partnerunternehmen zuständig. Die Variantensteuerung der unterschiedlichen Dokumentationsprodukte erfolgt nun automatisch durch Schema ST4. Das System erzeugt dabei die entsprechende Unternehmens- und Produkt¬bezeichnung, die sich unter anderem in der Kopf- und Fußzeile findet.
Die Kosten für die Übersetzungen im Griff
Durch den Einsatz von Schema ST4 werden nur noch Informationseinheiten und Textmodule zur Übersetzung weitergeleitet, die noch nicht in der erforderlichen Zielsprache vorliegen. Das System liest die zu übersetzenden Textmodule dabei automatisch aus dem zentralen Datenpool aus. Um die Effizienz im Bereich der Übersetzungen noch weiter zu steigern, plant ELAU derzeit die Einführung eines Translation- und Terminologie-Management.
Publizieren in unterschiedlichen Zielmedien
Durch das medienneutrale Speichern der Informationen in XML sind aus ST4 sowohl Print- als auch Online-Publikationen möglich. Für die Printausgabe eines Handbuchs wird ein PDF-Dokument generiert. Dieses steht dem Kunden gleichzeitig auch zum Download im geschützten Bereich der Internet-Seite zur Verfügung. Für die Online-Hilfe werden die technischen Beschreibungen in die Formate html, hlp oder chm, Java Help, html help gewandelt.
Mohr zieht ein positives Fazit: »Wir rechnen damit, dass sich das System innerhalb der nächsten Jahre amortisiert.«