Krohne: Übersetzungen ohne Mehraufwand

Für den Messtechnik-Spezialisten Krohne ist die Qualität seiner Texte genauso wichtig wie die Qualität der Technik. Terminologiearbeit und Übersetzungen von höchster Qualität sind ein Muss. Damit ist ein Konzept gefordert, das Qualitätssteigerungen ebenso Rechnung trägt wie den immer mehr werdenden Dokumenten. Und das ohne die Kosten zu steigern.

von Claudia Rudisch, freie Journalistin

Der Messtechnik-Spezialist Krohne bietet weltweit für fast alle industriellen Messungen die passende technische Lösung. Just-in-time die richtigen produktbegleitenden Informationen und Marketing-Unterlagen in acht Sprachen – standardisiert, terminologie- und kostenoptimiert – zur Verfügung zu stellen: Das ist die Aufgabe eines weltweit agierenden Teams im Bereich Central Marketing. Mit dem Language-Server »across« hat man jetzt eine zukunftssichere Infrastruktur, um effektives Corporate-Translation-Management zu realisieren und Optimierungspotenziale auszuschöpfen.

Ob in der Chemie, der Öl- und Gasindustrie, Wasser- und Abwasserwirtschaft, der Pharma-, Lebensmittel- oder Getränkeindustrie – ohne moderne und leistungsfähige Messtechnik sind effektive Prozesse nicht mehr denkbar. Die Anwendungsbereiche reichen von der Durchfluss-, über die Füllstands-, Druck- und Temperaturmessung bis zur Analytik, z. B. für die Wasserwirtschaft. Sowohl die Produkte als auch die Einsatzbranchen stellen höchste Anforderungen an die begleitende technische Dokumentation und Marketing-Unterlagen, wie Kataloge und Datenblätter. Neben einer schnellen Verfügbarkeit der produktbegleitenden Daten ist die gute Verständlichkeit der Unterlagen eine zwingende Voraussetzung für das erfolgreiche Geschäft des Global Players Krohne. Produkthaftung und Time-to-Market sind nur einige Stichworte in diesem Kontext. Dazu hat Heinz-Joachim Unger, Chefredakteur bei Krohne eine klare Meinung: »Hier entstehen schnell gefährliche Szenarien, die wir ausschließen müssen – heute und in Zukunft.« Beispiele sind für ihn unverständliche oder nicht rechtzeitig in der richtigen Landessprache zur Verfügung stehende technische Dokumente.

»Und die Anforderungen an uns sowie die generellen Risiken werden steigen«, ergänzt er. »Hierzu genügt ein Blick auf die angloamerikanische Rechtssprechung in Bezug auf Produkthaftung.« Risiken, denen man mit einer erhöhten Qualität bei der Terminologiearbeit und Übersetzung entgegenwirken will. Damit ist ein Konzept gefordert, das Qualitätssteigerungen ebenso Rechnung trägt wie einer größeren Menge an technischen Dokumenten und Marketing-Unterlagen auf Grund der expansiven Geschäftsentwicklung. Damit wird bei Krohne zwangsläufig der Aufwand in diesem Bereich steigen. Aufwand, der sich aber nicht zwangsläufig in höheren Kosten niederschlagen darf.

Make-and-buy nach neuen Regeln

Vor diesem Hintergrund hat man bei Krohne in den vorhandenen, wenig transparenten Abläufen, einer Vielzahl von dezentral beauftragten Übersetzungs-Dienstleistern und der Nutzung mehrerer Terminologie-Datenbanken keine Perspektiven zur Lösung der Aufgaben mehr gesehen. Im Zuge einer Neuorientierung sollten Betriebshandbücher, Kataloge, Datenblätter etc. hinsichtlich verwendeter Terminologie, Inhalten und Layout standardisiert werden. Keine triviale Aufgabe, immerhin handelt es sich um mehrere tausend Produkte in zehn Produktlinien mit schnell steigender Tendenz. In der Standardisierung der technischen Dokumente und Marketing-Unterlagen sah man bei Krohne einen Schlüssel zur Aufwandsminimierung.

Weitere Aspekte waren eine unternehmenseinheitliche, verbindliche Terminologie und die Neudefinition und Optimierung der Übersetzungsprozesse. Unternehmenssprache bei Krohne ist Englisch, allerdings entstehen viele Dokumente in den Landessprachen der produzierenden Gesellschaften. Übersetzt wird in die Sprachen Englisch, Französisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch, Dänisch und Chinesisch. Als zentraler Kostentreiber wurde in diesem Bereich der fehlende Zugriff auf die Translation-Memory-Systeme der Dienstleister gesehen. Es fehlte jegliche Kostentransparenz und es konnte kein für alle Beteiligten verfügbares Unternehmenswissen in diesem Bereich entstehen. Mit dem Entschluss, die Übersetzung der technischen Dokumentations- und Marketing-Unterlagen und auf Basis von »across« zu optimieren, waren weitreichende Ziele vorgegeben:

	zentrales Translation-Memory als Teil der intellectual properties des Unternehmens,
	Aufbau und Nutzung einer einheitlichen Terminologie, die zentral intern gepflegt wird,
	einheitliche, systemgestützte und kostenoptimierte Übersetzungsprozesse im Rahmen eines Corporate-Translation-Management,
	Transparenz und Kontrolle der Übersetzungskosten und -workflows,
	die steigenden Qualitäts- und Quantitätsanforderungen nachhaltig mit dem bisherigen Team von weltweit 15 Mitarbeitern in Deutschland und zehn weiteren Ländern im Bereich Central-Marketing zu erfüllen.

Dieser Zielekatalog definierte auch die Zusammenarbeit mit Übersetzungsdiensten neu. So arbeitet man nur noch mit Dienstleistern zusammen, die über crossGrid an »across« direkt angebunden sind. Dank dieser Technologie arbeiten die Krohne-Mitarbeiter in Deutschland und in den Niederlassungen sowie alle externen Sprachdienstleister in einem einzigen System und auf Basis einer gemeinsamen Datenbank sowohl für das Translation-Memory als auch für die Terminologie. Übersetzungsprojekte werden flexibel delegiert und gesteuert, bei Bedarf auch über mehrere Stufen hinweg, zum Beispiel zunächst an einen Übersetzungsdienst und von diesem aus wiederum zu einem freiberuflichen Übersetzer.

Nach Fertigstellung einer neuen Übersetzung stehen neben dem Dokument als solchem auch alle Kennziffern für Abrechnung und Controlling auf dem Language-Server zur Verfügung; die Einträge neuer Begriffe werden direkt in die Datenbank übernommen. Die effektive Steuerung der Übersetzungsaufträge via crossBoard erhöht die Transparenz und den Durchsatz der anstehenden Aufträge. Das Modul crossFlow bietet zudem die Möglichkeit, die Workflows und Prozesse zu definieren und zu skalieren. Einmal festgelegt, stehen benutzerdefinierte Workflows per Mausklick zur Verfügung.

Terminologie ist die Basis

Zentraler Bestandteil des Projekts ist der Aufbau einer unternehmenseinheitlichen Terminologie-Datenbank mit crossTerm im Bereich der technischen Redaktion. Erweitert wird die Terminologie dann um spezielle Begriffe des Marketings. Basis sind heute Daten aus dem ERP-System und die relevanten DIN-Begriffe. Darüber hinaus will man das Terminologiesystem mit Bildern, Negativlisten, Synonymen etc. zu einem Terminologie-System ausbauen, auf das alle Mitarbeiter, z. B. auch im Verkauf, lesenden Zugriff haben.

Die technische Voraussetzung sowohl für die Informationsaufbereitung als auch für den internen Zugriff bietet das across-System. Ziel dieser Terminologiearbeit ist eine bessere Verständlichkeit von Texten – auf lange Sicht in allen Bereichen der Unternehmenskommunikation.

Qualität und Quantität mit durchgängigen Prozessen

Die Dokumentation kommt immer zum Schluss, die Reaktionszeiten werden kürzer, die Textmengen und ihre Übersetzung in immer mehr Sprachen nehmen zu – und das bei gleichbleibender bis steigender Qualität und unveränderten bis sinkenden Budgets. Was sich nach einer eierlegende Wollmilchsau anhört, kann mit einem modernen Corporate-Translation-Management Realität werden. Nur vor diesem Hintergrund konnten die internen Abteilungen und Dienstleister nahtlos in ein Gesamtsystem eingebunden werden. Das betrifft die internen technischen Redaktionen, die ihre Inhalte in XML, Office-Dokumenten und weiteren Formaten generieren, genauso wie das Central Marketing und die beauftragten externen Übersetzungsdienste. Die daraus resultierende Transparenz und der entstehende Wissenspool zeigen auch bei Krohne Wirkung. Nicht umsonst interessieren sich jetzt schon andere Abteilungen, wie sie das zusammengeführte Wissen für Geschäftsbriefe, QM, ERP und andere Bereiche der Unternehmenskommunikation nutzen können. Dass bei der Einführung eines solchen Systems auch Beharrungswiderstände überwunden werden müssen, ist für Heinz-Joachim Unger normal. So wurden zwangsläufig die Redaktionsprozesse transparent und im Sinne eines funktionierenden Gesamtsystems überarbeitet und integriert.

Nicht nur bei Messtechnik Vorreiter sein

So passt das Projekt nach Einschätzung von Heinz-Joachim Unger auch gut zu dem Unternehmensmotto, Vorreiter und besser zu sein als der Wettbewerb – nicht nur bei der Messtechnik, sondern auch bei der Dokumentation und Vermarktung der Produkte. Nach der erfolgreichen Einführung – zunächst werden Deutschland, die Niederlande, Frankreich und England, gefolgt von China, Indien, Brasilien und Russland an das System angebunden – stehen die Weiterentwicklung der Terminologie und weitere Prozess- und Kostenoptimierungen auf der Projektliste. Darüber hinaus will man die Datenformate, die in across eingelesen werden, reduzieren und sich in Zukunft auf Office- und XML-Daten beschränken.