Maschinen in unzähligen Varianten, immer kürzer werdende Entwicklungszyklen, Kosten und Zeitdruck, Normen und Gesetze zur Produkthaftung: Der technische Redakteur hat es schwer: Wie kann ihm geholfen werden? Wir haben dazu Prof. Dr. Wolfgang Ziegler von der Fachhochschule Karlsruhe befragt.
von Elisabeth Grenzebach
Was ist das Besondere an der Branche der technischen Redaktion und warum gibt es spezialisierte Redaktionssysteme?
Prof. Dr. Wolfgang Ziegler
Die Tätigkeit eines technischen Redakteurs hat sich stark gewandelt: So ist die Produktdokumentation Teil des Produkts geworden. Auch fallen unter technische Redaktion alle Informationsprozesse, die zum Management interner sowie externer Informationen und Dokumentation gehören. Dazu zählen Marketingunterlagen und Kataloge, aber auch Anwender- und Service-Informationen oder Ersatzteilkataloge in unterschiedlichen Medien und für unterschiedliche Zielgruppen. Wie in anderen Bereichen können die Anforderungen an die Informationsverarbeitung und Dokumenterstellung nur durch Standardisierung und Prozessorientierung erreicht werden.
Die Standardisierung betrifft sogar den Inhalt: Texte und Medien werden nach definierten Regeln strukturiert und gestaltet: Wichtig ist auch, dass sich Texte leicht wieder verwenden lassen. Hier helfen spezielle Content-Management-Systeme (CMS) weiter, die die besonderen Anforderungen an die Wiederverwendung und Publikation von Informationen erfüllen.
Wie sieht der Markt für technische Redaktionssysteme aus? Was gibt es? Die Lösung für den kleinen Mann, den Ferrari?
Prof. Ziegler: Die Systeme differenzieren sich häufig nach den Datenquellen und den zugeordneten Ausgabemedien, wobei sich die Systeme immer mehr überlappen:
 | Content-Management-Systeme, die klassische Kunden- und Serviceinformationen in Form von Dokumentationen (Bedienungs- oder Betriebsanleitung, Installations- und Wartungshandbücher) aufbereiten. Sie bilden die umfangreichste Kategorie und erlauben unterschiedliche Ausgabemedien von Print bis Online oder Web-Content. |
| Systeme, die vom Produktdatenmanagement ausgehend die marketingorientierte Produktkommunikation in Form von Printmedien (Katalogen, Datenblätter, Flyer) oder deren elektronischen Kanälen fokussieren (B2B, Shop, elektr. Marktplätze etc.). |
| Systeme, die speziell aus dem Bereich der Softwaredokumentation für die Erstellung von Onlinehilfen für die Integration in unterschiedliche Plattformen konzipiert sind. |
| Systeme und Werkzeuge, die ausgehend von CAD-Modellen und Teile- oder Stücklisteninformationen die Erstellung von Ersatzteilkatalogen oder visualisierten und animierten Produktdarstellungen ermöglichen. |
| Ergänzungen zu ERP-, PLM- oder PDM-Systemen, die Content-Management als Teil der bestehenden Prozesslogik integrieren. |
| Dokumentenorientierte Systeme, die für die Bereitstellung erstellter Dokumentationen oder Zulieferer/OEM-Dokumentationen verwendet werden. Redaktionelle Funktionen werden dabei nur zum Teil unterstützt. |
In den letzten Jahren hat sich für den genannten CMS-Bereich ein Spektrum von Systemen entwickelt, die in unterschiedlichen industriellen Branchen sowie für unterschiedliche Bedürfnisse und Unternehmensgrößen eingesetzt werden. Es umfasst kompakte Einzelplatzanwendung bis hin zu Enterprise-Lösungen für die Zusammenarbeit einer Vielzahl von verteilten Informationslieferanten, Redakteuren und Informationsmanagern. Die Anbieter erfahren derzeit einen Nachfrageboom nach diesen speziellen CMS, wobei insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, ihre gewachsenen Dokumentationsweisen mit Hilfe von Systemen zu optimieren. Dies greifen die Anbieter auf und versuchen zunehmend, Standard-Anwendungen zu gestalten, die möglichst out-of-the-box nutzbar sind.
Auf der anderen Seite tendieren große Unternehmen dazu, die Dokumentation an die bestehende Informationslogistik des Produktlebenszyklus, zum Beispiel im Rahmen von PLM-, ERP- und PDM-Prozessen zu koppeln oder gar in diese zu integrieren. CMS-Hersteller bieten dafür entsprechende Schnittstellen an, wodurch sich Möglichkeiten für die entwicklungsbegleitende oder automatisierte Dokumenterstellung eröffnen. Dazwischen ordnen sich Systeme ein mit vielfältigen und projektspezifischen Konfigurations- und Erweiterungsmöglichkeiten. Dies ist in der Praxis wichtig, da viele Unternehmen die Systeme später funktional erweitern wollen oder weitere Benutzer integrieren wollen.
Welche Funktionen sind ein Muss, welche Rüschen am Nachthemd?
Prof. Ziegler: Auf technischer Ebene gibt es verschiedene Aspekte, die für die Anwender relevant sind. Die früher getrennten Ausgabekanäle von Online- und multimedialer Dokumentation sowie klassischer Printdokumentation wachsen zusammen und können über Cross-Media-Publishing im System bedient werden. Die meisten Systeme verwenden hierfür als Datenbasis XML-basierte Informationen, die den Anwender bei der Strukturierung unterstützen. Ein Muss sind ausgereifte Versionierungs-, Verwaltungs- und Wiederverwendungsfunktionen für die Erstellung der modular aufgebauten Informationsprodukte. Unabdingbar ist für die meisten Unternehmen zudem die Unterstützung des Übersetzungsmanagements durch die parallele Verwaltung sprachabhängiger Informationen und die selektive Kopplung an die Übersetzungsprozesse und an das dabei eingesetzte Translation-Memory.
Die bestehenden Systeme sind aus den praktischen Anforderungen der Anwender heraus entstanden oder weiterentwickelt worden. Daher sind kaum Rüschen vorhanden. Am ehesten betrifft dies komplexe Workflowmechanismen, die nur in großen Anwendungen sinnvoll einzusetzen sind. Eine Studie des Berufsverbands tekom aus dem Jahre 2005 gibt einen Überblick über die Funktionalitäten der speziellen CMS und deren Planung im Rahmen eines Vorgehensmodells zur Systemeinführung.
Worin unterscheiden sich die Systeme? Von welchen Kriterien hängt der Preis ab?
Prof. Ziegler: Die Systeme erscheinen auf den ersten Blick mittlerweile sehr ähnlich, die grundlegenden Funktionalitäten sind im Allgemeinen enthalten. Allerdings lassen sich die Systeme unterschiedlich gut an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen und erweitern. Konkrete Unterschiede finden sich bei der Informationserfassung durch die eingesetzten Editoren, die eher dem redaktionell gewohnten DTP-Umfeld folgen oder für eine layoutneutrale XML-Strukturierung konzipiert sind. Teilweise bieten die Systeme auch deren parallelen Einsatz für unterschiedliche Anwendergruppen an. Weitere Unterschiede sind bei der Verwaltung der Informationen durch die Logik des verwendeten Metadatenmodells zu sehen und ausgabeseitig bei den unterstützten Formaten. Im letzteren Fall sind zum Beispiel die Möglichkeiten sehr unterschiedlich, Layoutregeln nach wechselnden internen oder externen Erfordernissen anzupassen.
Bei der Systemauswahl spielen die spezifische Projekt- und Branchenerfahrung der Anbieter und Integratoren eine wichtige Rolle. Hier wird ein Verständnis für die spezifischen Probleme und Besonderheiten der Prozesse im jeweiligen Umfeld erwartet, um die Systemfunktionalitäten entsprechend einzusetzen oder anzupassen.
Der Preis hängt im Wesentlichen von den genannten Kategorien der Systeme (Einzelplatz, Workgroup, Enterprise) und von der notwendigen Anpassbarkeit durch Konfiguration und Erweiterbarkeit ab. Im Projekt entstehen die Kosten wie üblich durch reine Lizenzkosten sowie durch spezifischen Customizing-Aufwand.
Worauf sollten Unternehmen achten, die ein System kaufen und implementieren wollen?
Prof. Ziegler: Systeme sollen die prozessorientiere Arbeitsweise abbilden. Unternehmen, die aber versuchen, mangelnde Prozessreife durch Systeme zu erhöhen, stoßen schnell auf Probleme. Entscheidend für den erfolgreichen Einsatz der CMS sind die internen Vorbereitungen in den Unternehmen. Die Arbeitsweise im System unterscheidet sich in der Regel deutlich von der bisherigen Dokumenterstellung. Modulare Informationsentwicklung und Wiederverwendung müssen im Rahmen eines Content-Engineering geplant, im System funktional umgesetzt und vor allem regelbasiert eingehalten werden. Dabei sind die Beteiligten möglichst frühzeitig in die anstehenden Prozessdefinitionen einzubinden. Der Einsatz dieser speziellen CMS ist eine strategische Entscheidung, da sich die Logistik der technischen Informationen – als Drehscheibe zwischen den verschiedenen internen und externen Informationen – in die gesamte Prozesslandschaft eines Unternehmens einfügen muss.