Bernhard Zöller, Geschäftsführer bei Zöller & Partner
Speichersysteme müssen sich den Unternehmensprozessen anpassen. Dieser Gedanke setzt sich seit den Anfängen von ILM im Jahr 2002 durch. Die Konzepte zur Aufbewahrung von Betriebsdaten müssen sich wiederum diversen Regularien unterwerfen. Die Archivierung elektronischer Daten wird immer intelligenter, aber auch komplizierter.
Wir sprachen mit Bernhard Zöller, Geschäftsführer bei Zöller & Partner, über den ILM- und Compliance-Markt.
Welchen Einfluss haben die in den letzten Jahren verschärften gesetzlichen Vorgaben auf das Archivierungsverhalten der Unternehmen?
Zöller: Unternehmen und deren Wirtschaftsprüfer werden zunehmend dafür sensibilisiert, dass sich die Aufbewahrungspflichten – also auch die in den Aufbewahrungspflichten enthaltenen Anforderungen an GOB/GOBS-konforme Aufbewahrung – nicht nur auf Fibu und eingehende kaufmännische Dokumente beziehen, sondern eigentlich auf alle Dokumente, die für ein Unternehmen Forderungen oder Verbindlichkeiten begründen. Und das kann die Mail mit der Kaufzusage sein, das Word-Dokument mit der gültigen Version der Bonusregelung oder die CAD-Zeichnung mit den Details der steuerrelevanten Gebäudesanierung.
Die meisten elektronisch empfangenen oder erzeugten Objekte werden heute auf mehr oder weniger ungeschützten File-Systemen der erzeugenden Anwendungen oder in den benutzer- und abteilungsindividuellen Verzeichnissen abgelegt. Hier findet so langsam ein Umdenken statt, weil diese Dokumente im Zweifelsfall nicht vor absichtlicher oder versehentlicher Manipulation geschützt sind. Sie stehen aber auch nicht zur Verfügung, wenn sie an anderer Stelle benötigt werden. Viele Akten haben längst ihre Auskunftsfähigkeit verloren, weil die E-Mail, die intern erzeugten Dokumente, die eigentlich auch »zur Akte« gehören, dort aber nicht eingestellt wurden. Es ist der Anspruch von DMS/ECM-Lösungen, für die kritischen Dokumente sowohl die regulatorischen Anforderungen einzuhalten, gleichzeitig diese Informationen wieder komplett an jenen Arbeitsplätzen zur Verfügung zu stellen, die die entsprechende Zugriffsberechtigung haben. Das ist keine Frage der Speichertechnologie, sondern der darüber liegenden Anwendung, die die heutigen Speichertechnologien nutzt, um diese Anforderungen abdecken zu können.
Wo sehen Sie in diesem Zusammenhang den Begriff ILM?
Zöller: ILM ist ein Begriff, der über einfache Kategorisierungen wie Speicher sowie DMS und Archivierung hinausgeht. Wie bei allen »Lifecycle«-Begriffen (es gab ja bereits Document-Lifecylce-Management und Content-Lifecycle-Management) geht es um alle Aspekte von der Entstehung bis zur Übernahme, Erfassung, Verwaltung, Ablage, Archivierung und Reproduktion und nicht nur einzelne Ausschnitte aus diesem Lebensbogen. Dies gilt nicht nur für Daten oder Dokumente, sondern für alle relevanten digitalen Informationsobjekte in einer Organisation. Häufig sind Lifecycle-Konzepte – das gilt auch für ILM – funktionale Erweiterungen bereits vorhandener Ansätze. Damit reagieren die Anbieter legitimerweise auf die Anforderungen des Marktes, nicht nur Teilfunktionen sondern umfassende, integrierte Gesamtlösungen zur Verfügung zu stellen.
Für den Anwender ist wichtig, die oberflächlichen Begrifflichkeiten zu ignorieren. Stattdessen muss er die konkreten Bedürfnisse bei der Erfassung, Verwahrung, Sicherung und Reproduktion ermitteln und probieren bei der Suche nach einer Lösung zur Abdeckung dieser Anforderungen die Anzahl der notwendigen Systeme und Integrationsschnittstellen zu minimieren. Das ist der Vorteil von Technologiekonvergenz – dem Zusammenwachsen unterschiedlicher Technologien zu homogenen Lösungskonzepten: Der Anwender erhält umfassendere Funktionen und hat dadurch die Chance seine Anschaffungs- und Betriebskosten nachhaltig zu minimieren. Wer dieses grundsätzliche Prinzip umsetzt, dem kann das Etikett egal sein.
Welche Bedeutung haben Festplattenarchivsysteme heute bereits? Mit welcher Entwicklung können Unternehmen und Fachhändler in den kommenden zwei Jahren rechnen?
Zöller: Die meisten Anwender, die heute neu beschaffen oder Altsysteme migrieren, gehen auf magnetplattenbasierte Speicher. Das sind entweder Systeme, die eigene Low-Level-Funktionen zur Herstellung der Unveränderbarkeit mitbringen, oder diese Schutzfunktion wird in der Anwendungs-Software untergebracht, so dass der Benutzer komplett frei ist bei der Auswahl der Speichertechnologie. Es wird zunehmend Konzepte geben, die die Unveränderbarkeit aus der Anwendungsschicht heraus implementieren, so dass die für andere geschäftskritische Anwendungen wie ERP oder E-Mail verwendeten Speicher auch für DMS- bzw. Archivsysteme verwendet werden.
Dürfen Unternehmen überhaupt auf Festplatte archivieren? Erfüllen diese auch die Anforderungen an »revisionssichere Speicher«? Was sagt der Gesetzgeber?
Zöller: Das ist auch so eine hartnäckige Legende.
Erstens kennt weder das Steuerrecht noch das Handelsrecht den Begriff der Archivierung. Wir müssen bestimmte Dokumente und Unterlagen über die Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfrist reproduzieren können. Ob wir das speichern, ablegen, aufbewahren oder archivieren nennen, ist der Finanzverwaltung egal.
Zweitens: Welches sind die wichtigsten aufbewahrungspflichtigen »Bücher«? Richtig: die Finanzbücher oder in IT-Lingo: die Daten der Buchhaltungssysteme. Diese sind selbstverständlich, zweifelsfrei und unbestritten alle nach § 147 Abs. 1 aufbewahrungspflichtig. Aber wo speichert denn eine SAP FI, Microsoft Dynamics oder der »kleine Kaufmann« seine Daten? Auf Festplatte! Es geht nicht anders, diese Systeme können nicht auf optischen Jukeboxen oder WORM-Magnetplatten schreiben. Und weil man das mit der Fibu machen darf, darf man es auch mit Dokumenten und anderen Belegen. Firmen müssen nur sicherstellen, dass die Anforderungen zur Sicherstellung und Prüfbarkeit der Unveränderbarkeit eingehalten werden. Diese Anforderungen darf ich, muss ich aber nicht auf Medienebene erfüllen. Das steht so auch in den Stellungnahmen der Finanzverwaltung. Ich darf es auch auf Anwendungsebene tun, wie bei einer Fibu, wo ein gebuchter Soll-an-Haben-Buchungssatz auch nicht mehr änderbar ist, obwohl die Daten der relationalen Tabelle auf normalen Magnetplatten liegen.
Daher drittens: der Gesetzgeber schreibt ausdrücklich keine Technologie zur Aufbewahrung vor. Das steht seit November 1995 in einem Begleitschreiben des Bundesministers der Finanzen, das zusammen mit den eigentlichen GOBS an die Landesfinanzbehörden verschickt wurde. Dort steht eindeutig – und wir wundern uns immer wieder, wie man solche Texte so konsequent ignorieren kann – dass es keine Vorschriften für die Technik der Speicherung gibt, sondern dass als Datenträger ausdrücklich unterschiedliche Medien wie »z.B. Diskette, Magnetband, Magnetplatte, elektro-optische Speicherplatte zulässig sind«.
Und schließlich viertens: Der Begriff der Revisionssicherheit stammt nicht aus dem Steuerrecht. Ein alter Hase aus der Revision sagte mir einmal: »revisionssicher hieß früher bei uns: sicher vor der Revision; lass die das bloß nie finden«. Wir verwenden den Begriff trotzdem, aber im Sinne von »Prüfbarkeit von Systemen und Verfahren auf Einhaltung der regulatorischen Anforderungen«. Ein Prüfer muss sicher feststellen können, dass beispielsweise Belege unverändert abgelegt wurden. Dann würde man von einem prüfbaren (oder revisionssicheren) Verfahren und System sprechen. Speichermedien per se sind natürlich nicht revisionssicher, weil es keine absolut sicheren Medien gibt.
Archivsysteme werden immer intelligenter. In Kombination mit ILM- und Compliance-Anforderungen sowie DMS und ECM wird die Sache aber auch komplizierter. Wie sehen Sie die Situation vor allem bei kleinen und mittleren Betrieben?
Zöller: Die ehemaligen »Nur Archive« wurden von den Herstellern zu Komplettlösungen inklusive MS- und MS-Office-Archivierung, Postkorb- und Workflow-Lösungen sowie Aktenverwaltung erweitert. Diese Funktionen kommen auch kleinen und mittelständischen Unternehmen zugute, weil viele Anbieter diese Komplettlösungen auch preislich und architektonisch für den KMU-Markt attraktiv machen.