Praxis: Darauf lässt sich bauen

Wenn die internen Abläufe wie beim Schweizer Tief- und Straßenbau-Unternehmens Tozzo den richtigen Weg weisen, können auch Straßen entstehen, auf denen der Verkehr problemlos rollt. Die von Alos implementierte Kombination des Dokumenten-Management-Systems Docuware mit der Workflow-Lösung »JobRouter« weisen den Verantwortlichen digital »einen sicheren Weg« durch Bauakten und Ausschreibungsdossiers.

Bild: Tozzo AG, Grundsolide ist die Arbeit des Schweizer Tief- und Straßenbau-Unternehmens Tozzo

Die Bandbreite der Aufträge wie auch deren Volumina bedeuten für TOZZO vor allem die Notwendigkeit eines für alle Beteiligten transparenten Arbeitsablaufs mit kurzen Durchlaufzeiten. Zur Effizienzsteigerung begann das Unternehmen mit rund 200 Mitarbeitern im Januar 2008 mit der Implementierung zweier leistungsstarker Lösungen: Mit dem Dokumenten-Management-System »DocuWare« in Kombination mit dem Workflow-System »JobRouter« sollten vorrangig zwei Aufgaben gelöst werden: Intern erstellte Dokumente mussten ebenso wie die über den Posteingang ankommenden Dokumente in Relation zueinander abgelegt werden. Darüber hinaus bedurfte es einer effizienten Lösung, um die jeweiligen Arbeitsschritte zu organisieren und vor allem zu koordinieren.

Bislang seien die verantwortlichen Mitarbeiter in hohem Maße damit beschäftigt gewesen, die Dokumente nach der Erstellung entweder in Papierform abzuheften oder bestenfalls digitalisiert in Mitarbeiter-eigenen Datei-Ordnern abzuspeichern und zu gegebener Zeit zu suchen, auszudrucken und manuell zusammenzufügen, erläutert Philip Rettmer, IT-Verantwortlicher bei Tozzo. »Bei Großprojekten wie der Sanierung einer Autobahn oder dem 1997/98 erfolgten Rückbau der Basler Messehalle wird der Aufwand bei einer solchen Arbeitsweise jedoch schnell ineffizient. Zudem sind bei solchen Aufträgen meist mehrere Unternehmen gemeinsam an der Ausführung beteiligt, so dass zusätzliche kooperationsbezogene Dokumente zugeordnet werden und auf Abruf ebenfalls sofort bereit stehen müssen.«

Virtuelle Arbeitsmappen

Bild: Tozzo AG, Tozzo ist ein in zweiter Generation geführtes Familienunternehmen

Es handelt sich um geschlossene Projekte mit eigenen, aber zusammengehörenden Dokumenten und Arbeitsabläufen. Daher wurde für jedes Bauprojekt ein jeweiliges Projektarchiv als virtuelle Arbeitsmappe angelegt. Der Nutzen besteht darin, dass für jeden zugriffsberechtigten Mitarbeiter das gesamte Projektdossier auf Knopfdruck bereitsteht und alle Dokumente einsehbar sind. Bei der Erstellung eines Ausschreibungsdossiers kann so Schritt für Schritt das erforderliche Schriftgut wie Gutachten, Genehmigungen oder Angebote »gesammelt« werden: »Die Zeitspanne zwischen Ausschreibungsbeginn und Auftragserteilung wird immer kürzer«, erklärt Rettmer. Während eines Ausschreibungsverfahrens können deshalb auch mehrere Mitarbeiter sämtliche Dokumente bearbeiten. Zudem ist die Bearbeitung des Vorgangs oft von der Bereitstellung eines weiteren Dokumentes wie beispielsweise einer Genehmigung abhängig. Damit die Aufgabenverteilung innerhalb des Unternehmens transparent und ohne Verzögerung vonstatten gehen kann, muss deshalb jeder Verantwortliche zum richtigen Zeitpunkt wissen, welche Schritte eingeleitet werden müssen.

Die intern zu erstellenden Dokumente werden dabei nach Fertigstellung über definierte Indexfelder wie Datum, Projektname und Dokumentenbezeichnung innerhalb des Dokumenten-Management-Systems Docuware abgelegt. Dadurch wird im Workflow-System Jobrouter automatisch ein neuer Vorgang gestartet, der diese Indexdaten enthält. So ist die Zuordnung des Vorgangs zu einem Docuware-Dokument bzw. zur entsprechenden Arbeitsmappe möglich. Je nach Bedarf lassen sich die entsprechenden Dokumente darüber hinaus jederzeit problemlos in andere Anwendungen übernehmen. Handelt es sich um ein statisches Dokument wie zum Beispiel die Firmenpräsentation, so kann es selbstverständlich auch für andere Projekte herangezogen werden. Es liegt im System also nur einmal vor. Komfortabel für die Mitarbeiter gestaltet sich dabei die Volltextsuche, mittels derer über einen beliebigen Begriff aus dem Dokument das einfache und schnelle Wiederauffinden möglich ist.

Optimierte Durchlaufzeiten bei hoher Transparenz

Die Kombination des leistungsfähigen Dokumenten-Management-Systems Docuware mit dem Workflow-System Jobrouter bietet gerade im Falle von Prozessen mit mehreren Arbeitsschritten einen enormen Vorteil: »Die zu bearbeitenden Dokumente werden automatisch dem zuständigen  Mitarbeiter vorgelegt. Das gewährleistet Termintreue und Verlässlichkeit. Von der zielgenauen Bereitstellung der notwendigen Informationen profitiert nachhaltig das gesamte Unternehmen«, erläutert Rettmer.

Täglich bekommt jeder am Projekt beteiligte Mitarbeiter automatisch eine E-Mail von Jobrouter, in der alle zu bearbeitenden Dokumente aufgelistet sind. Ist beispielsweise die Freigabe eines Dokumentes notwendig, leitet es der entsprechende Mitarbeiter nach Erledigung dieser Aufgabe an den nächsten Verantwortlichen weiter. Das Workflow-System erlaubt bei der Bearbeitung nicht nur die Nachverschlagwortung des jeweiligen Schriftguts, sondern auch die von Anhängen. Ist die Bearbeitung beendet, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung an Jobrouter und das Dokument verbleibt unter Docuware, archiviert in der entsprechenden Arbeitsmappe.

»Durch den Einsatz von Docuware in Verbindung mit Jobrouter kann kein Dokument mehr verloren gehen, in der zu bearbeitenden Frist übersehen werden oder wegen Abwesenheit des zuständigen Mitarbeiters unerledigt bleiben«, sagt Rettmer.

Flüssiger Durchlauf trotz Abwesenheit

Bild: Tozzo AG, 80 Prozent des Auftragsvolumens von Tozzo wird aus öffentlicher Hand vergeben

Von großem Vorteil sind diese virtuellen Dossiers besonders in Abwesenheitsfällen, wenn zum Beispiel ein Projektleiter in Urlaubszeiten mehrere Projekte betreut. Die Standorte von Tozzo in drei Kantonen gewährleisten die ständige räumliche Nähe zu den jeweiligen Baustellen innerhalb der Nordwestschweiz. Betreut nun ein Bauleiter mehrere Projekte, muss er nicht jedes Mal wieder an den jeweiligen Standort zurück, um den Projektordner zu holen, sondern kann sich die entsprechenden Informationen aus dem System heraus aufrufen.

Posteingang

Zunächst wurde bei Tozzo mit dem Einscannen und der digitalen Ablage der gesamten Eingangspost von Lieferanten, Kunden, Partnern, Banken und Versicherungen begonnen. Mit diesem »Musterprozess«, wie ihn der IT-Verantwortliche Rettmer bezeichnet, sollten zunächst Erfahrungen gesammelt werden. Dabei handelt es sich um rund 150 zum Teil mehrseitige Dokumente, die täglich im Posteingang gescannt und über Docuware im System abgelegt werden. Die relevanten Indexfelder sind fest definiert und werden automatisch eingelesen: Datum, Absender, Dokumentenart und Betreff. Das eingescannte Schriftgut wird  von der Posteingangsstelle an die entsprechende Abteilung bzw. den zuständigen Mitarbeiter über Jobrouter weitergeleitet und ist ebenso wie die projektbezogenen Belege in der täglichen E-Mail aufgelistet und sofort einsehbar.

E-Mail-Archivierung

Das gleiche gilt für ankommende E-Mails. Vor dem Einsatz von Docuware wurden diese im  Mitarbeiter-eigenen Outlook gespeichert, wodurch relevante Informationen für andere am Projekt Beteiligte nicht zugänglich waren. »Für uns spielt auch der Zeitfaktor eine große Rolle. Manchmal laufen Prozesse parallel, dann ist es notwendig, dass alle Verantwortlichen gleichzeitig über die entsprechenden Informationen verfügen«, sagt Tozzo. »Die Bereitstellung von Informationen ist gleichbedeutend mit Wettbewerbsvorteil.«

So werden E-Mails, deren Inhalte sich auf Angebote, Sitzungsprotokolle oder Aufträge und Bestätigungen beziehen, über das komfortable Docuware-Modul »MailConnect« zur E-Mail-Archivierung sofort unter dem jeweiligen Projekt-Archiv abgelegt. In jedem Dossier stehen also je nach Zugriffsberechtigung stets die gesamten Informationen für alle berechtigten Mitarbeiter gleichzeitig zur Verfügung. »Diese Möglichkeit wurde von den Kollegen sehr gut angenommen. Bisher war es sehr umständlich, die Inhalte der Mails sinnvoll zur Verfügung zu stellen, geschweige denn an einem zentralen Ort«, meint Rettmer. Jetzt ist der Eintrag des Eingangs noch vorhanden, beim Öffnen erscheint aber nicht mehr der Inhalt, sondern stattdessen ein Link auf das Projekt-Archiv, in dem die Mail abgelegt wurde. Docuware erlaubt mit seinen umfangreichen Programmfunktionen darüber hinaus auch die reine Archivierung der E-Mails am Arbeitsplatz eines jeden Mitarbeiters.

Tiefgehende Erfahrungen

Bild: Tozzo AG, Großprojekte wie die Sanierung einer Autobahn erfordern effizientes Dokumentenmanagement

Mit über 50 Jahren Praxiserfahrung und einem Portfolio an spezialisierten Soft- und Hardware-Lösungen renommierter Hersteller gehört die Beratung und Implementierung von DMS-Systemen zur Kernkompetenz der 1946 gegründeten Alos. So war es auch ein Vorschlag des Spezialisten für digitale Archivierung, die Personalakten aus der allgemeinen Archiv-Struktur auszulagern und separat zu pflegen. Die Personalabteilung hat zwar Zugriff auf beide Archive, da hier jedoch sensible Daten gespeichert sind, ist dieses Archiv für die anderen Mitarbeiter gar nicht sichtbar.

Seit Mitte des Jahres beschäftigt man sich hier mit dem Nachscannen der Personalakten aller jemals Beschäftigten. Dadurch, dass viele Saisonarbeiter und Aushilfen beschäftigt sind, die nicht permanent, aber immer wieder bei Tozzo arbeiten, macht die Ablage in dieser Abteilung nur Sinn, wenn der Zugriff auf alle zirka. 600 Mitarbeiter besteht. Es kann auch vorkommen, dass sich die Qualifikation ändert. Dies kann in Docuware zu jedem Zeitpunkt im abgelegten Dokument vermerkt werden.

Hinzu kommt hier zusätzlich noch die Korrespondenz mit Personalagenturen, die auf Anfrage ebenfalls mehrseitige Schreiben mit Vorstellung und Qualifikationsbeschreibung möglicher Kandidaten zuschicken. Auf diese kann durch die Ablage in Docuware gegebenenfalls später wieder zurückgegriffen werden.

Zwar legte Alos das »Gerüst« für die Arbeitsabläufe an, die jeweiligen Anpassungen kann der IT-Verantwortliche mit seinen Kollegen jedoch selbst realisieren. Somit ist das Unternehmen langfristig nicht abhängig von den angebotenen Dienstleistungen. »Das war für uns ein ausschlaggebendes  Entscheidungskriterium. Wenn es bei unseren zukünftigen Projekten in den anderen Abteilungen wieder komplexer werden sollte, greifen wir jedoch auf jeden Fall wieder auf die Unterstützung und das Know-how von Alos zurück«, meint Rettmer zufrieden.