Einsatz und Planung von Cloud-Services im Rahmen von Document-Solutions (Quelle: IDC, Print Management & Document Solutions, Deutschland, 2010)
»Das hätten wir noch vor eineinhalb Jahren selbst nicht gedacht«, bekundet Matthias Kraus, Research Analyst bei IDC, in einem Gespräch mit ECMguide.de. »Aber Unternehmen sehen jetzt den Aspekt, dass sie inhouse möglicherweise die Sicherheit selbst nicht mehr erbringen und halten können.« Sicherheit gehöre deshalb seiner Ansicht nach bei Unternehmen, die Print-Management oder Document-Solutions einsetzen beziehungsweise demnächst einführen möchten, »eher zu den Antriebsfaktoren« für eine Cloud-Lösung.
46 Prozent haben bereits mit Planung begonnen
Die Befragungsergebnisse zeigen, dass das Interesse der Unternehmen am Thema Software-as-a-Service (SaaS) im Bereich von Document-Solutions deutlich gestiegen ist. Aktuell setzen elf Prozent der befragten Unternehmen eine Cloud-Lösung ein. Unter denjenigen Unternehmen, die bereits Document-Solutions nutzen, bezieht bereits fast jedes fünfte diese als Software-as-a-Service. Beachtlich: Rund 46 Prozent haben mit der Planung begonnen – und im Gegensatz dazu schließen nur 13 Prozent den Einsatz einer SaaS-Lösung für Document-Solutions aus. »Damit zeigt sich ganz klar«, resümiert Kraus, »dass SaaS-Angebote sich also wachsender Beliebtheit erfreuen und mehr und mehr nachgefragt werden.«
Mittlerweile wird wohl auch erkannt, dass sich mit Print-Management bzw. Document-Solutions auch Kosten sparen lassen. Dabei würden laut Kraus ein optimierter Gerätepark sowie reduzierte Druckkosten mit Hilfe von Print-Management lediglich einen Zwischenschritt darstellen. Das eigentliche Thema dabei sei nämlich »die Optimierung von Dokumentenprozessen mit Hilfe von Document-Solutions«. Des Weiteren wachse die Anzahl derjenigen Unternehmen, welche Print-Management im Einsatz haben und ihre Dokumentenprozesse mit Document-Solutions verbessern wollen.
IDC empfiehlt: stufenweise – nicht alles auf einmal
Entwicklungsstufen von Print-Management und Document-Solutions (Quelle: IDC, Print Management & Document Solutions, Deutschland, 2010)
Dabei können erst Teilbereiche betrachtet und mit zunehmender Erfahrung sowie steigendem Bewusstsein für die Gesamtkosten eines Dokuments immer mehr dokumentenintensive Prozesse automatisiert werden. »Insgesamt festigen die IT-Abteilungen durch die Einführung von Document-Solutions auch ihre Stellung innerhalb des Unternehmens«, betont Kraus. »Schlieβlich leisten sie so einen viel größeren Beitrag zum Unternehmenserfolg.«
Man kennt das: Briefvorlagen mit nicht mehr aktuellen AGBs
Christian Gericke, Business Manager Deutschland & Osteuropa HP Exstreamvon Hewlett-Packard, kennt die Beispiele veralteter Dokumenten-Erstellungsprozesse in Unternehmen: »Es gab Fälle von Banken, die verschickten Briefe mit Vorstanden im Abspann, die schon nicht mehr an Board waren, oder mit nicht mehr aktuellen AGBs.« In vielen Firmen sei es heute immer noch so, dass eine einmal erstellte DOC-Vorlage viel zu lange verwendet werde.
Mit den Lösungen von HP Exstream könne dagegen viel automatisiert werden. »Wir haben Beispiele, wo wir die Durchlaufzeiten von Dokumenten drastisch reduziert haben, und dadurch sogar Mitarbeiter für den Außendienst freisetzen konnten«, betont Gericke. Dadurch sei die Kundenzufriedenheit und sogar die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht worden.
Opportunitätskosten steigen rasant
Ähnlich argumentiert Jörg Siemes, Leiter Marketing & Business Development bei Océ-Deutschland Business Services: »Die Dokumentenkosten erweisen sich immer mehr als schwarzes Loch.« Denn bei Oce-Untersuchungen haben sich ergeben, dass die harten messbaren Kosten im Durchschnitt nur sieben Prozent betragen. Der Rest – und damit nicht messbar – sind die weichen Kosten, bzw. wie sie Siemes nennt, die »Opportunitätskosten«. Und diese erführen in heutigen Zeiten eine »rasante Steigerung«.
So zeige sich laut Siemes gerade im deutschen Maschinen- und Anlagenbau – immerhin eine der Kernindustrien in Deutschland –, dass ohne rechtzeitige und vollständige Dokumentation der Kunde sieben bis zehn Prozent des Rechnungsbetrages deshalb einfach einbehalte. Kunden würden daraufhin oft mit einer »Silo-Optimierung« antworten. »Aber das bringt nicht alle Effekte von Document-Solutions für die gesamte Firma«, ärgert sich der Siemes. Oce hat mit dem Workflow-Management-System »Cosmos« darauf eine Antwort – aber die Kunden seien laut Siemes erst langsam dabei, die »Silo-Betrachtung aufzulösen«. Nichtsdestoweniger haben man in den eineinhalb Jahren seit der Vorstellung von Cosmos bereits 120 Kunden dafür gewonnen – »interessanterweise sehr viel aus dem KMU-Bereich«, freut sich der Oce-Manager.
Partner mögen es modular
Dass sich eher KMUs als Enterprise-Organisationen für neue Document-Solutions interessieren, diese Erfahrung hat man auch im Hause Xerox gemacht. »Unser Ansatz ist deshalb, eine Transaktionsplattform zur Verfügung zu stellen, die Partner mit eigenen Leistungen ergänzen können«, erklärt Stefan Breitenbach, Business Development Manager EPS – Global Document Outsourcing von Xerox. Zur Transaktionsplattform gibt es eine Vielzahl von Modulen, die die Partner nach Bedarf einsetzen können. So könnte ein Partner zum Beispiel Layout-Aktionen über diese Plattform für Kunden erbringen.
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