Frei(e)räume schaffen

Qualitätsanspruch, Termintreue und ein exzellenter Service sind Werte, die traditionelle Familienunternehmen wie Hans Humpenöder auszeichnen. Elektronisches Dokumenten-Management schafft Freiräume, um diese Werte in schnelllebigen Zeiten zu bewahren und erschließt Einsparungspotenziale, um die Wettbewerbsfähigkeit gegenüber Großkonzernen zu stärken.

Von Siegfried Dannehl, freier Fachjournalist in München

Über den Baustoffhandel in Fachmärkten verdient Hans Humpenöder ebenfalls Geld

»Durch gezielte Beteiligungen haben wir unser Angebotsspektrum im Laufe der Jahre kontinuierlich ausgebaut«, erläutert Mathias Humpenöder, der seit 2008 zur Geschäftsführung gehört. Aufgrund der unterschiedlichen Geschäftsfelder stiegen dadurch auch die Anforderungen an die kaufmännische Verwaltung. 2010 beschäftigte das über drei Standorte verteilte Unternehmen 130 Mitarbeiter.

Anforderungen und Rahmenbedingungen

Mathias Humpenöder, Geschäftsführer, Hans Humpenöder

Um die circa 35 Mitarbeiter der kaufmännischen Verwaltung zu entlasten und Bearbeitungszeiten sowie Papierablage drastisch zu reduzieren, fiel 2005 die Entscheidung für ein Dokumentenmanagement-System. Zu diesem Zeitpunkt trafen monatlich etwa 2.000 Eingangsrechnungen ein, die digitalisiert und in einen elektronischen Dokumenten-Workflow eingebunden werden sollten. Detaillierte ROI-Betrachtungen wurden nicht angestellt. »Wir waren uns sicher, dass der Einsatz einer derartigen Lösung vielfältige Einsparungspotenziale eröffnet, so dass sich die Investitionskosten mittelfristig allemal amortisieren«, sagt Humpenöder.

Die wichtigsten Auswahlkriterien waren die einfache Integration in die damalige Branchensoftware, eine intuitiv zu bedienende Oberfläche und einfache Ausbaumöglichkeiten. Die Entscheidung fiel für »DocuWare«, da unter Abwägung aller Kosten- und Nutzenaspekte, aber auch aufgrund der kompetenten Beratung durch den lokalen Vertriebspartner, es sich hierbei laut Humpenöder um das »sympathischste« Gesamtpaket handelte.

Die Lösung

Das klassische Baugeschäft macht noch 50 Prozent des Umsatzes von Hans Humpenöder aus

Für die Digitalisierung der Eingangsrechnungen sowie weiterer kaufmännisch relevanter Dokumente wurden im zentralen Posteingang und in der Buchhaltung jeweils Canon-Dokumentenscanner vom Typ DR-4010C installiert. Zudem wurden einige ausgewählte Arbeitsplätze, an denen die eigentliche Rechnungsprüfung durchgeführt wird, mit großformatigen Zweitbildschirmen ausgestattet.

Eintreffende Eingangsrechnungen werden heute im zentralen Posteingang nach Geschäftszweigen wie Baustoffhandel, Bauunternehmen und Transportbetonwerk vorsortiert, zwecks Klassifizierung mit einem Barcode-Aufkleber versehen und anschließend gescannt. Nach erfolgreicher Erfassung werden die Originale rechtskonform vernichtet. Die schrittweise Bearbeitung der Eingangsrechnungen – von der Prüfung bis zur Buchungsfreigabe – erfolgt je nach Rechnungstyp weitgehend automatisiert über elektronische Workflows.

Auch für Eingangsrechnungen mit digitaler Signatur, die von Lieferanten auf elektronischem Wege zugestellt werden, gibt es einen Workflow, der die rechtskonforme Archivierung sicherstellt. Des Weiteren wurde ein digitales Fotoarchiv angelegt, in dem Bilder ausgewählter Bauprojekte mit einer Baustellennummer verschlagwortet und archiviert werden. Ein Vertragsarchiv mit strengen Zugriffsrechten enthält Unternehmensdokumente wie beispielsweise Gesellschaftsverträge.

Die Vorteile

»Die Eingangsrechnungsbearbeitung ist durch die elektronischen Workflows nicht nur transparenter, sondern auch wesentlich schneller geworden. Ein großer Vorteil ist für uns, dass dadurch eine zeitnahe Verrechnung möglich ist«, bestätigt Humpenöder. »Auch Skonti gehen nicht mehr verloren.«

Wurden in der Vergangenheit papierbasierte Originaldokumente per Briefpost beziehungsweise Kurier mit den Außenstellen ausgetauscht, so stehen den verantwortlichen Mitarbeitern heute alle zur Rechnungsprüfung relevanten Informationen sofort am Bildschirm zur Verfügung. Humpenöder hebt auch hervor, dass durch den Wegfall aufwändiger Suchvorgänge im Papierarchiv sehr viel Zeit eingespart wird.

Eine prompte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten ist nach Humpenöders Worten ein weiterer wichtiger Serviceaspekt. Zur Klärung von Sachverhalten können die Mitarbeiter zudem Dokumente mit Nachweischarakter sekundenschnell per E-Mail oder Fax verschicken. Weitere Kosteneinsparungen konnten durch einen deutlich reduzierten Bedarf an Archivfläche realisiert werden. Eine zum Archivraum umfunktionierte Werkswohnung wurde wieder an Mitarbeiter vermietet.

Auch das Plus an Datensicherheit schätzt Humpenöder sehr: »Während in der Vergangenheit ein Feuer das Papierarchiv unwiederbringlich zerstört hätte, stehen uns heute im Katastrophenfall Backups der elektronischen Archivdaten zur Verfügung.«

Fazit

Bereits nach kurzer Eingewöhnungsphase ist es nach Worten des Geschäftsführers gelungen, die in Teilen der Belegschaft bestehende Skepsis gegenüber dem elektronischen Dokumenten-Management restlos zu beseitigen. »Die Vorteile sind offensichtlich. Kein Mitarbeiter möchte mehr – nicht zuletzt aufgrund des analog zum Unternehmenswachstum steigenden Belegvolumens – auf den durch Docuware gewonnenen Komfort verzichten«, resümiert Humpenöder.

Bis zu 3.000 Eingangsrechnungen gilt es aktuell monatlich zu bearbeiten. Insgesamt sind fünf Jahre nach DMS-Einführung mehr als eine Million Belege unterschiedlichster Art elektronisch abgelegt worden. »Aufgrund der positiven Erfahrungen werden wir das elektronische Archiv bedarfsorientiert für neue Dokumentenarten öffnen. Da die E-Mail-Kommunikation auch in der Baubranche kontinuierlich an Relevanz gewinnt, steht beispielsweise die Archivierung der elektronischen Post ganz oben auf der To-Do-Liste«, erklärt der Firmenchef.