Gastkommentar: DMS ist doch ein Kostensenker

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind derzeit in aller Munde. Dabei sind nicht nur die geltenden gesetzlichen Dokumentations- und Nachweispflichten gute Gründe für die Einführung elektronischer Archive. Hinzu kommt die steigende Vielfalt und Menge an Briefen, Faxen, E-Mails und anderen Dokumenten, und so ist es immer schwieriger Aktenordner, PC-Festplatten und E-Mail-Systeme geordnet zu halten. In jedem Dokument können wertvolle Informationen stecken, welche zum wesentlichen Erfolg einer Unternehmung beitragen können.

Gastkommentar von Friedhelm Barczik, Experton Group

Friedhelm Barczik

Zusätzliche Informationen zu den Dokumenten, wie Art des Dokuments, Erstellungsdatum, hinterlegte Schlagwörter oder auch der komplette Text, werden in einer Datenbank abgelegt. An Hand dieser Informationen können die Dokumente später jederzeit aufgesucht und abgerufen werden.

Ein DMS archiviert nicht nur, sondern managt auch

Darüber hinaus wird bei einem elektronischen DMS nicht nur archiviert, sondern auch gemanagt. Dazu gehört zum Beispiel die automatische oder manuelle Verteilung von Dokumenten an bestimmte Sachbearbeiter, die Zugriffsüberwachung, Annotationen zu Dokumenten, Dokumentenverarbeitung, Verknüpfungen, Historie und sonstige Funktionen.

Des Weiteren unterstützen Dokumenten-Management-Systeme Workflows, so dass es möglich ist, die Dokumente den entsprechenden Instanzen, in der zeitlich korrekten Abfolge, für die Verarbeitung zugänglich zu machen. Um die Sicherheit beim Zugriff auf die Dokumente zu gewährleisten verfügt jedes DMS über eine entsprechende Rechteverwaltung. Diese legt die Zugriffsberechtigungen für die einzelnen Benutzer bzw. die Benutzergruppen fest.

Ein DMS unterstützt somit den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, von der Erstellung über Archivierung, Recherche, Bearbeitung und letztendlich auch die Löschung des Dokuments. Heute gilt ein DMS häufig als Komponente eines übergeordneten Enterprise-Content-Managements (ECM) oder ist Bestandteil einer PLM-Strategie (Product Lifecycle Management).

Vorteile des Einsatzes eines DMS

Der Einsatz eines DMS kann – abhängig von den Unternehmenszielen – unterschiedliche Nutzen bringen. Dabei ist generell zwischen quantitativen und qualitativen Nutzenaspekten zu unterscheiden. Quantitative Verbesserungen, wie die Einsparung von Archivfläche oder die Reduktion der Suchzeiten, lassen sich in konkreten Zahlen erfassen. Aber einen entscheidenden Einfluss auf die Wirtschaftlichkeit von DMS bilden vor allem die qualitativen Faktoren eines solchen Systems. Als Beispiele für qualitative Nutzenaspekte können die Verbesserung der Auskunftsfähigkeit oder eine höhere Mitarbeitermotivation genannt werden. Diese Vorteile sind jedoch nur sehr schwer mit Zahlen zu quantifizieren.

Langfristig wirken sich die qualitativen Vorteile häufig auch quantitativ aus. Im Einzelnen gilt:
► Integrierte Verwaltung multimedialer Dokumente oder Akten, die Dokumente in mehreren Medien (z.B. Text, Audio und Video) enthalten.
► Wiederverwendung von Dokumenten bzw. Dokumentationsteilen.
► Beschleunigung von Entscheidungsprozessen.
► Verbesserung der Auskunftsfähigkeit.
► Erstellung einer auf den Anwender zugeschnittenen Dokumentation.
► Wertsteigerung der Information durch höhere Verfügbarkeit.
► Dokumente schneller und auch bequemer zugreifbar.
► Erhöhung der Sicherheit.

Den genannten Vorteilen stehen immer noch Probleme wie ungenügende oder fehlende Schnittstellen zu Anwendungsprogrammen gegenüber, wodurch eine durchgängige IT-Unterstützung verhindert wird. Übergreifende Standards befinden sich zurzeit zwar in der Entwicklung, doch das reibungslose Arbeiten mit Produkten verschiedener Hersteller ist häufig (noch) nicht möglich.

DMS-Anwendungsbeispiele

In nahezu allen Branchen und Institutionen macht Dokumenten-Management Sinn. Dafür muss ein DMS ausgewählt werden, das zum Anwendungsfall passt und sehr unterschiedliche Anforderungen erfüllt. In Bibliotheken ist zum Beispiel die Zugriffshäufigkeit auf Dokumente hoch, und sie werden im Nachhinein nicht verändert. In Krankenhäuser ist die Zugriffshäufigkeit vielleicht eher gering, wobei die Anforderungen an Rechtemanagement und Datensicherheit wesentlich höher sind.

Einen Unterschied macht auch die Anzahl der Dokumente, die verwaltet werden sollen. In großen Wirtschaftsunternehmen ist diese sehr hoch. Dementsprechend sind, aufgrund der Suchanfragen und schnellen Verfügbarkeit, die Anforderungen an die Leistungsfähigkeit der Server auch sehr hoch. Außerdem hängt die Wahl der DMS-Art auch davon ab, ob nur Profis oder Nutzer mit wenig Erfahrung damit arbeiten, da bei breiteren Nutzergruppen das DMS selbsterklärender gestaltet sein muss.

DMS wird immer weniger als isolierte Lösung betrachtet

Dokumenten-Management wird immer weniger als isolierte Lösung betrachtet. In Bezug auf Effizienz und Kosten, entfaltet es seine vollständigen Potenziale am besten im Verbund mit anderen notwendigen Komponenten. Das könnten beispielsweise Collaboration-Tools, Input- und Output-Management, Workflow, COLD oder auch Records-Management (Aktenführung) und Langzeitarchivierung sein, da so die Daten im gesamten Lebenszyklus nahtlos bearbeitet werden können.

Durch die Zusammenführung von Funktionalitäten des Web-Content-Management (WCM) und Portalen bildete sich um die Jahrtausendwende das Enterprise-Content-Management (ECM), in dem DMS-Komponenten häufig integriert sind. Der Begriff Document-Related-Technologies (DRT) ist ein allgemeiner Begriff, der viele dokumentenbezogene Techniken zusammenfasst. Der Informationslebenszyklus bezeichnet eher die ursprünglichen Kernfunktionen von Dokumenten-Management, die insbesondere auf die Verschiebung von Dokumenten auf einen, dessen Wert entsprechend, passenden Datenspeicher abzielen.

Fazit: Bei größeren Vorhaben sollte man sich bei der Auswahl, Einführung und Betreuung von unabhängigen Experten beraten lassen, denn das Rationalisierungspotenzial von DMS-Projekten ist enorm, wenn die Systemauswahl, organisatorischen Voraussetzungen, der Zuschnitt auf das Unternehmen und die Organisation optimal erfolgen soll. Für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist eine effiziente Handhabung genauso wichtig, wie ein reibungsloser Datenaustausch.