Gerade für den Mittelstand, der sich neuerdings mit Anforderungen wie elektronische Betriebsprüfung, Workflow, Compliance, Business-Process- und Information-Lifecycle-Management oder E-Mail-Archivierung konfrontiert sieht, ist ein Dokumenten-Management-System (DMS) eigentlich mittlerweile obligatorisch. Und es gibt immer mehr dieser Systeme, bei denen die Anwender von einer gewissen technologischen Reife profitieren – mit Leistungsmerkmalen, die im Betrieb einfach anzuwenden sind.
von Engelbert Hörmannsdorfer
Der Absatz von Dokumentenmanagement entwickelt sich positiv. Die Branche geht davon aus, dass sowohl der Kostendruck wegen der aktuellen Wirtschaftskrise als auch der Zwang gerade im Mittelstand, Prozesse zu optimieren, für eine gute Auftragslage sorgt. So würden die meisten Unternehmen mittlerweile nach Ansicht von Edwin E. Heinecke, Direktor Marketing und Mitglied der Geschäftsleitung bei Arcflow, erkennen, »dass sie ohne DMS langfristig nicht mehr effizient genug arbeiten können – beispielsweise, wenn Mitarbeiter stundenlang nach bestimmten Informationen suchen oder Ablagesysteme pflegen müssen«.
»Wettbewerbsfähiges und effizientes Arbeiten ist sicherlich eines der Hauptanliegen, sich für ein DMS zu entscheiden«, konstatiert Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer des Stuttgarter ECM-Spezialisten ELO Digital Office. »Allerdings ist das Ziel, die Geschäftsprozesse für die Zukunft fit zu machen, für die Unternehmen häufiger ein noch wichtigerer Grund als die reine Kostenersparnis.«
»Die Unternehmen merken, dass sie der verschiedenen Ablage- und Recherchemöglichkeiten (Dateisystem, Papierordner, E-Mail etc.) nicht mehr Herr werden und suchen jetzt nach ganzheitlichen digitalen Akten«, argumentiert Jens Büscher, Geschäftsführer bei DocuPortal. »Trotzdem ist den Unternehmen der ROI nicht kalkulierbar genug, um Investitionen zu rechtfertigen. Daher wird nach sehr kostengünstigen Lösungen gesucht.«. Büscher kann sogar mit einer ganz einfachen Kalkulation aufwarten: »Oft rechnet sich eine ECM-Lösung bereits bei der Suche nach einer einzigen Datei pro Tag pro Mitarbeiter.«
Das Schlagwort Kostendruck will Manfred Forst, Geschäftsführer bei Dmsfactory, indes nicht so stehen lassen: »Wir hören in unseren Gesprächen mit potenziellen Kunden stets das Stichwort GDPdU. Die Unternehmen machen sich durchaus Gedanken darüber, was passiert, wenn die ersten digitalen Betriebsprüfungen anstehen und sie nicht darauf vorbereitet sind.« Der Vorteil eines DMS liege eher in den weichen Faktoren wie Übersichtlichkeit, Effizienz, schnellere Geschäftsabläufe und revisionssichere Archivierung. »Generell«, betont Forst, »wird den Unternehmen schon bewusst, dass sie sich nur profilieren können, wenn sie nach innen hin optimal organisiert sind und nach außen hin – dank eines Dokumentenmanagements – einen optimalen Service bieten.«
»Auch der Mittelstand hat schon lange erkannt, dass die Entscheidung für den Einsatz eines DMS eine strategische und somit auch eine Entscheidung für Effizienzsteigerung im Unternehmen ist«, sagt Uwe Wohnus, Bereichsleiter Vertrieb & Consulting bei Ceyoniq Technology. »In erster Linie geht es darum, die richtigen Maßnahmen für eine langfristige Zukunftsstrategie zu ergreifen. Der Faktor Wirtschaftlichkeit erlangt vor allem vor dem Hintergrund der aktuellen Wirtschaftslage eine herausragende Stellung für den Mittelstand.«
Branchen mit stärkerer DMS-Affinität?
Im Prinzip gibt es anscheinend keine Branchen im Mittelstand, die sich eher für DMS interessieren. Aber es gibt Unternehmen, die weiter in die Zukunft schauen – und das Potenzial dieses Einsatzes erkannt haben. »Es gibt zukunftsorientierte Unternehmen, welche auf den offensichtlichen Mehrwert moderner DM-Systeme setzen«, erklärt Frank Tiedt, Director Partner Sales bei der I.R.I.S.-Tochter Docutec. »Diese Unternehmen haben verstanden, ihre Organisation auf die Arbeitsweise von DMS einzustellen, um die Mehrwerte auch wirklich ausschöpfen zu können.«
»Aus unserer Sicht gibt es zumindest im deutschen Markt keine besondere Affinität für Dokumentenmanagement in bestimmten Branchen«, führt zwar Jürgen Biffar, Vorstand Produkte & Finanzen bei Docuware ins Feld. Nichtsdestoweniger: Gewisse Branche ordern häufiger. »Betrachtet man unsere Neuinstallationen 2008 nach Branchen, so sind Herstellungsbetriebe mit 26 Prozent nach wie vor unangefochten die Nummer eins«, lässt Biffar durchblicken. »Es folgen öffentliche Verwaltungen und der Handel; doch auch immer mehr Banken- und Finanzdienstleister, Bau- und Logistikbetriebe, Versorger sowie Unternehmen aus den Bereichen Immobilien und Gesundheitswesen entscheiden sich für Dokumentenmanagement mit Docuware. Lösungen werden in der Regel erst einmal im Rechnungswesen eingesetzt, allerdings nehmen Installationen im Kundendienst, Vertrieb, Personalwesen und Einkauf deutlich zu.«
Im Hause Easy Software denkt man branchenübergreifend. »Grundsätzlich ist Dokumentenmanagement und Archivierung ein branchenübergreifendes Thema, das auch nach branchenübergreifenden Lösungen verlangt«, betont Easy-Vorstand Andreas C. Nowottka. Mittlerweile haben rund 100 internationale Software-Häuser eine Schnittstelle zu unserem Produktportfolio ‚Easy Enterprise’ geschaffen, wodurch wir – zusammen mit unseren rund 200 Vertriebspartnern – in der Lage sind, über jede Branche und Unternehmensgröße hinweg maßgeschneiderte Lösungen zur Prozessoptimierung anzubieten. Vor diesem Hintergrund können wir eine Unterscheidung, welche Branche sich leichter für ein DMS entscheidet, nicht treffen.«
Trend der »DMS Expo 2008«: ausgereifte Technologien umsetzen
»In der Tat geht es zurzeit weniger um spektakuläre Neuerungen als vielmehr um Optimierung des Vorhandenen. Meistens bleiben diese Optimierungen auf den ersten Blick sogar unsichtbar. Denn von der Perspektive der Funktionalitäten aus betrachtet, sehen nebeneinander gestellte Einzellösungen genau so gut aus wie eine komplette ECM-Suite«, meint Hans-Gerd Schaal, General Manager, SAP Solutions Group EMEA bei Open Text. »Der Vorteil der Suite besteht aber in ihrem hohen Integrationsgrad. Das spart kurz-, mittel- und langfristig Implementierungskosten. Ein weiteres Qualitätsmerkmal von ECM-Lösungen besteht darüber hinaus in ihrer Integrationsfähigkeit zu Drittlösungen wie ERP oder CRM. Die Hersteller müssen einen großen Entwicklungsaufwand leisten, um ECM-Funktionalitäten von Applikations- und Systemfesseln zu befreien und sie entlang der Geschäftsprozesse verfügbar zu machen.« Schaal kann es sich in diesem Zusammenhang verständlicherweise nicht verkneifen, einen Fehde-Handschuh in Richtung kleinerer DMS/ECM-Spezialisten zu werfen: »Nur wenige Anbieter waren in den letzten Jahren bereit oder in der Lage, diesen Aufwand zu leisten.«
»Die Branche hat mittlerweile eine gewisse Reife erlangt«, hält hier Oswald Freisberg, Geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe, dagegen. »Nichtsdestotrotz wird in den meisten Unternehmen weiterentwickelt, auch wenn es wünschenswert wäre, wenn erst einmal das Potenzial der vorhandenen Lösungen ausgeschöpft würde. Weiterentwicklungen gibt es insbesondere im Hinblick auf serviceorientierte Architekturen, wie sie SER z.B. kürzlich mit der neuen Software-Suite DOXiS4 vorgelegt hat. Aus unserer Sicht geht der Trend ganz klar weg vom Modulverkauf, hin zu vorkonfigurierten Lösungen, den so genannten Solution-Packages. Stand früher der Technologieverkauf im Vordergrund, so erwarten unsere Kunden heute fertige Lösungen, die mit wenig Customizing und damit kostengünstig implementiert werden können.«
Eher kontrovers ist in diesem Zusammenhang die Meinung von Stefan Weiß-Weber: »Verbrannte Finger bei ECM-Lösung – ‚one size fits all’ funktioniert nicht immer –, daher jetzt gerade Katzenjammerphase«, meint der Presales Manager CM&A bei EMC Deutschland. »Durch die finanzielle Krise werden aber viele Kunden gezwungen, sich hiermit auseinander zu setzen.« Und damit ist der Ausblick des Managers klar positiv: »Das bedeutet, es ist ein Aufschwung bei DMS zu erwarten, und in Folge bei ECM.«
Im Hause Docuware will Vorstand Biffar dagegen »nicht bestätigen«, dass sich technologisch nichts tut: »Mit dem ‚DocuWare Web Client’ haben wir in 2008 neue Technologien in den Markt eingeführt, die großen Zuspruch fanden und sicherlich auch zu unserem guten Geschäftsergebnis beigetragen haben.« Abhängig von Größe und DMS-Erfahrung der Unternehmen nehme der Wunsch zu, auf ihr DMS über einen Web-Client zuzugreifen. »Gleichermaßen kann man aber auch sagen, dass, wenn eine Dokumentenmanagement-Lösung eingeführt worden ist, erst einmal Stillstand herrscht, bevor sie ausgeweitet wird«, gibt Biffar zu bedenken. »In fast allen Unternehmen, die ein DMS im Einsatz haben, besteht ein hohes Ausbaupotenzial. Im Schnitt nutzen weniger als die Hälfte der Mitarbeiter das System und das mit unterschiedlicher Intensität.«
Wann empfiehlt sich DMS? Oder ist ECM doch besser?
Viele DMS-Anbieter offerieren auch ECM-Lösungen – und umgekehrt. Da stellt sich freilich die Frage, wann ist welche Lösung eher für einen Mittelständler geeignet. »DMS im klassischen Sinne empfehlen wir immer dann, wenn eine überschaubare Anzahl von Mitarbeitern bzw. Abteilungen eines Unternehmens davon betroffen sind«, meint beispielsweise Ceyoniq-Manager Wohnus. »ECM hingegen umfasst einen weitergreifenden Ansatz und greift im positiven Sinne maßgeblich in die Strukturen des gesamten Unternehmens ein.«
»Richtigerweise hat sich der Begriff ECM als Gesamtkonzept etabliert: eine Informationsplattform als Zusammenspiel verschiedener Technologien, von digitaler Archivierung über Dokumentenmanagement bis hin zu Business-Prozess-Management (BPM)«, pflichtet Karsten Renz, CEO des Berliner ECM-Softwarehauses Optimal Systems, bei. »Darüber hinaus ist die Antwort vom gewünschten Funktions- und Leistungsumfang abhängig. Wer einfache Archivierung will, wird heute z.B. auch im Storage-Umfeld fündig werden. Aber ECM deckt viel mehr ab als das reine Wegspeichern von Dokumenten. Unsere Erfahrungen zeigen – und das empfehlen wir unseren Kunden –, dass es sinnvoll ist, eher mit einer kleinen Lösung z.B. für Rechnungseingangsbearbeitung anzufangen, um diese dann schrittweise auszubauen.« Logisch, dass Optimal Systems deshalb auf modulare Systeme setzt. »Unsere ECM-Suite OS ECM ist modular aufgebaut und im Funktionsumfang beliebig erweiterbar«, betont Renz.
Im Hause Open Text sieht man das ähnlich, General Manager Schaal verweist auf Ausbaufähigkeit: »Ausgangspunkt ist immer das konkrete Kundenproblem. Wenn die Anforderung mit einem DMS erfüllt werden kann, reicht eine solche Lösung aus. Allerdings sollten die Kunden auf deren Ausbaufähigkeit hin zu einer ECM-Lösung achten. Denn die Erfahrung lehrt, dass immer mehr Prozesse und Anforderungen gelöst werden wollen, ist erst einmal ein DMS im Haus.« Ist der Ausbau dann versperrt, drohen hohe Zusatzkosten.