Karsten Renz, CEO, Optimal Systems
Professionelles und effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur etwas für große Firmen. Kleine und mittlere Unternehmen sind gleichermaßen auf die ständige Verfügbarkeit ihrer elektronisch abgelegten Dokumente angewiesen. Stärker denn je sind neuerdings Mittelständler mit Anforderungen wie Workflow, Compliance, Business-Process- und Information-Lifecycle-Management (ILM) oder E-Mail-Archivierung konfrontiert.
Wir sprachen mit Karsten Renz, CEO von Optimal Systems, über Trends auf dem DMS-Markt – und wann sich ein ECM-System evtl. für Mittelständler besser eignet.
Wenn sich Firmen derzeit für neue DMS-Systeme entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Renz: Beides. Gerade in der heutigen Zeit bieten ECM-Systeme ein enormes Potenzial für Unternehmen um ihre Geschäftsprozesse effektiver und transparenter zu gestalten und Kosten einzusparen. Eine ECM-Lösung bringt immense Kostenvorteile – Einsparung von Ressourcen (Material, Zeit, Personal), Reduktion der Prozesskosten, Steigerung der Arbeitseffizienz. Dieses Potenzial wird zunehmend von mittelständischen Unternehmen erkannt.
Die letzte »DMS Expo 2008« bot im DMS-Bereich nichts wirklich Spektakuläres. Hat die DMS-Branche eine gewisse Reife erlangt, oder geht es derzeit z.B. eher darum, das Potenzial vorhandener Lösungen auszuschöpfen und zu optimieren?
Renz: Aus unserer Sicht wird sich die Weiterentwicklung von ECM an den Bedürfnissen der Kunden ausrichten. Es gibt viele Themen, mit denen Kunden aus diversen Branchen an Hersteller wie uns herantreten. Deshalb ist der ECM-Markt quasi das Abbild der Wünsche und der Schmerzen der Kunden aller Branchen, Unternehmensgrößen und Fachbereichen.
Wann würden Sie eher eine DMS- oder eine ECM-Lösung empfehlen? Wie grenzen Sie die Systeme so gegeneinander ab, dass ein Mittelständler sofort begreift, welche Lösung für ihn die bessere ist?
Renz: Leider herrscht immer noch eine gewisse Begriffsverwirrung in der Branche. Richtigerweise hat sich der Begriff ECM als Gesamtkonzept etabliert: eine Informationsplattform als Zusammenspiel verschiedener Technologien, von digitaler Archivierung über Dokumentenmanagement (DMS) bis hin zu Business-Prozess-Management (BPM). Darüber hinaus ist die Antwort zu ihrer letzten Frage vom gewünschten Funktions- und Leistungsumfang abhängig. Wer einfache Archivierung will, wird heute z.B. auch im Storage-Umfeld fündig werden. Aber ein ECM-System deckt viel mehr ab als das reine Wegspeichern von Dokumenten. Unsere Erfahrungen zeigen – und das empfehlen wir unseren Kunden –, dass es sinnvoll ist, eher mit einer kleinen Lösung z.B. für Rechnungseingangsbearbeitung anzufangen, um diese dann schrittweise auszubauen. Deshalb setzten wir auf modulare Systeme: Unsere ECM-Suite »OS ECM« ist modular aufgebaut und in seinem Funktionsumfang beliebig erweiterbar.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im DMS-Segment zu rechnen?
Renz: Die ECM-Software sollte Geschäftsprozesse genau so modellieren können, wie sie gebraucht werden – die Software muss sich an die Anforderungen der Kunden anpassen und nicht umgekehrt! In diesem Sinne bemühen wir uns nicht, irgendwelche Trends aufzugreifen, sondern unseren Kunden zuzuhören, um ihre Anforderungen schnell in Produkten und Lösungen umzusetzen.