Edwin E. Heinecke, Direktor Marketing und Mitglied der Geschäftsleitung, Arcflow
Professionelles und effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur etwas für große Firmen. Kleine und mittlere Unternehmen sind gleichermaßen auf die ständige Verfügbarkeit ihrer elektronisch abgelegten Dokumente angewiesen. Stärker denn je sind neuerdings Mittelständler mit Anforderungen wie Workflow, Compliance, Business-Process- und Information-Lifecycle-Management (ILM) oder E-Mail-Archivierung konfrontiert.
Wir sprachen mit Edwin E. Heinecke, Direktor Marketing und Mitglied der Geschäftsleitung bei Arcflow, über Trends auf dem DMS-Markt – und wann sich ein ECM-System evtl. für Mittelständler besser eignet.
Wenn sich Firmen derzeit für neue DMS-Systeme entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Heinecke: Den meisten Unternehmen geht es in erster Linie darum, Prozesse zu optimieren. Sie erkennen, dass sie ohne DMS langfristig nicht mehr effizient genug arbeiten können – beispielsweise, wenn Mitarbeiter stundenlang nach bestimmten Informationen suchen oder Ablagesysteme pflegen müssen. Auch die effiziente Ablage von E-Mails ist ein wesentlicher Bestandteil für die zukunftsorientierte Organisation einer Unternehmung. Mit einem DMS spart sie Zeit und damit auch Kosten. Gleichzeitig sorgt das Unternehmen dafür, dass es auch in Zukunft durch gesteigerte Effizienz wettbewerbsfähig bleibt.
Gibt es im Mittelstand Branchen, die leichter für ein DMS-System zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Heinecke: Der Einsatz eines DMS ist für alle Unternehmen interessant, die ihre Prozesse langfristig optimieren wollen. Eine verstärkte Nachfrage ist daher unseren Erfahrungen nach nicht auf bestimmte Branchen festzumachen. Wie schnell sich ein Unternehmen begeistern lässt, hängt vielmehr von anderen Faktoren ab, wie beispielsweise von der Unternehmenskultur, der Zukunftsausrichtung und internen Entscheidungsprozessen.
Die letzte »DMS Expo 2008« bot im DMS-Bereich nichts wirklich Spektakuläres. Hat die DMS-Branche eine gewisse Reife erlangt, oder geht es derzeit z.B. eher darum, das Potenzial vorhandener Lösungen auszuschöpfen und zu optimieren?
Heinecke: Für sich betrachtet sind die Technologien im DMS-Bereich relativ ausgereift. Momentan gilt es in erster Linie, für ein noch besseres Zusammenwirken der verschiedenen Komponenten und den weiteren Ausbau der Benutzerfreundlichkeit zu sorgen. Hier ist noch einiges an Entwicklungspotenzial vorhanden.
Warum springen die potenziellen Kunden noch nicht so richtig auf ein DMS-System an, obwohl die letzte »DMS Expo 2008« zumindest zeigte, dass sich eigentlich jeder Mittelständler eins leisten kann? Oder liebäugeln sie eher mit einer ECM-Lösung?
Heinecke: Die Entscheidung für ein DMS wird nicht von heute auf morgen getroffen. Der Entscheider im Unternehmen muss zunächst einmal erkennen, welchen Nutzen ein DMS im Verhältnis zum Aufwand bringt. Das ist ein längerer Prozess, in dem er gemeinsam mit den Mitarbeitern ermittelt, welche Prozesse im Unternehmen zu optimieren sind und welche Anforderungen an ein DMS gestellt werden. Erst dann steht die Wahl des passenden Systems an.
Wann würden Sie eher eine DMS- oder eine ECM-Lösung empfehlen? Wie grenzen Sie die Systeme so gegeneinander ab, dass ein Mittelständler sofort begreift, welche Lösung für ihn die bessere ist?
Heinecke: Ein DMS deckt in der Regel alle Anforderungen eines mittelständischen Unternehmens ab. Eine ECM-Lösung ist sehr viel umfassender, und das bedeutet gleichzeitig auch mehr Schulungs- und Verwaltungsaufwand. Ob man diesen Aufwand leisten kann und will, sollte gut überlegt sein. Die meisten mittelständischen Firmen brauchen ein System, mit dem sie ihre Dokumente in den Griff bekommen, E-Mails archivieren und eventuell ihre Arbeitsprozesse mit Hilfe von Workflows abbilden können. Um diese Funktionen abzudecken, reicht ein DMS vollkommen aus.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im DMS-Segment zu rechnen?
Heinecke: Die Prozessoptimierung mit Workflows wird weiterhin eine wichtige Rolle spielen. Wichtige Trends sind nach wie vor die E-Mail-Archivierung und die zunehmende Verschmelzung einzelner DMS-Komponenten. Auch bei der Posteingangsverarbeitung wird sich vieles ändern, denn Rechnungen werden in Zukunft immer häufiger per E-Mail verschickt. Entsprechend werden sich auch die Technologien im DMS-Segment weiterentwickeln. Zudem erlangen die Schnittstellen zu anderen Systemen immer größere Bedeutung.