Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer, ELO Digital Office
Professionelles und effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur etwas für große Firmen. Kleine und mittlere Unternehmen sind gleichermaßen auf die ständige Verfügbarkeit ihrer elektronisch abgelegten Dokumente angewiesen. Stärker denn je sind neuerdings Mittelständler mit Anforderungen wie Workflow, Compliance, Business-Process- und Information-Lifecycle-Management (ILM) oder E-Mail-Archivierung konfrontiert.
Wir sprachen mit Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer bei ELO Digital Office, über Trends auf dem DMS-Markt – und wann sich ein ECM-System evtl. für Mittelständler besser eignet.
Wenn sich Firmen derzeit für neue DMS-Systeme entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Mosbach: Wettbewerbsfähiges und effizientes Arbeiten ist sicherlich eines der Hauptanliegen, sich für ein DMS zu entscheiden. Allerdings ist das Ziel, die Geschäftsprozesse für die Zukunft fit zu machen, für die Unternehmen häufiger ein noch wichtigerer Grund als die reine Kostenersparnis.
Gibt es im Mittelstand Branchen, die leichter für ein DMS-System zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Mosbach: Eine generelle Festlegung würde ich hier nicht treffen wollen. Prinzipiell besteht branchenübergreifend ein sehr großes Interesse an DMS-Lösungen. Es ist eher die Frage, inwieweit das einzelne Unternehmen offen ist für neue, zukunftsweisende Technologien.
Die letzte »DMS Expo 2008« bot im DMS-Bereich nichts wirklich Spektakuläres. Hat die DMS-Branche eine gewisse Reife erlangt, oder geht es derzeit z.B. eher darum, das Potenzial vorhandener Lösungen auszuschöpfen und zu optimieren?
Mosbach: Spektakulär ist ein weit reichender Begriff, meiner Meinung nach hat es auf der letzten »DMS Expo« eine Vielzahl an neuen und interessanten Lösungen für die Praxis gegeben. Allein unser »ELO Business Logic Provider« wurde auf der Messe mit einem der Innovationspreise ausgezeichnet. Unser Kerngeschäft ist die Optimierung von Geschäftsprozessen mit der Zielsetzung dem Markt immer bessere und ausgereiftere Lösungen zur Verfügung zu stellen. Das Potenzial ist hier bei weitem noch nicht ausgeschöpft.
Warum springen die potenziellen Kunden noch nicht so richtig auf ein DMS-System an, obwohl die letzte »DMS Expo 2008« zumindest zeigte, dass sich eigentlich jeder Mittelständler eins leisten kann? Oder liebäugeln sie eher mit einer ECM-Lösung?
Mosbach: Das sehe ich anders. DMS/ECM ist im Bereich Software das Marktsegment mit dem größten Wachstum. Aus Kundensicht wird sehr häufig nicht zwischen DMS und ECM entschieden, da DMS ein Bestandteil von ECM ist. Das Angebot der Hersteller für Unternehmen bewegt sich heute in der Regel weit über den Ansatz eines reinen Dokumentenmanagements hinaus. So bieten wir bei ELO z.B. immer eine Lösungsfamilie aus DMS, Archiv, Workflow und vielem mehr an.
Wann würden Sie eher eine DMS- oder eine ECM-Lösung empfehlen? Wie grenzen Sie die Systeme so gegeneinander ab, dass ein Mittelständler sofort begreift, welche Lösung für ihn die bessere ist?
Mosbach: Aus meiner Sicht hängt die Frage davon ab, was ein Unternehmen konkret umsetzen will und welcher Begriff ihm vertrauter ist. Dokumentenmanagement ist für viele klassische Mittelstandunternehmen von der Begrifflichkeit her verständlicher. Enterprise-Content-Management (ECM) ist natürlich weit reichender und umfasst noch mehr Disziplinen wie beispielsweise Web-Content- und Business-Process-Management. Letztendlich ist nur wichtig, dem Kunden eine Lösung für sein Business zu liefern und ihn dort abzuholen, wo er gerade steht.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im DMS-Segment zu rechnen?
Mosbach: Ein klarer Trend ist nach wie vor die Optimierung der Unternehmensprozesse. Workflow, Business-Process- und Information-Lifecycle-Management (ILM) sind hier weiterhin wichtige Themen. Zudem spielen Compliance, E-Mail Archivierung und die Konsolidierung der IT-Infrastruktur eine wichtige Rolle. Hierbei findet die Zielsetzung, bestehende Infrastrukturen in eine service-orientierte Konzeption umzubauen und die bestehenden Applikationen besser zu verzahnen, einen immer höheren Stellenwert in den Unternehmen.