Stefan Weiß-Weber, Presales Manager CM&A, EMC Deutschland
Professionelles und effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur etwas für große Firmen. Kleine und mittlere Unternehmen sind gleichermaßen auf die ständige Verfügbarkeit ihrer elektronisch abgelegten Dokumente angewiesen. Stärker denn je sind neuerdings Mittelständler mit Anforderungen wie Workflow, Compliance, Business-Process- und Information-Lifecycle-Management (ILM) oder E-Mail-Archivierung konfrontiert.
Wir sprachen mit Stefan Weiß-Weber, Presales Manager CM&A bei EMC Deutschland, über Trends auf dem DMS-Markt – und wann sich ein ECM-System evtl. für Mittelständler besser eignet.
Wenn sich Firmen derzeit für neue DMS-Systeme entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Weiß-Weber: Gerade in der derzeitigen finanziellen Situation, in der sich viele Unternehmen befinden, spielt natürlich der Kostendruck eine sehr große Rolle. Wir haben aber festgestellt, dass zahlreiche Unternehmen auch diese Gelegenheit nutzen, um ihre Kommunikations- und Archivierungsstruktur neu auszurichten und zu optimieren. Ist man sowieso gezwungen, seine Prozesse zu überdenken, um Kosten einzusparen, so kann man gleich den nächsten Schritt gehen und sich überlegen, wie man in Zukunft aufgestellt sein will, um neue Anforderungen, die bislang noch nicht so als brennend betrachtet worden sind, erfüllen zu können.
Gibt es im Mittelstand Branchen, die leichter für ein DMS-System zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Weiß-Weber: Sowohl Unternehmen, die in reguliertem Umfeld arbeiten, als auch Unternehmen, die mit regulierten Unternehmen zusammenarbeiten. Denn viele Zulieferer - beispielsweise im Automobilbereich - werden inzwischen gezwungen, auch bestimmten Standards zu entsprechen, nicht weil der Gesetzgeber dies vorschreibt, sondern der Partner.
Die letzte »DMS Expo 2008« bot im DMS-Bereich nichts wirklich Spektakuläres. Hat die DMS-Branche eine gewisse Reife erlangt, oder geht es derzeit z.B. eher darum, das Potenzial vorhandener Lösungen auszuschöpfen und zu optimieren?
Weiß-Weber: Durch die finanzielle Krise gibt es jetzt eher Konzentrationen auf bereits existierende Lösungen und Ausnutzung des Gesamtpotenzials.
Warum springen die potenziellen Kunden noch nicht so richtig auf ein DMS-System an, obwohl die letzte »DMS Expo 2008« zumindest zeigte, dass sich eigentlich jeder Mittelständler eins leisten kann? Oder liebäugeln sie eher mit einer ECM-Lösung?
Weiß-Weber: Verbrannte Finger bei ECM-Lösung – ‚one size fits all’ funktioniert nicht immer –, daher herrscht jetzt gerade Katzenjammerphase. Durch die finanzielle Krise werden aber viele Kunden gezwungen, sich hiermit auseinanderzusetzen. Das bedeutet, es ist ein Aufschwung bei DMS zu erwarten und in Folge bei ECM.
Wann würden Sie eher eine DMS- oder eine ECM-Lösung empfehlen? Wie grenzen Sie die Systeme so gegeneinander ab, dass ein Mittelständler sofort begreift, welche Lösung für ihn die bessere ist?
Weiß-Weber: DMS dann, wenn man sich wirklich auf Dokumente konzentrieren will. ECM, wenn Bilder und Webseiten eine Rolle spielen. Prinzipiell gilt es, immer das größere Bild zu vermitteln.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im DMS-Segment zu rechnen?
Weiß-Weber: Vereinfachung des Benutzerinterfaces und Web-2.0-Technologien.