Hans-Gerd Schaal, General Manager – SAP Solutions Group EMEA, Open Text
Professionelles und effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur etwas für große Firmen. Kleine und mittlere Unternehmen sind gleichermaßen auf die ständige Verfügbarkeit ihrer elektronisch abgelegten Dokumente angewiesen. Stärker denn je sind neuerdings Mittelständler mit Anforderungen wie Workflow, Compliance, Business-Process- und Information-Lifecycle-Management (ILM) oder E-Mail-Archivierung konfrontiert.
Wir sprachen mit Hans-Gerd Schaal, General Manager der SAP Solutions Group EMEA bei Open Text, über Trends auf dem DMS-Markt – und wann sich ein ECM-System evtl. für Mittelständler besser eignet.
Wenn sich Firmen derzeit für neue DMS-Systeme entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Schaal: Kostendruck und Stärkung der mittel- und langfristigen Wettbewerbsfähigkeit sind bei der Investitionsentscheidung für ein DMS-System nicht voneinander zu trennen. Denn damit wird nicht einfach Papier durch digitale Dokumente ersetzt. Vielmehr bietet ein DMS-System zusätzlich Optimierungsmöglichkeiten, etwa um ganze Prozessabschnitte vollständig automatisiert ablaufen zu lassen, so dass die Mitarbeiter nur noch die wirklich wertschöpfenden Aufgaben erledigen. Das senkt nicht nur Kosten, sondern erlaubt auch zum Beispiel die Servicequalität zu erhöhen, etwa weil die Antworten auf Kundenanfragen schnell gefunden werden, oder strategisches Personalmanagement zu betreiben, weil die Mitarbeiter ihre Personalakte selbst einsehen können und die Personalabteilung dadurch von zeitraubenden Auskunftsanfragen entlastet wird.
Gibt es im Mittelstand Branchen, die leichter für ein DMS-System zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Schaal: Branchen mit vielen Endkunden profitieren unmittelbar von der Einführung eines DMS-Systems. Denn häufiger Endkundenkontakt heißt immer ein hohes Dokumentenaufkommen, das außerhalb von ERP-Systemen erzeugt, vorgehalten und archiviert wird. Daher sind insbesondere mittelständische Unternehmen aus den Bereichen Utilities – z.B. Stadtwerke – oder Telekommunikation, aber auch aus dem Versicherungswesen weiterhin stark an ECM-Systemen interessiert, um wettbewerbsfähig zu bleiben und auch Preiskämpfe unbeschadet zu überstehen.
Die letzte »DMS Expo 2008« bot im DMS-Bereich nichts wirklich Spektakuläres. Hat die DMS-Branche eine gewisse Reife erlangt, oder geht es derzeit z.B. eher darum, das Potenzial vorhandener Lösungen auszuschöpfen und zu optimieren?
Schaal: In der Tat geht es zurzeit weniger um spektakuläre Neuerungen als vielmehr um Optimierung des Vorhandenen. Meistens bleiben diese Optimierungen auf den ersten Blick sogar unsichtbar. Denn von der Perspektive der Funktionalitäten aus betrachtet, sehen nebeneinander gestellte Einzellösungen genau so gut aus wie eine komplette ECM-Suite. Der Vorteil der Suite besteht aber in ihrem hohen Integrationsgrad. Das spart kurz-, mittel- und langfristig Implementierungskosten. Ein weiteres Qualitätsmerkmal von ECM-Lösungen besteht darüber hinaus in ihrer Integrationsfähigkeit zu Drittlösungen wie ERP oder CRM. Die Hersteller müssen einen großen Entwicklungsaufwand leisten, um ECM-Funktionalitäten von Applikations- und Systemfesseln zu befreien und sie entlang der Geschäftsprozesse verfügbar zu machen. Nur wenige Anbieter waren in den letzten Jahren bereit oder in der Lage, diesen Aufwand zu leisten.
Warum springen die potenziellen Kunden noch nicht so richtig auf ein DMS-System an, obwohl die letzte »DMS Expo 2008« zumindest zeigte, dass sich eigentlich jeder Mittelständler eins leisten kann? Oder liebäugeln sie eher mit einer ECM-Lösung?
Schaal: Orientierungspunkt für DMS und ECM sind immer die Prozesse, nicht die Unternehmensgröße. Je höher der Content-Anteil an den betrieblichen Abläufen, desto mehr lohnt sich eine DMS-Lösung, vor allem wenn dadurch ganze Prozessteile automatisiert werden können. Viele Mittelständler haben im ECM-Bereich ganz ähnliche Anforderungen wie Großunternehmen. Das Bewusstsein hierfür wird wachsen.
Wann würden Sie eher eine DMS- oder eine ECM-Lösung empfehlen? Wie grenzen Sie die Systeme so gegeneinander ab, dass ein Mittelständler sofort begreift, welche Lösung für ihn die bessere ist?
Schaal: Ausgangspunkt ist immer das konkrete Kundenproblem. Wenn die Anforderung mit einem DMS-System erfüllt werden kann, reicht eine solche Lösung aus. Allerdings sollten die Kunden auf deren Ausbaufähigkeit hin zu einer ECM-Lösung achten. Denn die Erfahrung lehrt, dass immer mehr Prozesse und Anforderungen gelöst werden wollen, ist erst einmal eine DMS-Lösung im Haus. Ist dann der Ausbau versperrt, drohen hohe Zusatzkosten.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im DMS-Segment zu rechnen?
Schaal: Es wird immer wichtiger, die Welten der unstrukturierten Informationen auf der einen Seite und der strukturierten Daten auf der anderen miteinander zu koppeln. Einfach ausgedrückt, wachsen ERP und ECM immer mehr zusammen. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Hersteller nicht mehr nur Einzellösungen anbieten, sondern Plattformen, deren Funktionalitäten miteinander integriert und aufeinander abgestimmt sind. Darüber hinaus aber müssen sich diese Funktionalitäten als applikations- und systemunabhängige Services bereitstellen lassen, damit sie im Kontext der führenden Applikationen – und das sind in den meisten Fällen auch weiterhin transaktionsorientierte Systeme wie ERP – zur Verfügung stehen und genutzt werden können.