Oswald Freisberg, Geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe
Professionelles und effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur etwas für große Firmen. Kleine und mittlere Unternehmen sind gleichermaßen auf die ständige Verfügbarkeit ihrer elektronisch abgelegten Dokumente angewiesen. Stärker denn je sind neuerdings Mittelständler mit Anforderungen wie Workflow, Compliance, Business-Process- und Information-Lifecycle-Management (ILM) oder E-Mail-Archivierung konfrontiert.
Wir sprachen mit Oswald Freisberg, Geschäftsführender Gesellschafter der SER-Gruppe, über Trends auf dem DMS-Markt – und wann sich ein ECM-System evtl. für Mittelständler besser eignet.
Wenn sich Firmen derzeit für neue DMS-Systeme entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Freisberg: Sowohl als auch. Es gibt eine Reihe von Unternehmen, die schon seit längerer Zeit über DMS-Projekte nachgedacht haben, aber erst jetzt, unter dem aktuellen Kostendruck, tatsächlich mit der Umsetzung von DMS-Projekten beginnen. Der kleinere Teil, vielleicht ein Drittel der Unternehmen, die jetzt DMS-Projekte beginnen, tut dies aus Vorsorge für die Zukunft heraus. Aus unserer Sicht ist dies die weitsichtigere Haltung. Nur wer rechtzeitig die Weichen für eine profitable Zukunft stellt, ist auch in schwierigen Zeiten wie diesen gerüstet. Die anderen müssen sich beeilen, den Rückstand aufzuholen, während sie bereits in der Krise stecken.
Gibt es im Mittelstand Branchen, die leichter für ein DMS-System zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Freisberg: Nach unserer Erfahrung sind zurzeit vor allem Unternehmen aus den Branchen aufgeschlossen für DMS-Projekte, die in besonderem Maße Governance- und Compliance-Richtlinien unterliegen wie Finanzdienstleister, Pharmahersteller, Healthcare- und Life-Science-Unternehmen sowie der Government-Bereich. Ohne ein unternehmensweites Dokumenten-Management und hier speziell das Information-Lifecycle-Management (ILM) sind die immer schärfer werdenden Regularien nicht zu erfüllen. Diese Problematik trifft allerdings vor allem auf den gehobenen Mittelstand zu, der bei der Auswahl der Lösungen strikt darauf achtet, dass sich die Systeme auch unter Kostengesichtspunkten für das Unternehmen nachweislich rechnen.
Die letzte »DMS Expo 2008« bot im DMS-Bereich nichts wirklich Spektakuläres. Hat die DMS-Branche eine gewisse Reife erlangt, oder geht es derzeit z.B. eher darum, das Potenzial vorhandener Lösungen auszuschöpfen und zu optimieren?
Freisberg: Das stimmt. Die Branche hat mittlerweile eine gewisse Reife erlangt. Nichtsdestotrotz wird in den meisten Unternehmen weiterentwickelt, auch wenn es wünschenswert wäre, wenn erst einmal das Potenzial der vorhandenen Lösungen ausgeschöpft würde. Unabhängig davon wird weiterentwickelt, insbesondere im Hinblick auf serviceorientierte Architekturen, wie sie SER z.B. kürzlich mit ihrer neuen Software-Suite »DOXiS4« vorgelegt hat. Aus unserer Sicht geht der Trend ganz klar weg vom Modulverkauf, hin zu vorkonfigurierten Lösungen, den so genannten Solution-Packages. Stand früher der Technologieverkauf im Vordergrund, so erwarten unsere Kunden heute fertige Lösungen, die mit wenig Customizing und damit kostengünstig implementiert werden können.
Warum springen die potenziellen Kunden noch nicht so richtig auf ein DMS-System an, obwohl die letzte »DMS Expo 2008« zumindest zeigte, dass sich eigentlich jeder Mittelständler eins leisten kann? Oder liebäugeln sie eher mit einer ECM-Lösung?
Freisberg: Der klassische Mittelständler unterscheidet nach wie vor nicht zwischen DMS und ECM. Entscheidend für ihn ist, ob es dem Anbieter gelingt, den Nutzen einer angebotenen Lösung transparent zu machen. Ist der Mittelständler überzeugt, dass sich die Lösung für ihn rechnet, akzeptiert er auch die Implementierung einer umfassenden Lösung, ob sie nun unter dem DMS- oder dem ECM-Label daherkommt.
Wann würden Sie eher eine DMS- oder eine ECM-Lösung empfehlen? Wie grenzen Sie die Systeme so gegeneinander ab, dass ein Mittelständler sofort begreift, welche Lösung für ihn die bessere ist?
Freisberg: Wir sehen uns als ECM-Hersteller. Nichtsdestotrotz verkaufen wir Lösungen, die genau an den Bedarf unserer Kunden angepasst sind. Das kann eine einfache DMS-Lösung für eine Abteilung sein, das kann auch ein unternehmensweites Informationsmanagement auf Basis der »DOXiS iECM«-Suite mit DMS-Funktionen, elektronischen Akten, workflowgesteuerten Prozessen, Dokumenteneingangsbearbeitung und elektronischem Archiv sein. Der »DOXiS4 Content Service Bus« bietet hier genau die richtige Plattform, um mit einem DMS-Service zu beginnen und später auf derselben Basis weitere Services zu ergänzen und zu skalieren.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im DMS-Segment zu rechnen?
Freisberg: Bezogen auf den DMS-/ECM-Markt erwarten wir in der nächsten Zeit weitere Konsolidierungen. Unternehmen, die früher zu Dumpingpreisen verkauft haben, müssen sich zu »alten« Werten zurückbesinnen und wirtschaftlich vertretbare Preise für ihre Produkte verlangen. Tun sie dies nicht, ist absehbar, dass sie über kurz oder lang nicht genug Ressourcen besitzen, um notwendige Weiterentwicklungen ihrer Produkte zu finanzieren.
Unternehmen, die wie SER mit ihren Produkten schon auf einer neuen Plattform, der so genannten SOA-basierten Technologie, angekommen sind, haben diesen teils erheblichen Entwicklungsaufwand bereits hinter sich. Dort geht es nun darum, auf dieser innovativen Basis neue Lösungen zu bauen und dem Markt als einfach zu implementierende Solution-Packages zur Verfügung zu stellen. Wer hier nicht mithalten kann, wird Probleme bekommen.
In den Unternehmen stellen wir einen Trend zur Konsolidierung von Alt- und verteilten Inselsystemen fest. Hier wird verstärkt analysiert, welche Individuallösungen sich mit einer unternehmensweiten ECM-Lösung zusammenfassen und ablösen lassen. Ziel ist vor allem eine Reduzierung der Betriebskosten, aber auch eine bessere Nutzung des Unternehmenswissens durch eine übergreifende Lösung. Dieser Trend schlägt sich bei uns in einer Zunahme von Migrationsprojekten nieder.
Bei der Beherrschung der Informationsflut drückt den Anwendern eigentlich seit Jahren der Schuh – und die Last wird hier täglich größer, sei es durch das Management der in unstrukturierten Informationen lauernden Risiken, sei es durch die E-Mail-Flut. Hier können neue Technologien wie der »DOXiS4 TextMining Service« oder die Zuordnung von E-Mails zum Geschäftskontext mit dem »DOXiS4 Intelligent Context Control« Abhilfe schaffen.