Jürgen Biffar, Vorstand für Produkte & Finanzen, Docuware
Professionelles und effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur etwas für große Firmen. Kleine und mittlere Unternehmen sind gleichermaßen auf die ständige Verfügbarkeit ihrer elektronisch abgelegten Dokumente angewiesen. Stärker denn je sind neuerdings Mittelständler mit Anforderungen wie Workflow, Compliance, Business-Process- und Information-Lifecycle-Management (ILM) oder E-Mail-Archivierung konfrontiert.
Wir sprachen mit Jürgen Biffar, Vorstand Produkte & Finanzen bei Docuware, über Trends auf dem DMS-Markt – und wann sich ein ECM-System evtl. für Mittelständler besser eignet.
Wenn sich Firmen derzeit für neue DMS-Systeme entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Biffar: Die Entscheidung für ein DMS bedeutet, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und schnell Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Gerade in wirtschaftlich turbulenten Zeiten gewinnt diese Investition zunehmend an Bedeutung, da sich mit einem DMS die Servicequalität adhoc verbessern lässt und durch die Verbesserung der dokumentgebundenen Prozesse Kosten rasch eingespart werden können.
Gibt es im Mittelstand Branchen, die leichter für ein DMS-System zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Biffar: Betrachtet man unsere Neuinstallationen in 2008 nach Branchen, so sind Herstellungsbetriebe mit 26 Prozent nach wie vor unangefochten die Nummer 1. Es folgen Öffentliche Verwaltungen und der Handel; doch auch immer mehr Banken- und Finanzdienstleister, Bau- und Logistikbetriebe, Versorger sowie Unternehmen aus den Bereichen Immobilien und Gesundheitswesen entscheiden sich für Dokumenten-Management mit Docuware. Lösungen werden in der Regel erst einmal im Rechnungswesen eingesetzt, allerdings nehmen Installationen im Kundendienst, Vertrieb, Personalwesen und Einkauf deutlich zu. Aus unserer Sicht gibt es zumindest im deutschen Markt keine besondere Affinität für Dokumenten-Management in bestimmten Branchen. Der Schwerpunkt bei den Herstellungsbetrieben spiegelt eher die grundsätzliche Verteilung der Branchen auf Unternehmen der mittleren Größenordnung wider.
Die letzte »DMS Expo 2008« bot im DMS-Bereich nichts wirklich Spektakuläres. Hat die DMS-Branche eine gewisse Reife erlangt, oder geht es derzeit z.B. eher darum, das Potenzial vorhandener Lösungen auszuschöpfen und zu optimieren?
Biffar: Das kann ich aus unserer Sicht nicht bestätigen. Mit dem »DocuWare Web Client« haben wir in 2008 neue Technologien in den Markt eingeführt, die großen Zuspruch fanden und sicherlich auch zu unserem guten Geschäftsergebnis beigetragen haben. Abhängig von Größe und DMS-Erfahrung der Unternehmen nimmt der Wunsch zu, auf ihr DMS über einen Web-Client zuzugreifen. Gleichermaßen kann man aber auch sagen, dass, wenn eine Dokumentenmanagement-Lösung eingeführt worden ist, erst einmal Stillstand herrscht, bevor sie ausgeweitet wird. In fast allen Unternehmen, die ein DMS im Einsatz haben, besteht ein hohes Ausbaupotenzial. Im Schnitt nutzen weniger als die Hälfte der Mitarbeiter das System und das mit unterschiedlicher Intensität.
Wann würden Sie eher eine DMS- oder eine ECM-Lösung empfehlen? Wie grenzen Sie die Systeme so gegeneinander ab, dass ein Mittelständler sofort begreift, welche Lösung für ihn die bessere ist?
Biffar: Beim Begriff ECM orientieren wir uns an der Definition von Gartner. Auf das deutsche Verständnis transferiert besagt sie, dass ECM im Kern Dokumenten-Management ist, das um Workflow- und Web-Content-Management-Funktionen ergänzt wurde. Kunden kommen mit dem konkreten Anliegen zu uns, Unterlagen – einschließlich E-Mails – zu archivieren sowie Dokumente aller Art unternehmensweit bereitzustellen. Jetzt kann man sich streiten, ob das mehr Dokumentenmanagement oder ECM ist. Es sind immer Prozesssteuerungsanforderungen dabei, ebenso wie der Zugriff über Internet, Intranet oder Portale, womit wir nach der Definition beim ECM sind. Docuware ist ein Dokumentenmanagement-System, das alle Elemente für ein leistungsfähiges Enterprise-Content-Management bereitstellt.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im DMS-Segment zu rechnen?
Biffar: Am Wichtigsten ist es, den Unternehmen erst einmal das auch wirklich verfügbar zu machen, worüber wir seit Jahren reden. Was auch technisch schon möglich ist, aber noch kaum genutzt wird. Die meisten stehen immer noch bei der Belegarchivierung. Das heißt, wir müssen die vielfältigen ECM-Funktionen einfacher beherrschbar machen. Dazu gehört, dass die Branche den vollen Funktionsumfang leistungsfähiger DMS-Lösungen mit echter Web-Client-Technologie bereitstellt. Außerdem werden wir Dokumenten-Management in Zukunft verstärkt im »Sofware as a Service«-Modell anbieten (
ECMguide.de berichtete).