Andreas C. Nowottka, Vorstand, Easy Software
Professionelles und effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur etwas für große Firmen. Kleine und mittlere Unternehmen sind gleichermaßen auf die ständige Verfügbarkeit ihrer elektronisch abgelegten Dokumente angewiesen. Stärker denn je sind neuerdings Mittelständler mit Anforderungen wie Workflow, Compliance, Business-Process- und Information-Lifecycle-Management (ILM) oder E-Mail-Archivierung konfrontiert.
Wir sprachen mit Andreas C. Nowottka, Vorstand bei Easy Software, über Trends auf dem DMS-Markt – und wann sich ein ECM-System evtl. für Mittelständler besser eignet.
Wenn sich Firmen derzeit für neue DMS-Systeme entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Nowottka: Nach unserer Erfahrung trifft beides zu: Wenn es um die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems geht, treffen viele Unternehmen ihre Entscheidung aus rein strategischen Erwägungen, wobei derzeit der Kostenfaktor verstärkt Berücksichtigung findet. Gerade vor dem Hintergrund der aktuellen Wirtschaftslage stellen jedoch umfassende ECM-Lösungen, wie sie die Easy Software mit der Erfahrung aus über 9.700 Kundenprojekten anbietet, ein nachhaltig wirksames »Konjunktur-Paket« dar. Schließlich spart die Optimierung dokumentenbasierender Geschäftsprozesse nicht nur einfach Zeit und Geld, sie liefert auch die Basis, um die Marktposition eines Unternehmens dauerhaft zu verbessern.
Gibt es im Mittelstand Branchen, die leichter für ein DMS-System zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Nowottka: Grundsätzlich ist »Dokumentenmanagement und Archivierung« ein branchenübergreifendes Thema, das auch nach dementsprechenden Lösungen verlangt. Die Easy-Lösungen basieren auf unserer Standardsoftware – tausendfach implementiert und ohne großen Aufwand zu installieren. So haben mittlerweile rund 100 internationale Software-Häuser eine Schnittstelle zu unserem Produktportfolio »Easy Enterprise« geschaffen, wodurch wir – zusammen mit unseren rund 200 Vertriebspartnern – in der Lage sind, über jede Branche und Unternehmensgröße hinweg maßgeschneiderte Lösungen zur Prozessoptimierung anzubieten. Vor diesem Hintergrund können wir eine Unterscheidung, welche Branche sich leichter für ein DMS entscheidet, nicht treffen.
Die letzte »DMS Expo 2008« bot im DMS-Bereich nichts wirklich Spektakuläres. Hat die DMS-Branche eine gewisse Reife erlangt, oder geht es derzeit z.B. eher darum, das Potenzial vorhandener Lösungen auszuschöpfen und zu optimieren?
Nowottka: Die Innovationszyklen in der DMS-Branche werden länger, da sich die unterschiedlichen Systeme zumindest in Hinblick auf ihre technologische Reife mehr und mehr angleichen. Tatsächlich unterscheiden sich die verschiedenen Dokumentenmanagement-Systeme allerdings in ihrer Integrationsfähigkeit, ein Kriterium, das das Easy-Produktportfolio seit jeher auszeichnet. Der Kunde setzt mit Recht voraus, dass unsere Anwendungen technologisch auf dem allerneuesten Stand sind. Doch bei aller Begeisterung für innovative Technologie interessiert ihn zu allererst die Lösung, die wir ihm anbieten können, denn ein technisches Produkt ist immer nur so gut wie der tatsächlich messbare Mehrwert, den es seinem Anwender bietet.
Warum springen die potenziellen Kunden noch nicht so richtig auf ein DMS-System an, obwohl die letzte »DMS Expo 2008« zumindest zeigte, dass sich eigentlich jeder Mittelständler eins leisten kann? Oder liebäugeln sie eher mit einer ECM-Lösung?
Nowottka: Die Easy Software konnte allein im Geschäftsjahr 2008 rund 600 Neukunden für die innovativen Lösungen auf Basis von »Easy Enterprise« begeistern, von daher können wir eine generelle Zurückhaltung gegenüber der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems nicht erkennen. Die Feststellung, dass das Markpotenzial für die DMS-Branche bei Weitem noch nicht ausgeschöpft ist, ist aber zunächst einmal erfreulich und motiviert uns zusätzlich, unsere marktführende Position gemeinsam mit unseren ausgesuchten und zertifizierten Vertriebspartnern nicht nur zu festigen, sondern weiter auszubauen.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im DMS-Segment zu rechnen?
Nowottka: Die Nachfrage auf dem Markt bewegt sich hin zu einer prozessorientierten, ganzheitlichen ECM-Lösung. Diese muss sich einfach und ohne viel Lernaufwand für die Mitarbeiter in Arbeitsumgebungen wie mySAP, Microsoft-Exchange, Navision oder den »Microsoft Office SharePoint Server 2007« (MOSS 2007) einfügen und darüber hinaus Daten und Dokumente über alle Plattformen hinweg für die Abteilungs- oder standortübergreifende Bearbeitung und Recherche zusammenführen. Deshalb werden in Zukunft vor allem diejenigen Anbieter von einer wachsenden Nachfrage profitieren, die umfassende, aber einfach zu implementierende Lösungen – etwa für die Eingangsrechnungsverarbeitung oder die Vertragsverwaltung – anbieten.