Uwe Wohnus, Bereichsleiter Vertrieb & Consulting, Ceyoniq Technology
Professionelles und effizientes Dokumentenmanagement ist nicht nur etwas für große Firmen. Kleine und mittlere Unternehmen sind gleichermaßen auf die ständige Verfügbarkeit ihrer elektronisch abgelegten Dokumente angewiesen. Stärker denn je sind neuerdings Mittelständler mit Anforderungen wie Workflow, Compliance, Business-Process- und Information-Lifecycle-Management (ILM) oder E-Mail-Archivierung konfrontiert.
Wir sprachen mit Uwe Wohnus, Bereichsleiter Vertrieb & Consulting bei Ceyoniq Technology, über Trends auf dem DMS-Markt – und wann sich ein ECM-System evtl. für Mittelständler besser eignet.
Wenn sich Firmen derzeit für neue DMS-Systeme entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Wohnus: Sowohl als auch. Auch der Mittelstand hat schon lange erkannt, dass die Entscheidung für den Einsatz eines DMS eine strategische und somit auch eine Entscheidung für Effizienzsteigerung im Unternehmen ist. In erster Linie geht es darum, die richtigen Maßnahmen für eine langfristige Zukunftsstrategie zu ergreifen. Der Faktor Wirtschaftlichkeit erlangt, vor allem vor dem Hintergrund der aktuellen Wirtschaftslage, eine herausragende Stellung für den Mittelstand.
Gibt es im Mittelstand Branchen, die leichter für ein DMS-System zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Wohnus: Grundsätzlich ist DMS über alle Branchen und Betriebsgrößen hinweg ein geeignetes Instrument zur Kosteneinsparung und Effizienzsteigerung. Die Entscheidung für oder gegen die Einführung eines DMS-Systems ist abhängig von der jeweiligen aktuellen Notwendigkeit. Branchen mit einem hohen Anteil an papier- und dokumentengestützten Arbeitsprozessen spüren diese Notwendigkeit stärker als andere Branchen. Da funktioniert der Mittelstand nicht anders als die großen Konzerne.
Die letzte »DMS Expo 2008« bot im DMS-Bereich nichts wirklich Spektakuläres. Hat die DMS-Branche eine gewisse Reife erlangt, oder geht es derzeit z.B. eher darum, das Potenzial vorhandener Lösungen auszuschöpfen und zu optimieren?
Wohnus: Der Eindruck, dass der DMS-Bereich im letzten Jahr nichts wirklich Spektakuläres zu bieten hatte, mag sicherlich mit der Entwicklung einhergehen, dass die Produkte einiger Hersteller sich bereits auf einem sehr hohen Reifegrad befinden. Das wirklich Spektakuläre daran ist aus unserer Sicht, dass die bereits gut aufgestellten DMS-Lösungen noch weiter optimiert werden können und sich so die Wertschöpfung im Sinne des Kunden weiter steigern lässt.
Warum springen die potenziellen Kunden noch nicht so richtig auf ein DMS-System an, obwohl die letzte »DMS Expo 2008« zumindest zeigte, dass sich eigentlich jeder Mittelständler eins leisten kann? Oder liebäugeln sie eher mit einer ECM-Lösung?
Wohnus: Wir machen oftmals die Erfahrung, dass die Vorteile für Unternehmen inzwischen bekannt sind. Nicht zuletzt auf Grund der gesetzgeberischen Maßnahmen, die sicherlich auch zur Erhöhung der Akzeptanz beigetragen haben. Unsicherheit wird eher durch die Annahme geschürt, dass DMS- und/oder ECM-Projekte unübersichtlich und komplex sind. Dabei kann man diesen Projekten ganz leicht den »Schrecken« nehmen, indem man einfache und erreichbare Ziele bei deren Einführung steckt, und diese dann konsequent umsetzt. Gerade für den Mittelstand ist es von immenser Bedeutung, dass man auf ein modulares System mit entsprechenden Ausbaureserven setzt. So kann man einen aktuell anforderungsgerechten Einstieg wählen, und die Lösung mit den steigenden Anforderungen des Unternehmens wachsen lassen.
Wann würden Sie eher eine DMS- oder eine ECM-Lösung empfehlen? Wie grenzen Sie die Systeme so gegeneinander ab, dass ein Mittelständler sofort begreift, welche Lösung für ihn die bessere ist?
Wohnus: Also DMS und ECM möchten wir gar nicht so scharf in Schwarz und Weiß trennen. Wir sind der Meinung, dass die Übergänge sehr fließend sein können und im Hinblick auf eine Investitionssicherheit durchaus auch sollten, mal unabhängig von der damit verbundenen strategischen Bedeutung für das Unternehmen. DMS im klassischen Sinne empfehlen wir immer dann, wenn eine überschaubare Anzahl von Mitarbeitern bzw. Abteilung(en) eines Unternehmens davon betroffen sind. ECM hingegen umfasst einen weitergreifenden Ansatz und greift im positiven Sinne maßgeblich in die Strukturen des gesamten Unternehmens ein.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im DMS-Segment zu rechnen?
Wohnus: Aus unserer Sicht wir der Trend weiter in Richtung Bedienerfreundlichkeit gehen, um die Abbildung von komplexen Strukturen der Unternehmen noch umfassender und schneller zu ermöglichen. Und damit dem Benutzer die relevanten Informationen möglichst in einem ganzheitlichen Kontext zur Verfügung zu stellen. Dem Anwender sollte die Komplexität der Anwendung im täglichen Gebrauch nicht im Weg stehen, sondern ihn einfach und möglichst intuitiv bei seiner täglichen Arbeit sowie das Unternehmen bei der Steigerung der Effizienz unterstützen. Das ist eine der wichtigsten Aufgaben eines DMS-Systems.