Web-2.0-Oberfläche des Docuware-Web-Clients (Bild: Docuware)
Bei Enterprise-Content-Management (ECM) geht es darum, Unternehmensinhalte aus den verschiedensten Quellen nutzbar zu machen. Mobility, Cloud und Web 2.0 erschließen dabei völlig neue Möglichkeiten. Wenn sie ineinander greifen, entsteht daraus
eine IT-Infrastruktur, die den Mitarbeitern neue Arbeitsweisen eröffnet und dem Unternehmen zu mehr Produktivität verhilft. »Mobilität, Flexibilität und Interaktivität sind heute mehr denn je gefragt beziehungsweise geradezu ein Muss, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein neuer Arbeitsstil ist angesagt. Er impliziert schnelle Reaktionen, wenig Zeitverlust, hohe Auskunftsfähigkeit sowie fundierte Entscheidungen auf Basis eines reibungslosen Informationsflusses« unterstreicht
Karl Heinz Mosbach,
Geschäftsführer von
ELO.
ECM bietet den Schlüssel, um die Vorteile von Cloud-Technologie, mobilen Anwendungen und Social-Media-Anwendungen in Unternehmen zu kombinieren. Auch wenn es dem Unternehmen günstiger kommt, ändert sich auf Prozessebene zunächst nichts, egal ob Daten in der Cloud gespeichert sind, oder lokal. Kann der Mitarbeiter ortsunabhängig darauf zugreifen und gleichzeitig die Daten bearbeiten, beschleunigen sich die Geschäftsprozesse in vielen Unternehmensbereichen parallel. Content wird im Business-Kontext aufbereitet und für den spezifischen Arbeitsschritt nutzbar gemacht.
Es entsteht ein echter Mehrwert. Der Vertriebsmitarbeiter kann beim Kunden vor Ort, neue Marketingunterlagen verwenden sowie Vertragsdaten einsehen und bearbeiten, woraufhin Bestellungen angestoßen werden. Mit effektiven Suchwerkzeugen und Collaboration-Tools ausgestattete Social-Media-Anwendungen sorgen für eine moderne Arbeitsoberfläche, die Teamkollegen unternehmensintern und -extern zusammenführt.
ECM auf iPhone und iPad für den Einstieg
Die Kombination eleganter Geräte wie Tablet-PCs und Smartphones mit dem sicheren Zugriff auf Unternehmensdaten über die Cloud begeistert laut Karl Mayrhofer, Geschäftsführer von Fabasoft Distribution vor allem Führungskräfte: »Konkrete Anwendung: das Assistenzteam organisiert Besprechungsunterlagen in der Cloud, der Geschäftsführer hat am iPad immer und überall sicheren Zugriff. Das bedeutet Management-Vorsprung – und schlankere Aktentaschen auf dem Weg von einem Meeting zum nächsten.« Gegenwärtig liegen mobile ECM-Anwendungen nach Meinung vieler ECM-Anbieter bei den Investitionen vorne.
Auf der Angebotsseite lässt sich inzwischen schon eine zweite Generation mobiler ECM-Anwendungen erkennen. Wie auch unser Artikel zu mobilem ECM ausführlich zeigt, geben sie den Anwendern nicht nur die Möglichkeit, Dokumente von unterwegs aus einzusehen, sondern sie auch zu bearbeiten und automatisch in den Dokumentenprozess einzubinden. Außerdem erweitert sich die Geräteunterstützung.
Beginnen viele ECM-Anbietern mit Lösungen für iPhone und iPad, folgen nun Android und weitere mobile Betriebssysteme, Smartphones und Tablet-PCs. Beispielsweise hat DocuWare im vergangenen Jahr Apps für Apple iPhone, iPad und iPod Touch auf den Markt gebracht. »Zur CeBIT 2012 präsentieren wir sie nun für Blackberry-Smartphones und Geräte mit den Betriebssystemen Android und Windows Phone 7. Die zentralen Nutzungsszenarien der Apps reichen von der Recherche in einem zentralen Dokument-Pool bis hin zur Bearbeitung von Dokumenten-Workflows«, verkündet Jürgen Biffar, Vorstand von Docuware.
Alfresco Mobile ist für das iPAD optimiert (Bild: Alfresco)
Mit »
OpenText Tempo« hat Opentext eine neue Lösung, mit der Kunden Inhalte sowohl auf Windows- als auch Apple-Computern sowie verschiedene Mobil-Plattformen bereitstellen und teilen können. »Neben fertigen Lösungen und Apps bietet Opentext mit der Mobile-Entwicklungsplattform »WAVE« eine umfassende Lösung zur Erstellung eigener individueller Apps an. Kunden können so ihre eigenen Apps für sämtliche gängige Mobil-Betriebssysteme erstellen, pflegen und in ihre Angebote integrieren. Der entscheidende Vorteil: Apps müssen nicht für jedes System eigens erstellt werden, sondern werden »per Knopfdruck« für allen Plattformen verfügbar gemacht«, berichtet
Matthias Tausendpfund, Solutions Consultant Engagement von
OpenText.
ECM aus der Cloud ist unumgänglich
In ECM-Cloud-Lösungen fließt zwar aktuell noch nicht so viel Geld wie in mobile ECM-Anwendungen, aber das Interesse dafür ist auf Anwenderseite stark ausgeprägt. Schließlich verspricht das Cloud-Thema hohe Flexibilität bei überschaubaren Kosten. Aus technischer Sicht sind sowohl beim ECM- und Cloud-Anbieter als auch beim Anwender die Herausforderungen sehr groß. Trotzdem sind sich die Experten einig, dass in Zukunft kein Weg mehr an der Cloud vorbeigeht.
Relativ junge ECM-Anbieter wie Amagno und Agorum haben beim Thema Cloud die Nase vorne. Sie können im Gegensatz zu den etablierten Unternehmen, eine komplette ECM-Funktionalität aus der Cloud anbieten. »Als Startup konnten wir auf einer grünen Wiese beginnen. Daher bieten wir mit unserer Doppelstrategie eine Cloud-Lösung sowie eine On-Premise-Lösung an. »amagno NETWORK« kann als Cloud-Lösung sofort aus dem Internet heruntergeladen und benutzt werden«, berichtet Jens Büscher, Geschäftsführer von Amagno.
Dagegen basieren klassische ECM-Lösungen auf Client/Server-Architekturen. Diese auf webbasierte Server-Technologien umzurüsten, stellt Anbieter und Anwender vor schwierige Aufgaben. Sie offerieren zum Teil Hybridlösungen mit einzelnen Elementen wie Personalakten aus der Cloud.
Nicht zu Unrecht löst die meiste Skepsis hinsichtlich Cloud das Thema Sicherheit aus. Um die Sicherheit zu erhöhen, setzt Fabasoft auf eine starke Authentifizierung bis hin zur Unterstützung der »Digital ID«, einer staatlich geprüften Identität in der Cloud. In Deutschland unterstützt der Anbieter den deutschen Personalausweis, in Österreich die Bürgerkarte mit Handysignatur. Auch die Cloud-Daten selbst werden sorgfältig behandelt, wie Mayrhofer skizziert: »Fabasoft betreibt Folio-Cloud in Hightech-Rechenzentren in Europa. Damit ist sichergestellt, dass die Cloud-Daten unserer Kunden in der europäischen Union bleiben. Folio-Cloud basiert auf Open-Source-Software und nicht auf amerikanischen Softwareprodukten. Daher haben US-Behörden gemäß US Patriot Act keinen Zugriff auf die Cloud-Daten.«
Business Social Media für mehr Effizienz
Heute machen die meisten ECM-Lösungen an den Unternehmensgrenzen Halt. Allerdings wird es durch Cloud-Lösungen leichter fallen, ECM über Unternehmensgrenzen hinweg mit Partnern, Lieferanten und Kunden zu realisieren. Die Kommunikation erfolgt dann nicht mehr per E-Mail, sondern über integrierte soziale Netzwerke, deren Funktionalität die Anwender von Facebook, Twitter und Co. kennen. Über Web-2.0-Oberflächen verschiedener ECM-Lösungen tauschen sich heute bereits Kollegen im Business-Umfeld ebenso einfach und informell aus, wie sie es in öffentlichen sozialen Netzwerken mit Familie und Freunden praktizieren.
Im geschäftlichen Umfeld lernen laut Büscher Anwender ebenfalls schnell den Komfort eines integrierten sozialen Netzwerks schätzen. »Antworten werden strukturierter und schneller zwischen Beteiligten ausgetauscht. Inhalte werden direkt diskutiert, Entscheidungen schneller getroffen, Fragen schneller beantwortet. Der Administrator freut sich, weil erhebliche Ressourcen von E-Mail Servern nicht mehr verbrannt werden.«
Cloud, Web 2.0 und Mobility sind nicht nur im ECM-Umfeld die heißen Themen, sondern natürlich die Megatrends in der gesamten IT. Jedoch sorgen sie in keinem anderen Bereich für derartige Umwälzungen bei den Geschäftsprozessen und in der Arbeitswelt. ECM kann sich so zur zentralen IT-Plattform im Unternehmen entwickeln und in seiner Bedeutung stark zulegen.