Über das iPhone haben Alfresco-Anwender schnellen Zugriff auf ihre Geschäftsdokumente (Bild: Alfresco)
Egal ob vielbeschäftigte CEOs, Vertriebsmitarbeiter im Außendienst, Marketingexperten mit hohem Abstimmungs- und Kommunikationsbedarf oder sicherheitsorientierte IT-Fachleute – nahezu alle Mitarbeiter im Unternehmen benötigen von überall Zugriff auf Unternehmensdaten und die Möglichkeit, sie zu bearbeiten. Mit Smartphones und Tablet-PCs sind die Hardware-Voraussetzungen bereits vorhanden und erfreuen sich großer Beliebtheit. Statistisch hat laut dem IT-Branchenverband
Bitkom jeder Bürger in Deutschland 1,3 Handys in Gebrauch. Smartphones hatten nach Erkenntnissen des Markforschungsunternehmens Nielsen im Dezember 2011 bereits einen Anteil von 30 Prozent. Laut Bitkom wurden 2011 rund 1,5 Millionen Tablet-PCs in Deutschland verkauft.
Der Erfolg des mobilen Internets und der entsprechenden Hardware basiert im hohen Maß auf dem gestiegenen Unterhaltungswert durch Spiele, persönliche Apps und die Nutzung der Social-Media-Angebote von unterwegs aus. Doch zunehmend steigt auch im beruflichen Bereich der mobile Zugriff und die Bearbeitung von Unternehmensdaten.
Mobile-Compliance ist große Herausforderung
Allerdings sind die Hürden, um zuverlässige mobile Lösungen zu realisieren, im Unternehmen viel höher als im privaten Umfeld. Die Einbettung in komplexe vorhandene IT-Infrastrukturen, Kostenaspekte sowie Compliance- und Sicherheitsanforderungen stellen Unternehmensverantwortliche vor große Herausforderungen. Jedoch führt kein Weg mehr an der mobilen Nutzung von Unternehmensapplikationen vorbei. Zu groß sind die Vorteile, die daraus entstehen.
Kann ein Vertriebsmitarbeiter von unterwegs aus aktuelle Daten und Informationen in seine Kundenpräsentationen einbauen, die aktuellen Kundendaten einsehen und Kundenanfragen schnell und kompetent mit Hilfe des Unternehmensnetzes beantworten, hinterlässt er einen souveränen Eindruck beim Kunden. Der Verkaufsprozess beschleunigt sich, und die Abschlusswahrscheinlichkeit steigt. Der Aftersales-Prozess verbessert sich ebenfalls enorm, da Experten im Supportfall schnell und kompetent reagieren können.
Neben der verbesserten Effizienz sorgt auch der Druck der Anwender für die Verbreitung von mobilen IT-Szenarien in Unternehmen. Mitarbeiter wollen den Komfort der mobilen IT, den sie aus ihrem Privatleben kennen, auch in der Arbeitswelt wiederfinden. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das IT-Umfeld für Mitarbeiter ein wichtiges Argument bei der Arbeitgeberwahl.
Und die Facebook-Generation ist kaum noch bereit, lediglich E-Mail und Telefon als einzige Kommunikationsmedien zu akzeptieren. Außerdem steigt das Sicherheitsrisiko enorm, wenn Mitarbeiter auf eigene Faust, ihre Smartphones und mobilen Geräte in das Unternehmensnetz integrieren.
Mobile ECM-Anwendung als Lösung
Um die IT-Infrastruktur fit für mobile Anwendungen zu gestalten, sind mobile Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) elementare Bausteine. ECM-Anbieter bemühen sich derzeit sehr, mobile Lösungen zu entwickeln. Der Experte für Social-Content-Management Alfresco verfügt über eine klare Mobility-Strategie. Unterstrichen wird dies durch den Ex-Apple-Manager Marc Dubresson, der seit September 2011 die Mobile-Division von Alfresco leitet. Bei Apple war Dubresson für die Markteinführung der ersten Apple-iPad-App »Pages« verantwortlich, die noch immer als die umsatzstärkste iPad-App aller Zeiten gilt.
Alfresco Mobile ist für das iPad optimiert (Bild: Alfresco)
Eben erst hat Alfresco bereits die zweite Generation seiner Alfresco-Mobile-Lösung vorgestellt. »Alfresco Mobile 1.2« enthält »iOS apps« für iPhone und iPad. Die Apps ermöglichen das Editieren von Dokumenten auf iPad und iPhone, ihre komplette Bearbeitung und Speicherung im »Alfresco content store« bei vollständiger Versionskontrolle und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand. Dies geschieht durch die Integration von »Quickoffice«, das die ortsunabhängige Bearbeitung von Microsoft-Dateien realisiert.
Alfresco und Quickoffice haben die Integration gemeinsam entwickelt, um eine unternehmenstaugliche, robuste und sichere Lösung zu erhalten. Großen Wert legten die Entwickler auf die Editierfunktionen, während viele andere Lösungen auf dem Markt lediglich die Möglichkeit bieten, Dokumente zu betrachten. Dokumente aber auch über eine komfortable Bedienoberfläche zu verändern und die Änderungen rück verfolgbar zu machen, bereitet Unternehmen einen echten Mehrwert.
Zudem können Benutzer Social-Media-Funktionen wie Like-Buttons verwenden. Das iPad-freundliche Layout erlaubt eine Vollansicht für jeden Inhaltstyp wie Präsentationen, PDFs und Videos. Ebenso sehen Anwender beim mobilen Zugriff, welche Arbeiten Kollegen gerade innerhalb der Alfresco-Umgebung vornehmen. Damit weitere mobile Unternehmensanwendungen entstehen und Kunden eigene mobile Apps entwickeln können, hat Alfresco gemeinsam mit dem strategischen Mobil-Partner Zia den Source-Code veröffentlicht.
Mobile-ECM beschleunigt auf allen Ebenen
Mit »Alfresco Mobile 1.2« ist es dem Marketingleiter beispielsweise von unterwegs aus via iPad möglich, die neueste Unternehmenspräsentation von einer externen Agentur einzusehen, Änderungen vorzunehmen und sie freizugeben. Die Versionsvergabe geschieht dabei automatisch und gleichzeitig können Mitarbeiter von überall auf die aktuellste Version zugreifen. Außerdem kann der Freigabeprozess durch den CEO, der sich gerade auf einem Kongress befindet, weiter geführt werden.
Der Kollege aus dem Vertrieb, der sich gerade beim Kunden aufhält, kann während seines Besuchs dann die neueste Präsentation bereits verwenden und aktuelle Statistiken und Verträge hinzuziehen. Gemeinsam mit Mitarbeitern oder dem Kunden ist er in der Lage, Verträge zu bearbeiten und Bestellungen vorzunehmen. Kollegen in der Zentrale oder an anderen Standorten können dann sofort auf die aktuelle Version zugreifen. Handelt es sich um eine Bestellung, kann die Produktion bereits automatisch angestoßen werden.
Über mobile ECM-Lösungen lassen sich Geschäftsprozesse über verschiedenste Unternehmensbereiche hinweg sozusagen per Domino-Effekt enorm beschleunigen. Das Unternehmen kann schneller agieren, spart Kosten und erhält zusätzlich einen deutlichen Wettbewerbsvorteil. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöht sich durch moderne Arbeitsmittel und effiziente Prozessabläufe ebenfalls, so dass die Produktivität auch dadurch ansteigt.