Unter der Leitung von Elisabeth Grenzebach (Chefredakteurin ECMguide.de) diskutierten Rudolf Gessinger (Saperion), Lothar Hänle (EMC-Documentum), Jörg Limberg (Open Text), Dr. Günter Scholz (IBM), Andreas Schulz (Microsoft), Merten Slominsky (FileNet) und Bernhard Zöller (Zöller und Partner).
von Steffi Haric, Elisabeth Grenzebach
Auf der einen Seite werden immer mehr ECM-Funktionen integraler Bestandteil von Office, Outlook, Lotus Notes oder ERP. Auf der anderen Seite geht es darum, eine unternehmensweite, prozessoptimierte Architektur aufzubauen. Was ist Enterprise-Content-Management (ECM) überhaupt?
Bernhard Zöller: Simpel gesagt soll ein ECM-System alles, was in Unternehmen aufbewahrungswürdig bzw. -pflichtig ist, richtig verwalten. Hinter den drei Buchstaben stecken Systeme, die dafür sorgen sollen, dass die richtigen Daten zur richtigen Zeit am richtigen Ort vorliegen. Salopp formuliert geht es darum, Content zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und zu archivieren und schließlich auch wieder zu finden – und ganz nebenbei auch noch die Betriebsprüfer zufrieden zu stellen.
Ist ECM eine Lösung? Ein Produkt? Eine Strategie?
Bernhard Zöller: Mir gefällt am besten der Begriff Buffetlösung: Es gibt so genannte ECM-Frameworks/Suiten, Hard- und Softwarelösungen und jeder Kunde kann sich individuelle Pakete zusammensuchen. Hierbei gibt es zwei Ansätze: Manche Firmen wollen »best of breed«, das heißt, sie suchen sich die jeweils passendsten Produkte verschiedener Anbieter zusammen – andere wollen lieber alles aus einer Hand. Was besser ist, muss jedes Unternehmen individuell entscheiden.
Lothar Hänle: Hier spielt auch der Begriff des Information-Lifecycle-Management eine wichtige Rolle, Informationen in Unternehmen haben ja sehr unterschiedliche Lebenszyklen – Unternehmen stehen vor der Herausforderung, einer zunehmenden Informationsflut Herr zu werden. Eine E-Mail muss nicht so lange aufbewahrt werden wie eine Rechnung. Die meisten Dokumente müssen mehrere Jahre, manche sogar über Jahrzehnte aufbewahrt werden. Ein wesentlicher Aspekt ist also die Archivierung. In einem ECM-Projekt ist deshalb der Fortschritt der Speichertechnik von Anfang an zu berücksichtigen. Die Software muss flexibel genug sein, zukünftige Storage-Hardware einzubinden, und die Software muss die Informationen jederzeit problemlos und automatisiert migrieren können. Außerdem spielt die Kostenbetrachtung eine Rolle: Entscheidend ist das Gesamtkostenmanagement, inklusive Speichermedien, Soft- und Hardware.
Auf die Frage nach dem ROI bekomme ich meistens die Antwort: »Das kommt immer darauf an.« Worauf kommt es denn an, Herr Dr. Scholz?
Dr. Günter Scholz: Um den Nutzen eines ECM-Projektes zu bewerten sind sowohl qualitative wie auch quantitative Effekte zu berücksichtigen. Wichtige qualitative Aspekte sind die Verbesserung des Kundenservice und die Vereinfachung der Zusammenarbeit, indem Dokumente einfacher gemeinsam bearbeitet und verändert werden können. Quantitativ messen können wir u.a. Fortschritte bei der Produktivität und Kosteneinsparungen. IBM hat 2002 für das eigene ECM 100 Millionen Dollar ausgegeben und eine Studie zu den Ergebnissen und Einsparpotenzialen herausgegeben. Bislang haben wir bereits 45 Millionen eingespart, aber das ist noch lange nicht das Ende der Fahnenstange.
Microsoft hat den ECM-Markt bisher eher am Back-End bedient: Wollen Sie mit Office 12 den Markt jetzt vom Front-End aufrollen, Herr Schulz?
Andreas Schulz: Steuerrelevanter Content wird heute an fast jedem Arbeitsplatz geschaffen. In rund acht Monaten kommt mit Office 12 ein Produkt auf den Markt, das die Integration in SAP-Systeme ermöglicht. Wir erwarten in jedem Fall eine Zukunft im ECM-Markt, auch wenn Microsoft weiterhin hauptsächlich Produktanbieter bleiben wird und im Bereich ECM überwiegend mit großen Partnern zusammenarbeitet.
Frage an den Partner: Herr Limberg, Open Text arbeitet eng mit Microsoft und SAP zusammen. Lebt es sich gut im Windschatten zweier so mächtiger Firmen?
Jörg Limberg: Durchaus. Man kann heute am Front-End einfach nicht mehr so gut mit eigenen Lösungen bedienen. Es ist besser und marktrelevanter, Lösungen zu schaffen, die Microsoft integrieren kann. Gleiches gilt für SAP. Und bislang fühlen wir uns als Kleber zwischen den Stühlen ganz wohl.
Herr Gessinger, wie fühlt sich Saperion als mittelständischer Anbieter von ECM-Lösungen zwischen diesen Riesen?
Rudolf Gessinger: Wir haben keine Angst und freuen uns, wenn das Thema ECM wichtig genug für die Großen ist und wir die Welle im Windschatten mitreiten können. Wir sind als Mittelständler eher für eine andere Klientel relevant und für Großkunden da relevant, wo es um Kooperation und Schnelligkeit geht.
Wie ist das als Kunde? Ist jemand hier, der gerade eine ECM-Lösung in seinem Unternehmen implementiert?
Publikum: Ja – aber wir stehen noch ganz am Anfang. Mich irritiert vor allem die Begriffsverwirrung. Was ist jetzt Dokumentenmanagement, was ist schon ECM? Und wie entscheide ich mich zwischen einer unübersichtlich hohen Zahl von Marktanbietern, deren Namen ich zumeist noch nie gehört habe? Was sind hier wichtige Kriterien?
@fGuter Einwand. Man schätzt die Zahl der Anbieter zwischen 100 oder 200, auch hier zeigt sich die Intransparenz des Marktes. Und obwohl die Analysten seit Jahren eine Marktkonsolidierung prophezeien, tut sich bislang wenig. Wie schätzt Microsoft den Markt ein, Herr Schulz?
Andreas Schulz: Etwa die Hälfte der Anbieter kommt aus dem Mittelstand, und da der Markt kontinuierlich gewachsen ist, bietet er auch Platz für immer mehr Anbieter. Die Begriffsverwirrung hängt ebenfalls mit diesem Wachstum zusammen – es gibt sehr unterschiedliche Branchenanforderungen und der Lösungsanbieter bemüht sich, die Sprache des Kunden zu sprechen. Viele verstehen das deutsche Wort Dokumentenmanagement einfach besser, was im Wesentlichen auch das Gleiche bedeutet, auch wenn ECM der in der Fachwelt üblichere Begriff ist, der eingesetzt wird, um die Erweiterung klassischer Dokumente um moderne Medien zu beschreiben. Das Front-End liegt schon jetzt bei Microsoft, das Back-End wird sich über kurz oder lang konsolidieren.
Ist ECM überwiegend für große Firmen relevant oder gibt es eine hohe Nachfrage im Mittelstand, Herr Zöller?
Bernhard Zöller: Auch kleine und mittelständische Firmen müssen jede Menge Daten dokumentieren. Sie müssen sich fragen: Was ist bezahlbar, einführbar, betreibbar? Die Hersteller müssen endlich weg von Dutzenden Teilkomponenten, die tatsächlich sehr verwirrend für den Kunden sind. Eine Zusammenarbeit ist nicht nur sinnvoll, um eine möglichst harmonische Mischung im Buffet zu erreichen, sondern vor allem im Sinne des Kunden. Und auch wenn wir hier unter uns Fachleuten auf dem Podium mit Begrifflichkeiten um uns werfen: Service ist im ECM eine sehr wichtige Komponente. Die meisten Anbieter kommen aus den Branchen, für die sie arbeiten, und können sich komplett auf die gewünschte Sprache und den Wissensstand ihres Kunden einstellen.
Wie viel Investitionssicherheit hat ein Kunde und wie intensiv wird an von Kundenseite gewünschten Standards gearbeitet, Herr Dr. Scholz?
Dr. Günter Scholz: Viele der Großen haben sich zusammengetan, um Standards zu schaffen, intuitiv verstehbare Begriffe sind bislang jedoch auch hier Mangelware. Alle wissen aber, dass wir serviceorientierter werden und auf einheitliche Schnittstellen achten müssen.
Viele Begriffe, viele Hersteller und ein hochkomplexes, branchenspezifisches Thema, für das sich schwer einheitliche Begriffe finden lassen. Wohin geht Ihrer Meinung nach der Markt, Herr Slominsky?
Merten Slominsky: FileNet ist ja einer der wenigen unabhängigen Anbieter, spezialisiert auf Nischenmärkte. Ich sehe eine Konsolidierung eher noch nicht, da die großen Anbieter nicht billiger sind und für viele Kunden architektonisch nicht relevant. Mittelstand wird meines Erachtens immer am besten von Mittelstand bedient.
Fazit zum Roundtable
Konsolidierung – geredet wird schon lange darüber. Nur die Zahl der Anbieter auf dem ECM-Markt wird nicht weniger. Für jeden, der geht oder übernommen wird, kommt ein neuer nach. Neue Technik führt zwangsläufig auch zu neuen Produkten. Ein »Haifischbecken« nannte ein Anwender den ECM-Markt vor kurzem. Bernhard Zöller geht davon aus, dass der Markt zwischen fünf und zehn Prozent wachsen wird. Der Grund: Gerade kleine und mittelständische Unternehmen fragen zunehmend nach ECM-Lösungen. Und auch die regulativen Anforderungen nehmen zu. Da diese Unterlagen zunehmend elektronisch empfangen oder erstellt werden, kommen DMS/ECM-Systeme für diese Aufgabe eher in Frage als Fileserver oder Mailsysteme, die in den meisten Fällen weder die geforderte Ordnungsmäßigkeit noch die funktionalen Vorteile eines DMS/ECM zur Verfügung stellen können.
Also abwarten? Investitionen zurückstellen? Nein! Auf die Konsolidierung des Marktes zu warten, hilft nicht weiter. Die Contentlawine rollt. So wie sich ERP für strukturierte Daten durchgesetzt hat, wird sich EMC für unstrukturierte Daten durchsetzen.