Web 2.0 und Collaborations-Pattformen bringen mit steigenden digitalen Informationen auch die ECM-Branche ins Schwitzen. Ganzheitliche Lösungen sind gefragt, die unternehmenskritische Daten von Anfang bis Ende für jeden nutzbar machen. Darüber hinaus leidet der Markt an den Schwierigkeiten der Terminologie.
von Ulrike Rieß
Der ECM-Sektor kämpft – allerdings mehr mit sich selbst als mit den Anwendern. Definitionsschwierigkeiten und allzu punktuelle Ansätze der letzten Jahre zeigen nun Spuren. Für 2009 ist ein Paradigmenwechsel zu erwarten, der hin zu Transparenz und mehr Kontrolle führen soll. Der Markt hat erkannt, dass es nicht mehr nur um einzelne Problemherde geht, sondern dass ganzheitliche Konzepte zum Erfolg führen. Wichtigste Eckpunkte sind dabei das Sammeln der Informationen, die Kontrolle darüber und nützliche Automatismen. Vor allem ein Umdenken zum globalen Informationsmanagement ist nötig. Das kommende Jahr wird neue Strategien mit alten Bekannten hervorbringen, aber sicher auch eine Verschmelzung unterschiedlicher Bereiche.
Begriffsstutzigkeit forciert einen der größten Trends
Eine Umfrage des amerikanischen Instituts AIIM ergab 2008, dass nur ein Viertel der Befragten mit dem Begriff Enterprise-Content-Management (ECM) im Zusammenhang mit Informationsmanagement etwas anfangen kann. Die Studie wurde nur in Amerika durchgeführt, man kann aber davon ausgehen, dass die Werte in Europa bzw. Deutschland noch schlimmer aussähen. Nach sieben Jahren branchenweiter Aufklärungsarbeit ist das ein eher ernüchterndes Ergebnis. Es lässt den Schluss zu, dass vor allem die Entscheider in den Unternehmen sich nicht angesprochen fühlen (Quelle: Project Consult Newsletter 2008/09/04).
Dieses Problem führt nun zu einem Wandel in der Terminologie. »Wir können davon ausgehen, dass sich ECM als Terminus verändern wird«, sagt Dr. Ulrich Kampffmeyer, Project Consult. »Die komplexe Problematik des Dokumentenmanagements zeigt, dass es nicht nur um punktuelle Problemherde geht, sondern ganzheitliche Lösungen gefragt sind. Um dies in der Begrifflichkeit widerzuspiegeln, wird es wohl eher Informationsmanagement, also Enterprise-Information-Management genannt werden – kurz EIM. Das trifft die Herausforderungen der Unternehmen besser und präziser.«
Entscheidende Triebkräfte für den EIM-Trend sind ebenso zu erkennen. Neue Dienste wie »Enterprise Service BOSS« (Build your own Search Service), »Federal Repositorys« oder »Mashup-Portale« zwingen Firmen zum Umdenken bei der Verwaltung interner Informationen. Des Weiteren gehören neue Generationen von Suchmaschinen oder -Plattformen sowie sich änderndes Business-Process-Management (BPM) zu den kritischen Faktoren, die EIM Vorschub leisten.
Problemherd unstrukturierte Daten
Besonders im Bereich des Dokumentenmanagements sind unstrukturierte Daten eine große Herausforderung. Da diese Art der digitalen Informationen speziell im Bereich E-Mail exponentiell wächst, müssen sinnvolle Lösungen aufgesetzt werden. Die unkontrollierten Redundanzen stellen eines der größten Probleme dar. Interne Kommunikation, in der ein und dieselbe Datei vielfach versendet oder bearbeitet und abgelegt wird, ist beispielsweise eine Methode der unüberschaubaren Vervielfältigung von Informationen. Hier geht der Trend dahin, dass klassisches Dokumentenmanagement sich mit entsprechenden Speicherlösungen integrieren sollte. Dabei muss der Anwender nicht zwangsläufig auf Datendeduplizierung zurückgreifen, sondern sollte prüfen, ob ihm Single-Instance-Verfahren nicht bessere Dienste leisten.
Getragen wird der Trend von drei Hauptmerkmalen. Zum Ersten dürfen E-Mails nicht mehr isoliert betrachtet werden. Vielmehr muss im Zusammenhang zu Anwendungen und Prozessen eine Überprüfung und Klassifizierung erfolgen. Zum Zweiten müssen klar definierte Regeln die optimale Kontrolle über die Datenbestände liefern. Drittens sollte sinnvolle Software zum Einsatz kommen, Single-Instance ist hierfür ein Beispiel. Automatisierte Prozesse werden sich hier auch vermehrt durchsetzen.
Es zeigt sich klar, dass das Problem der E-Mail-Flut und damit der unstrukturierten Daten sich nicht mehr nur von einer Seite – Speicher oder DMS – lösen lässt. Vielmehr wird hier eine Verzahnung erfolgen, die die Kluft zwischen strukturiert und unstrukturiert bündig schließen kann.
Service unter Vorbehalt
Ökonomischer Druck und die Weiterentwicklung von Web 2.0 sowie Cloud-Computing werden auch im DMS-Segment zahlreiche Dienstleister auf den Plan rufen. »Software as a Service« (SaaS) ist hier durchaus kein Fremdwort mehr. Allerdings könnte sich dieser Trend als eher zäh und langwierig erweisen. Ein Grund dafür ist noch immer die Vertrauens- und Sicherheitsfrage, wem ein Unternehmen seine Informationen überlassen will. Auch gesetzliche Regelungen spielen hier mit hinein. Dadurch sind viele Firmen von vornherein so gebunden, dass sie Geschäftsinterna nicht an dritte Instanzen weitergeben oder auslagern dürfen. Das wohl größere Problem ist, dass sich solche externen Anwendungen nur schlecht in interne Prozesse einbinden lassen. Wer über Collaborations-Plattformen an Projekten arbeitet oder Informationen austauscht, steht vor dem Problem, diese auch intern nahtlos verarbeiten zu können. Hier kann der Anwender nur auf entsprechende Weiterentwicklungen in der »Wolke« (Cloud-Computing) und bei Anwendungen wie »Sharepoint« hoffen.
Sharepoint und seine Helfer
Auch das nächste Jahr wird von Sharepoint geprägt sein. Dabei sind die Anwender nach wie vor auf Zusatzanbieter angewiesen, denn noch immer kann Sharepoint vieles, aber nichts zur Gänze. Niemand darf hier dem Trugschluss erliegen, dass eine gute Suchmaschine alle Probleme löst. Klassifizieren, Indizieren oder auch branchengerechtes Verwerten gehört zu einem guten DMS-Konzept dazu. Hier sind weitere Zusatzfunktionen seitens der Microsoft-Partner zu erwarten. Allerdings darf man hoffen, dass auch Microsoft die Lücken schließt, die derzeit noch innerhalb von Sharepoint vorhanden sind, zum Beispiel die globale Nutzung von E-Mails oder Adressen aus Exchange.
Allerdings steht fest, dass diese Collaborations-Plattform weiterhin nachhaltig den Markt prägt. Daneben werden andere ähnliche Applikationen existieren, die sich jedoch am Microsoft-Standard ausrichten.
Trotz Finanzdruck – weg von der Insel
Die weltweite wirtschaftliche Schieflage geht nicht unbemerkt am ECM-Markt vorbei. Alle Anbieter müssen nach langfristig tragenden Lösungen suchen, die der Kunde letztlich auch benötigt. Nur wer die richtigen Probleme anspricht, wird sich behaupten können. Das könnten beispielsweise branchenspezifische Lösungen sein. Der Markt wird sicher eine Veränderung der Priorisierung innerhalb von Unternehmen spüren. Trotzdem sollten Anwender das große Bild nicht aus den Augen verlieren.
Sicher sind ganzheitliche Lösungen teurer und Investitionen zahlen sich nicht so schnell aus. Allerdings kann eine solche Lösung auch in der derzeitigen Lage Einsparungen schaffen. Insellösungen kosten bereits mittelfristig weitaus mehr als ganzheitliche Konzepte. Somit ist absehbar, dass die großen Strategien zwar unter den – aus der Finanznot geborenen – punktuellen Ansätzen leiden werden. Eine gute Mischung aus sinnvoller Lösung und durchdachter Investition lässt sich aber sicher nur durch umfassende Ansätze erreichen. Das führt letztlich auch zu weiteren Verschmelzungen von ECM-Klassikern mit Collaborations-Tools und Speicherlösungen.