Viele Anbieter, schwer vergleichbare Systeme, unterschiedliche Bezeichnungen: Der Markt für Enterprise-Content-Management-Lösungen ist unübersichtlich. Das Forschungsinstitut BARC hat für Sie unter die Motorhauben geschaut.
von Martin Böhn, Analyst bei BARC
Markt für ECM:
Suiten und Spezialisten
Die Aufgaben sind vielfältig, die Einsatzformen variieren stark und die Hersteller sind in einem Wettbewerb der Schlagworte verstrickt. ECM-Systeme sind schwer vergleichbar. Wer sich an den Schlagworten orientiert, kommt nicht weit. Hilfreicher ist die Frage: Welche Aufgaben löst eine ECM-Lösung? Da es hierauf viele Antworten gibt, sollte man sich am kompletten Lebenszyklus eines Dokuments orientieren. Das machen auch die Hersteller von ECM-Systemen. Nur deckt jeder Hersteller die einzelnen Aufgaben respektive Funktionen unterschiedlich gut ab. Deshalb ergänzen Spezialisten, die sich auf Einzelbereiche konzentrieren, die Suiten. Normalerweise hat ein Dokument folgende Schritte vor sich: Erfassung (Erzeugung oder Import), Verschlagwortung, Ablage, Recherche, Bearbeitung, Weiterleitung, Publikation, Archivierung und Vernichtung. Anhand dieser Aufgaben lassen sich die Lösungen vergleichen und bewerten. Welches System für wen das richtige ist, hängt von dem geplanten Projekt ab: Welche Dokumentenquellen (Papier, Office, E-Mail etc.) und welche Dokumententypen (Rechnungen, Briefe, Dokumentationen etc.) sind wie involviert? Doch betrachten wir die Suiten im Detail.
Dokumente erfassen und indizieren
Bei der Erfassung und Ablage wird nach der Art der Dokumentenquelle differenziert. Die wichtigsten sind Papier, Office-Dokumente, E-Mails und Daten aus Fachanwendungen. Bei Papier stellen die meisten Systeme kleine Scan-Clients für einzelne Arbeitsplätze und ein geringes Dokumentenvolumen zur Verfügung, für Massenerfassung wird zumeist auf die Systeme von Spezialanbietern zurückgegriffen. Populär sind die Lösungen von Captiva und Kofax. Texterkennung und insbesondere Textextraktion werden häufig ebenfalls von Drittanbieter wie Océ oder ABBYY bereitgestellt. Elektronische Dokumente werden entweder aus dem Filesystem kopiert oder direkt aus der jeweiligen Fachanwendung (beispielsweise ERP-Systeme, Office-Anwendungen oder E-Mail-Programme) in das ECM-System gespeichert. Hierbei unterscheiden sich die Systeme, ob zur Ablage eine gesonderte Funktion bereitgestellt wird. Easy oder d.velop bieten hierfür einen eigenen Menüpunkt in der Task-Leiste der Fachanwendung. In anderen Systemen kann direkt mit den Standardbefehlen »Öffnen« und »Speichern« etc. gearbeitet werden. Die zweite, besonders tiefe Integration in die Fachanwendungen und den gesamten Windows Explorer hat windream bereits vor einigen Jahren bereitgestellt, mittlerweile ziehen verschiedene andere Anbieter nach, beispielsweise EMC Documentum oder SAP mit EasyDM, Vorteil für den Anwender ist, dass er die gewohnten Funktionen innerhalb seiner Fachanwendungen weiter benutzen kann.
Bei der Indexierung ist darauf zu achten, dass der Anteil der manuellen Indexierung gering bleibt und diese einfach durchzuführen ist. Freitextfelder sollten vermieden werden, Auswahllisten erleichtern dem Mitarbeiter die Angabe und führen gleichzeitig zu einer homogenen Attributierung. Viele Systeme bieten zudem eine automatische Indexierung an, indem bestimmte Feldwerte aus den Ausgangssystemen übernommen werden können (beispielsweise Betreff einer E-Mail oder Felder in einem Word-Formular) oder Prozessvariablen (Bearbeiter, Prozessschritt, Zeitpunkt) als Indexwerte genutzt werden. Viele Systeme erlauben zudem die Nutzung von Ablagestrukturen zur Indexierung. Als Beispiel sei Ceyoniq genannt. So kann ein Dokument per Drag & Drop auf einen bestimmten Ordner klassifiziert werden und bestimmte Indexwerte erben. Als dritte Möglichkeit steht die Volltextindizierung zur Verfügung, welche den Dokumenteninhalt selbst analysiert und daraus relevante Merkmale zur Klassifikation und Verschlagwortung ableitet.
Welcher Client?
Für die Bearbeitung und Recherche werden im ECM-Markt viele verschiedene Ansätze verfolgt, welche jeweils eine bestimmte Philosophie im Umgang mit Dokumenten verdeutlichen. Einige Anbieter wie beispielsweise ELO visualisieren die Inhalte analog zu Papierarchiven, wobei auch auf entsprechende Icons zur Visualisierung der Aktenschränke, Ordner und Register zurückgegriffen wird. Andere visualisieren die Funktionalitäten bewusst in einem Client, welcher eher an Portale oder Microsoft Outlook angelehnt ist. Sämtliche Funktionalitäten zur Erfassung, Recherche, Bearbeitung und Weiterleitung werden in entsprechenden Teilbereichen oder Reitern zur Verfügung gestellt, das ECM-System ist klar die führende Anwendung für den jeweiligen Mitarbeiter. Beispielsweise arbeiten FileNet und Open Text mit solchen Ansätzen.
Für die Recherche bieten verschiedene Systeme Funktionen zur Suche nach ähnlichen Objekten. Hierfür werden semantische Netze visualisiert oder man kann nach ähnlichen Dokumenten suchen. Bei COI zieht man beispielsweise das Dokument auf die Suchmaske.
Geschäftsprozess-Hilfe
Zur Weiterleitung der Informationen wird in vielen Fällen auf das E-Mail-System zurückgegriffen, wobei zumindest dann, wenn der Adressat ebenfalls ein Benutzer des ECM-Systems ist, keine Dateien als Anhänge sondern lediglich Referenzen auf den Inhalt versendet werden. Durch den Zugriff auf zentral abgelegte Informationen, die Verrechtung der Zugriffs- und Änderungsmöglichkeiten sowie die Verhinderung von paralleler Bearbeitung über Check-In/Check-Out-Mechanismen werden Doppelarbeiten vermieden und die Aktualität der Informationen sichergestellt. Diese Funktionen gehören zum Standard der meisten ECM-Systeme, weshalb eine Differenzierung hier nur im Detail möglich ist. Beispielsweise kann untersucht werden, ob eine Referenz als URL auch außerhalb der Unternehmensgrenzen versendet werden kann, bei der Nachverfolgung des Links ist dann ein Einloggen im System notwendig.
Immer häufiger fordern Kunden auch ein integriertes Prozessmanagement. Viele ECM-Anbieter reagieren und entwickeln Tools für Prozessmodellierung, -steuerung und -überwachung. Hier sind noch deutliche Qualitätsunterschiede erkennbar. Eingebunden werden auch klassische Reportingfunktionen. Hummingbird, mittlerweile von Open Text übernommen) stellte hier aufgrund seiner Business-Intelligence-Erfahrung schon früh Mittel zur Verfügung. Im letzten Jahr haben auch FileNet und Optimal Systems solche Module auf den Markt gebracht.
Aufgaben der Rechnungseingangsverarbeitung
Eine besondere Art der Prozessunterstützung ist die Rechnungs- und Posteingangsbearbeitung. Hierbei gilt es, die erhaltenen Informationen von der Erfassung der Papierpost (Scannen und Texterkennung) oder der elektronischen Ausgangsdateien (über Schnittstellen) über die Klassifikation der Dokumente und Extraktion der relevanten Informationen (Rechnungsnummer, Ansprechpartner etc.) aufzubereiten. Eine Kopplung mit marktgängigen ERP-Systemen ist mittlerweile Standard. Für die Abdeckung dieser Anforderungen existieren verschiedene Marktsegmente. Dabei ist zu unterscheiden, welche Systeme die Aufgaben Erfassung, Klassifikation, Workflow und Ablage übernehmen. Für die isolierte Rechnungseingangsbearbeitung gibt es Spezialanbieter (beispielsweise
basware). Häufig kooperieren Erfassungsspezialisten und ECM-Anbieter, wobei hierfür häufig eigene Module durch den ECM-Hersteller angeboten werden. Ein Beispiel ist Invoice von
Saperion. Einige ECM-Anbieter decken die komplette Erfassung und Verarbeitung durch eigene Module ab, beispielsweise Optimal Systems und
SER.
Veröffentlichen
Im Bereich der Veröffentlichung haben sich eigene Marktsegmente gebildet: Besonders populär sind Web-Content-Management (WCM) und Outputmanagement (OM). Ziel des WCM ist es, Informationen strukturiert und auch personalisiert im Intranet und Internet bereitzustellen. Dabei werden definierte Rechtestrukturen und Veröffentlichungszeiträume eingehalten. Anbieter sind beispielsweise RedDot, First Spirit, Vignette und Hyperwave oder Day.
Das Outputmanagement unterteilt sich in zwei Gruppen: Die Drucksteuerung überwacht Druckerserver und Drucker hinsichtlich ihrer Auslastung und Verfügbarkeit. Sie umfasst aber auch das kontrollierte Drucken (beispielsweise nur ein Original) und die Informationsaufbereitung. Hierunter fallen beispielsweise die Trennung von Massendaten und eine auf den Adressaten angepasste Darstellung unter Beachtung des Corporate Design. Hier positionieren sich unter anderem Streamserveund Printcom. ECM-Systeme bieten in diesen Bereichen Grundfunktionen an, umfangreiche Anforderungen können in den Projekten aber zumeist nur durch Hinzuziehen eines Spezialisten abgedeckt werden.
Archivierung und Nachweisbarkeit
Mit dem Schlagwort Information-Lifecycle-Management (ILM) wird die Abbildung des Dokumentenlebenszyklus im System bezeichnet. Es geht vor allem darum, Rechtestrukturen und Automatismen zu definieren. Ein Beispiel: Bei der Freigabe eines Dokumentes nimmt das System automatisch eine Statusänderung des Dokuments vor, welche mit einem Entzug der Schreibrechte verbunden ist. Gleichzeitig wird eine Kopie des Dokuments in das Langzeitarchiv verschoben. Hier gilt es nachzufragen: Welche Statusübergänge werden definiert? Welche Dokumententypen verwaltet? Wie können diese mit bestehenden Rechte- und Rollenmodellen gekoppelt werden? Die angebotenen Funktionen und der Grad der möglichen Automatisierung sind von System zu System unterschiedlich.
Bei der Wahl der Archivmedien sind Revisionssicherheit, Zugriffsgeschwindigkeit und Speicherkosten entscheidend.
An die Stelle der bisher favorisierten optischen Medien (beispielsweise Jukeboxen) treten zunehmend Festplattensysteme (beispielsweise von ECM Software). Die Verwaltung der Speichereinheiten erfolgt durch das Archivsystem, auf diese Weise werden Manipulationen wie unberechtigtes Überschreiben verhindert. Durch Berechnung eindeutiger Hashwerte kann zudem die Unverändertheit und Vollständigkeit der Dokumente sowie ganzer Akten nachgewiesen werden. Im ECM-Bereich sind die Ansteuerung der Archivmedien sowie die Nachweisführung zum Beweis nicht manipulierter Datenbestände entscheidende Kriterien, die Bereitstellung der Medien selbst wird zumeist spezialisierten Hardware-Lieferanten überlassen.
So geht es weiter
Entwicklung des Markts für ECM-Systeme
ECM-Systeme sind in den vergangenen Jahren technisch gereift, ihr Fokus wurde auf stärkere Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur sowie die Geschäftsprozesse gelegt und die Kommunikationsmöglichkeiten ausgebaut. Es ist in den nächsten Jahren ist nicht mit einer Konsolidierung am Markt zu rechnen. Zwar ist immer wieder von spektakulären Übernahmen und Zusammenschlüssen zu lesen, es bleibt aber Raum für neue Marktteilnehmer. Hier drängen immer wieder Lösungsanbieter auf den Markt. Durch Abstimmung der Lösung auf ein bestimmtes Marktsegment und entsprechende Service-Qualität werden sich diese Systeme auch langfristig gegen etablierte Hersteller behaupten können. Auch die Initiativen von Microsoft und SAP werden nicht zu einem Verschwinden des Software-Segments ECM führen. Grundfunktionen können in Betriebssystem und ERP-System wandern, weiterführende Anforderungen aber auch in Zukunft über spezialisierte ECM-Hersteller abgedeckt werden. Dies zeigt auch die Reaktion der etablierten ECM-Anbieter: statt Abgrenzung werden die Ergänzungsmöglichkeiten betont.
Ein Hemmnis werden aber die fehlenden Standards. Dies ist nicht in technischer Hinsicht zu verstehen, hier wurden bereits enorme Fortschritte gemacht. Die unklaren Bezeichnungen der ECM-Bausteine und die nicht einheitliche Definition der Funktionstiefe erschweren es den Interessenten, ihre Projekte zu spezifizieren. Damit unterbleiben immer wieder die notwendigen ECM-Projekte, da sie schon in Projekt- und Anforderungsdefinition scheitern.