Was bietet der neue Microsoft-Office-Sharepoint 2007, kurz MOSS 2007, an ECM-Funktionen und wie und wo ergänzen ECM-Hersteller das ECM-Angebot aus dem Hause Microsoft?
von Sarah Risse, Beraterin bei Project Consult Unternehmensberatung
Die Vorgänger-Version lief noch unter dem Namen »Sharepoint Portal Server«: Der Zusatz »Portal« ist beim neuen Sharepoint entfallen; das Produkt ist nunmehr Bestandteil der Office-Suite. Zwar liegt der Schwerpunkt des Sharepoint immer noch beim Zusammenführen von verschiedenen Informationsquellen, jedoch wurden die ECM-, Such- und Collaboration-Funktionen gestärkt. Der MOSS 2007 scheint im Markt gut aufgenommen zu werden, Microsoft selbst berichtet von Verkaufszahlen in ungeahnter Höhe. Die ECM-Anbieter bringen neue Versionen ihrer Integrationslösungen auf den Markt und auch Project Consult verzeichnet in seinen Kundenprojekten ein gestiegenes Interesse für die Microsoft-Lösung. Was die von Microsoft selbst als ECM-Plattform positionierte Software wirklich an Funktionen bietet, ist viel diskutiert worden. Mittlerweile ist die Ansicht weit verbreitet, dass es sich um eine Collaboration-Software mit grundlegender Dokumentenmanagement- und Such-Funktionalität handelt, die weit von einem umfassenden ECM-System entfernt ist.
ECM aus dem Hause Microsoft
Bewertung der ECM-Funktionalität des MOSS 2007
Project Consult hat die ECM-Funktionalität von Sharepoint auf Basis der AIIM-Definition bewertet. Das Ergebnis ist in Abbildung 1 graphisch dargestellt: Der Sharepoint konzentriert sich auf Collaboration-Funktionen; andere Bereiche fallen stark zurück.
Im Einzelnen: Mit den Teamsites, Dokumentenarbeitsbereichen, der Office-Client-Integration und Messaging-Funktion stellt der MOSS 2007 ein gutes Collaboration-Werkzeug dar. Die Dokumentenmanagement-Funktionalität umfasst grundlegende Funktionen wie Versionsverwaltung, Check-in/Check-out-Mechanismen und mit dem Inhaltstypen-Feature (ein Ansatz, der sich ähnlich wie die Nutzung von Dokumentenklassen im Dokumentenmanagement positioniert) die Möglichkeit zur Standardisierung von Metadaten, Dokumenttypen und Vorlagen. Es fehlen Funktionen wie die automatische oder manuelle Klassifizierung von Dokumenten, virtuelle Sichten und Ordner. Einfache Abstimmungsworkflows können im Sharepoint abgebildet werden, zur Umsetzung komplexerer Prozesse müsste ein Tool wie die Windows-Workflow-Foundation hinzugezogen werden. Im Recordsmanagement bietet der Sharepoint nur eine sehr rudimentäre Verwaltung nach Aufbewahrungsfristen, eine Preserve-Komponente mit Single-Instance-Archivierung und Rendition-Management. Speichermanagement fehlt komplett, genauso wie Capture und Deliver.
ECM-Anbieter füllen Lücken
Genau diese Lücken versuchen immer mehr Hersteller zu schließen und bieten Lösungen zur Integration ihrer ECM-Funktionalität in den Sharepoint. Die Lösungen, die mittlerweile so gut wie jeder Hersteller in seinem Portfolio hat und pünktlich zur DMS Expo 2007 anpreist, reichen von reinen Archivierungslösungen für Sharepoint-Dokumente bis zur umfangreichen Integration von Archivinhalten und anderen ECM-Komponenten wie Workflow in die Sharepoint-Umgebung. Es scheint große Unterschiede zwischen den einzelnen Angeboten zu geben. Gleichzeitig ist unklar, wie tief die jeweiligen Lösungen wirklich integriert sind. Um sich einen Überblick über die am Markt vorhandenen Lösungen und deren tatsächlichen Leistungsumfang zu verschaffen hat Projekt Consult eine Marktstudie unter den führenden ECM-Anbietern im deutschen Markt durchgeführt.
Marktstudie & Teilnehmer
Teilnehmende Anbieter und Produkte
Zur Teilnahme an der Marktstudie im Juli 2007 war eine Auswahl der führenden Anbieter im deutschen Markt eingeladen. Einige Anbieter sahen sich noch nicht in der Lage, den Fragenkatalog zu beantworten, da der MOSS 2007 noch neu ist und sich entsprechende Produkte noch in der Entwicklung befinden. Andere haben Produkte beschrieben, die erst zur DMS EXPO 2007 vorgestellt werden. Daher ist noch mit einigen Weiterentwicklungen und Veränderungen der Auswertung zu rechnen. Die Anbieter, die an der Befragung teilgenommen haben, sind mit den untersuchten Produkten in Tabelle 1 aufgeführt. Die Studie basiert auf einem Fragenkatalog sowie eingereichten Whitepapers und frei zugänglichen Produktinformationen. Untersucht wurden die Archivierung von Sharepoint-Inhalten im ECM-System, die Integration von ECM-Inhalten in den Sharepoint und die Sharepoint-Suche, die Archivierung kollaborativer Inhalte sowie die strategische Positionierung der Anbieter.
Integrationsmechanismen der Sharepoint-Plattform
SharePoint liegt das Microsoft-.Net-Framework zu Grunde. Letztendlich handelt es sich um eine Sammlung von Web-Parts und Webservices, über die Funktionalität bereitgestellt wird. Web-Parts sind Komponenten auf Anwendungsebene, die für Seitenlayout, Oberflächenelemente und Interaktionen mit einem darunterliegenden Applikationsserver verwendet werden. Der Anwender nimmt diese als Bausteine für modulare Webseiten wahr, deren Einbindung zur Laufzeit möglicht ist. Aus Sicht der Entwickler handelt es sich um »ASP.Net Server Controls«. Webparts dienen in Sharepoint vor allem der Strukturierung und Anzeige der Informationen und der Personalisierung der Ansichten, können aber auch in Kombination mit Webservices zur Interaktion mit anderen Applikationen und somit der Integration von Daten anderer Repositorys verwendet werden. Diese Funktionalität wird in der Portalintegration verwendet, um Komponenten des ECM-Systems aus der Sharepoint-Umgebung heraus zu nutzen und den Zugriff auf Archiv-Inhalte zu ermöglichen. So würde zum Beispiel die Suche im Archiv aus dem Sharepoint in einem Such-Webpart umgesetzt, ebenso wie die Anzeige des Postkorbs des ECM-Clients.
Reichweite und Grenzen
Feature-Matrix Portalintegration
Betrachtet man die Integration von ECM-Komponenten und Inhalten in das Sharepoint-Portal, sind für den Anwender drei Hauptbereiche interessant: Suche im Archiv; Funktionen, die für Archivdokumente im Sharepoint zur Verfügung gestellt werden sowie Anzeige und Nutzung der ECM-Strukturen und Komponenten. Natürlich ist dem Anwender auch wichtig, dass diese Inhalte und Funktionen möglichst transparent eingebunden sind.
Tabelle 2 zeigt die Feature-Matrix Portalintegration: Die Funktionsmatrix stellt die Abdeckung der Funktionsbereiche in den untersuchten Produkten dar, wie sie aus den Antworten zusammengefasst werden konnten. »x« steht für »stark ausgeprägt«, »o« für weniger ausgeprägt und Leerstellen markieren »nicht vorhanden«.
Suche im Archiv
Die Suche nach Archivinhalten ist als Standardfunktionalität bei allen untersuchten Produkten vorhanden, sowohl in Form eines Webparts für die Suche im Archiv allein sowie in Form der übergreifenden Suche in der Sharepoint-Datenbank und dem ECM-Repository. Die Lösungen variieren aber im Grad der Integrationstiefe: Einige Produkte leiten die Suchanfrage an die Search-Engine des Archivs weiter, wobei die Zuordnung der Suchparameter über ein Mapping der Indexfelder erfolgt. Andere nutzen die Möglichkeit der Erweiterung der Sharepoint-Suche: Diese kann über entsprechende Protocolhandler derart erweitert werden, dass der Sharepoint-Crawler das Archiv oder dedizierte Teile des Archivs crawlt und indexiert.
Untersucht man , wie die Trefferlisten der übergreifenden Suche dargestellt werden, wird deutlich, dass die Integrationstiefe der Lösungen noch ausbaufähig ist: Kaum eines der Produkte bietet eine gemischte Trefferliste, die ein einheitliches Ranking für alle gefundenen Dokumente enthält, egal aus welchem Repository sie stammen. In der Regel werden die Suchergebnisse nach Inhaltsquelle unterteilt aufgelistet. Bei den Lösungen, die nach Herstellerangaben eine gemischte Relevanzbewertung enthalten, bleibt unklar, wie diese zu Stande kommt.
Funktionen für Archivdokumente
Funktionen, die für Archivdokumente in den Trefferlisten angeboten werden, sind sehr unterschiedlich integriert: Standardmäßig können diese ausgewählt und in der entsprechenden Standardanwendung geöffnet werden. Genauso kann sich der Anwender in den meisten Produkten die Versionshistorie anzeigen lassen und auf die Indexdaten zugreifen. Schwieriger wird es bei der Abbildung der Funktionen, die für Sharepoint-Dokumente im Standard-Kontextmenü zur Verfügung stehen, wie z. B. »Benachrichtigen«, »Senden an anderen Speicherort« , »Link als E-Mail versenden«, »Dokumentarbeitsbereich erstellen«. Hier lassen sich auf Grund der Vielfältigkeit und Unvollständigkeit der Antworten keine Einzelaussagen treffen, in manchen Produkten wird keine dieser Funktionen für Archivdokumente, in einigen Produkten wird ein Teil der Funktionen und in keinem Produkt werden alle Funktionen für die Archivdokumente angeboten. Die Abbildung aller Funktionen ist sicherlich auch nicht sinnvoll. Doch sind Collaboration-Funktionen wie die Erstellung eines gemeinsam nutzbaren Dokumentarbeitsbereichs auch für Dokumente, die im ECM-Repository liegen, wünschenswert und führen darüber hinaus zu mehr Transparenz für den Anwender.
Webparts für Archivzugriff
Neben den Webparts für die Suche im Archiv stellen die meisten Produkte auch Webparts für den direkten Zugriff auf Archivinhalte zur Verfügung. In diesen kann der Nutzer durch die Archivstrukturen navigieren. Allerdings bilden nur wenige Produkte virtuelle Akten ab: In einigen Lösungen können Inhaltsabfragen für die Anzeige virtueller Strukturen definiert und gespeichert werden. Auch in diesem Bereich wird das Feld immer kleiner, je mehr Integrationstiefe die untersuchten Features erfordern: In einer wirklich transparenten Integration der ECM-Komponenten für den Sharepoint sollte es möglich sein, virtuelle Akten aus beiden Systemen zu generieren. Dies leisten aber die wenigsten Produkte.
Soll der Sharepoint als Client für das ECM fungieren, ist der Zugriff auf den Postkorb und die Nutzung des Workflows des ECM-Systems aus dem Sharepoint heraus nicht zu vergessen. Ein Webpart für den Postkorb bieten fast alle Produkte, einige auch mit Benachrichtigungsfunktion. Ähnlich verhält es sich mit der Workflowkomponente, welche bei den meisten Produkten über das Postkorb-Webpart nutzbar ist.
Bewertung
Bewertung der Portalintegration
Die beschriebenen Aspekte sind mit vielen Detailfragen untersucht worden und in eine Gesamtbewertung der Portalintegration der einzelnen Produkte eingeflossen, die in Abbildung 2 dargestellt ist. Berücksichtigt wurde dabei besonders die Integrationstiefe, so dass alleine das Vorhandensein einer Funktionalität nicht ausreichend ist, sondern auch die Umsetzung begutachtet wurde. Bei der Ermittlung der Integrationstiefe wurde besonders berücksichtigt, wie eine einheitliche Suche über Sharepoint und externe Archive und Repositorys gelöst wurde und wie sich die Lösung in die Sharepoint-Oberfläche integriert.
Die Gesamtbewertung zeigt, dass die meisten Produkte sich im Mittelfeld tummeln. Eine vollständig transparent integrierte Lösung bietet kein Hersteller, jede Lösung hat ihre Schwachstellen und alle haben Defizite in der Integration der Datenbestände: sei es die einheitliche Trefferliste für die übergreifende Suche, die Synchronisation von Berechtigungen oder die übergreifende Ansicht für Dokumente aus beiden Repositorys.
Aller Anfang ist schwer
Die Produkte befinden sich noch mehr oder weniger im Anfangsstadium. Es wird deutlich, dass sich die Anbieter noch sehr unsicher über die Kundenbedürfnisse sind und die Marktentwicklung wohl erstmal abwarten wollen. Das ist nicht verwunderlich, denn bisher hat keiner der Hersteller große Referenzprojekte anzubieten, viele Unternehmen werden den MOSS 2007 erst Ende dieses oder Anfang nächsten Jahres einführen, wenn überhaupt. Entscheidend für den Erfolg der eingebundenen ECM-Produkte wird die Tiefe, Einfachheit der Installation und Handhabung sowie die Verbreitung des Sharepoint selbst als Dokumentenmanagement- und Collaborationswerkzeug sein. Anbieter wie OpenText gehen hier soweit von einem „ECM Ökosystem“ zu sprechen, in dem sich Sharepoint und ECM-Lösungen in einer geschlossenen Systemlandschaft wieder finden.
Eigentlich alle Hersteller aber haben die Notwendigkeit der tiefen Integration auch im Portalbereich erkannt und Verbesserungen in diesem Bereich sind in Planung und, wie die Antworten zeigen, in den Folgeversionen zu erwarten. Angesichts der Tatsache, dass auch fast alle sich als Backendsystem für den MOSS 2007 positionieren und die transparente Integration in die Microsoft-Welt betonen, ist die Weiterentwicklung Pflicht und nicht etwa Kür.
Markterhebung
Project Consult beabsichtigt im Oktober 2007 die Ergebnisse als Whitepaper zu veröffentlichen. Die Angaben der Hersteller sollen hierzu im Rahmen von Besuchen auf der DMS EXPO 2007 nachgefragt werden.