ERP-Systeme sind die Lebensader vieler Unternehmen. Trotzdem verlässt man in vielen Betrieben die Komfortzone, sobald es um Papierrechnungen geht. Das muss nicht sein. Denn: Inputmanagement und ERP-Systeme kommen sich immer näher.
von Rainer Kappus, DMS-Consulting
Vernetzte Daten sind ein Segen: Mit einem integrierten System kann man einfach von der Produktionsplanung zur Bestelldisposition und schließlich mal eben zur Finanzbuchhaltung springen, ohne die Anwendung zu verlassen. Die meisten ERP-Anwendungen bieten heute Funktionen, um dokumentenbasierte Informationsobjekte zu integrieren. Das Portfolio reicht von einfachen Programmschnittstellen zu marktüblichen ECM-Lösungen bis hin zu integrierten DMS-Funktionen zur Abbildung von Akten, Vorgangsmappen und Archiven. So ist es beispielsweise heute recht einfach, ein elektronisches Archivsystem an eine Lösung von Sage oder Microsoft anzudocken. SAP bietet in ERP-Suite sogar vollständiges DMS und Recordsmanagement an, bis hin zu einer zertifizierten Schnittstelle für externe Ablagesysteme.
ERP ohne Türsteher
Doch wie kommen die Dokumente hinein? Spätestens hier ist für die meisten ERP-Systeme Ende. Die Übernahme von Papierdokumenten durch integrierte Scan-Lösungen oder die automatisierbare Einbindung von elektronischen Nachrichten, wie E-Mails und deren Anhänge, ist nur rudimentär anzutreffen. Lange Zeit schlossen ECM-Anbieter diese Lücke. Wenn man ein DMS mit der ERP-Lösung verbunden hat, kann man die Capture-Produkte des ECM-Anbieters oder seines Kooperationspartners nutzen, um die Dokumente über den Umweg via DMS mit den relevanten Geschäftsobjekten im ERP-System zu verbinden. Modernes Inputmanagement verlangt jedoch mehr.
Die Anforderungen gehen eindeutig in Richtung Prozessintegration. Die Wünsche sind komplex und weit reichend. Die angestrebten Lösungen erfordern eine hohe Flexibilität aller beteiligten Instanzen. Bei einer Input-Management-Lösung werden eingehende Informationsobjekte bereits am Eingang in das Unternehmen erfasst, digitalisiert – sofern nicht bereits in dieser Form eingegangen – und anschließend klassifiziert. Das Ergebnis der Klassifikation wird zu einer Prozessbestimmung genutzt: Welchem Prozess ist das eingehende Informationsobjekt zuzuordnen? Welche Nutzdaten aus dem Informationsobjekt werden für die weiteren Prozessschritte benötigt? Wie werden diese an das ERP-System übergeben? Zudem ist der weitere Weg des Informationsobjektes bis in das Archiv zu bestimmen.
Ein solches Szenario erfordert das Zusammenspiel vieler Technikkomponenten. Reine Scan-Lösungen müssen mit OCR kombiniert werden, Klassifikationssysteme und Formularleser analysieren die erkannten Daten und Layouts und schließlich müssen standardisierte Schnittstellen zum ERP-System mit diesen Informationen bedient werden.
Schnittstellensalat
Ein ERP-System wie beispielsweise mySAP hat aber viele Schnittstellen, um interne Prozesse mit Daten zu versorgen und diese zum Teil sogar vollständig »dunkel«, also ohne Benutzerinteraktion ablaufen zu lassen. Dennoch sind diese Schnittstellen produktspezifisch und können nicht einfach so auf andere ERP-Systeme angewendet werden. In der Vergangenheit haben sich daher einzelne vertikale Lösungen entwickelt, welche einen bestimmten Prozess durchgängig in einem ERP-System abbilden. Paradefall ist die Bearbeitung eingehender Rechnungen. In vielen Unternehmen geht es jetzt darum, die digitale Bearbeitung auf andere Geschäftsprozesse und andere Dokumentenarten auszuweiten.
Um ein Informationsobjekt vollständig inhaltlich zu erschließen, sind wiederum Daten und Geschäftslogik aus dem ERP-System nötig. Auf einer Rechnung steht vielleicht der Name des Lieferanten, zur Buchung wird aber die Kreditorennummer benötigt. Wird eine solche Fachlogik in ein vorgeschaltetes Input-Management-System verlagert, entsteht am Ende eine »doppelte Datenhaltung«, die man nur schwer konsistent halten kann.
Richtungswechsel
Der Weg muss also in die andere Richtung führen. Verfahren des Input-Managements müssen in das ERP-System integrierbar sein. Verschiedene Hersteller haben dies bereits umgesetzt. So bietet beispielsweise die Inpuncto GmbH mit ihren Produkten »biz2Scan« und »biz2Explorer« Anwendungen an, die vollständig in die SAP-Oberfläche integriert sind. Mit ihnen lassen sich direkt aus dem ERP-System heraus Dokumente einscannen und mit SAP-Prozessen und Geschäftsobjekten verbinden. Die Anwendungsoberfläche ist Bestandteil des SAPGUI oder wird zumindest als solche vom Anwender empfunden. Weiterführende Disziplinen des Input-Managements, wie OCR oder Klassifikation sind in den Produkten jedoch nicht enthalten.
ERP-Versteher Dicom
Dies bietet Dicom mit seinem Produkt »Ascent Release for ERP«. Hinter dem Produkt steckt eine Kombination aus verschiedenen Anwendungssystemen, wie »Ascent Capture«, einer Capture-Anwendung mit OCR und vielen Möglichkeiten zur Aufbereitung der erkannten Daten für Folgesysteme, sowie einer Integrationskomponente, welche gezielt SAP-Transaktionen mit den notwendigen Daten bedient. Die Anwendung fokussiert auf die SAP-Szenarien zur Verarbeitung eingehender Dokumente und bedient letztlich auch den SAP-Business-Workflow. Ein wirklicher Prozessautomatismus ist nur möglich, wenn alle Transaktionsdaten vollständig vorliegen. Dies wird in vielen Fällen durch die Integrationskomponente gewährleistet, denn sie kann nicht nur Daten an das ERP-System liefern, sondern auch zur Plausibilisierung Daten aus mySAP online lesen, ohne diese zusätzlich außerhalb des ERP-Systems redundant vorzuhalten. Aktuell konzentriert sich die Anwendung jedoch auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, ein universeller Ansatz für andere Geschäftsprozesse ist noch nicht realisiert, wenngleich auch denkbar.
»Single Click Entry« von Océ
Einen anderen interessanten Ansatz verfolgt Océ mit »Single Click Entry«. Das Produkt stellt ein Verfahren bereit, welches die Daten aus dem Dokument direkt in die SAP-Oberfläche überträgt. Der Anwender klickt auf eine Stelle im Dokument und die Daten werden automatisch in das zugehörige Feld der SAP-Maske übernommen. Zwar ist dieses Verfahren nicht vollautomatisch, doch die Fähigkeiten von Mensch und Maschine ergänzen sich ideal. So schlägt die Software brauchbare Werte zur Übernahme in die Anwendung vor. Muss z. B. ein Bestelldatum eingegeben werden, markiert »Single Click Entry« alle Datumsangaben auf dem Dokument; soll eine Bestellnummer erfasst werden, wird die einzige gültige Bestellnummer markiert und der Cursor automatisch dort platziert. Der Bearbeiter beschränkt sich auf das Bestätigen und ggf. Auswählen der richtigen Information. Diese neue Technik ist vor allem dann geeignet, wenn das zu verarbeitende Dokumentenvolumen niedrig und die Dokumentenvarianz hoch ist.
Masse mit Klasse?
Sind die Voraussetzungen umgekehrt, d. h. man hat täglich viele gleiche oder ähnliche Dokumente am Posteingang, welche Nutzdaten für das ERP-System enthalten, so ist dies nach wie vor die Domäne der Formularleser. Diese sind optimiert für eine Massenverarbeitung bei der Erfassung und auf die flexible Bedienung des Zielsystems mit den generierten Nutzdaten. Um hier den Grad der Automatisierung hoch zu halten, sind Plausibilisierungsdaten aus der Zielanwendung unerlässlich. Dabei werden jedoch heute meist Bestandsdaten aus dem ERP-System in periodischen Abständen in die Formularanwendung geladen, weil die Performanz bei einer Online-Anbindung häufig nicht ausreichend ist. Die Konsequenz: redundante Datenhaltung. Obwohl hier flexible Anwendungs-Suites, wie beispielsweise »FrontCollect« von BetaSystems im Markt verfügbar sind, handelt es sich bei den Produkten letztlich um eigenständige Lösungen mit geringem Integrationsgrad in das ERP-System. Es zeigt sich bei näherem Hinsehen, dass sich die gepriesene Integration einer Input-Management-Lösung in ein ERP-System auf die simple Umsetzung einer ganz spezifischen Schnittstelle reduzieren lässt.
Anforderungen der Zukunft
Zwei auf den ersten Blick gegenläufige Faktoren sind zu vereinen: Gefordert ist eine maximale Automatisierung bei gleichzeitiger Flexibilität in Bezug auf Prozess- und Datenvielfalt.
Die Schritte zum Ziel sind vielseitig und teilweise völlig untechnisch. Zunächst sind die ERP-Nutzer gefordert. Zu ermitteln ist, welche Prozesse mit welchen Dokumenten bedient oder unterstützt werden. Anschließend ist festzulegen, welche Daten aus den Dokumenten für die Abwicklung des Prozesses relevant sind. So entsteht ein betriebsspezifisches Repository an Nutzdaten.
Technisch wird es dann, wenn es darum geht, den Datenaustausch mit dem ERP-System festzulegen. Hier fehlen heute noch vielfach die Standards. Zwar gibt es in den großen ERP-Systemen wie mySAP Interfaces wie XI oder die IDOC-Schnittstelle für eingehende Daten und Dokumente, doch deren Bedienung erfordert umfangreiches Customizing und die strikte Einhaltung von Konventionen.
Wäre es nicht sinnvoll, ein immer wieder verwendbares Schema – eine Taxonomie für Prozesse und Geschäftsobjekte – zu entwerfen und diese in allen Geschäftsanwendungen zu nutzen? Gerade beim heutigen Trend zu einer serviceorientierten Architektur sind alle Systemanbieter gefordert, ihre internen und externen Schnittstellen gründlich zu überarbeiten und zu normieren. Ein guter Zeitpunkt, auch die peripheren Systeme, wie ein Input-Management, hierbei mit zu berücksichtigen. Und dann bleiben auch noch ein paar rechtliche Themen wie die elektronische Signatur. Auch hier sind Anwendung und Umgang mit solchen Informationsobjekten betriebspezifisch zu regeln.
Standards sind nötig
Solange ERP-Anbieter und Input-Management-Anbieter in puncto Standardisierung nicht an einem Strang ziehen, wird es schwer sein, die Ziele der Automatisierung und Flexibilisierung zu erreichen. Besteht jedoch der SOA-Trend weiter, müssen sich alle Beteiligten früher oder später annähern, denn Services benötigen definierte Input- und Output-Parameter. Und dann sind wir tatsächlich auf dem Weg vom Input-Management nach ERP.