Die Landesbank Hessen-Thüringen, kurz Helaba, ist dabei, alle Kreditakten zu digitalisieren. Bei dem ECM-Projekt ist Kai Volmar für die Technik zuständig. Wir haben ihm bei der Arbeit über die Schulter geschaut.
von Elisabeth Grenzebach
Herr Volmar, nur wenige ECM-Projekte beginnen mit der elektronischen Akte.
Wie hat sich die Helaba dem Thema ECM genähert?
Kai Volmar
Bereits 1998 haben wir ein Archivsystem eingeführt, um Zahlungsverkehrslisten zu archivieren. Seitdem gab es immer wieder neue Anforderungen, wie zum Beispiel die elektronische Bearbeitung der Wohnungsbauprämienanträge der LBS Hessen-Thüringen oder die GDPdU-konforme Datenbereitstellung und Archivierung. Letztlich sind es sehr oft neue oder geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen, die neue Anforderungen an die Systeme generieren. Schließlich ändert sich das Thema Compliance permanent.
Wie haben Sie sich an eine GDPdU-konforme Lösung herangetastet?
Volmar: Zunächst mussten wir den Umfang der steuerlich relevanten Daten ermitteln: Hier half eine Voruntersuchung. Darauf aufbauend haben wir eine Fachkonzeption erarbeitet und auf dieser Basis das DV-Konzept erstellt. Auf Grund der vielen fachlichen und IT-technischen Anforderungen haben wir die Projektleitung einer Doppelspitze übergeben: einem fachlichen und einem technischen Leiter. Schließlich waren von diesem Querschnittsprojekt viele Fachbereiche und viele operative Systeme betroffen. Es stellte sich sehr schnell heraus, dass die Erstellung einer »Datenkonserve« im Archiv, auf welche ein auswertbarer Zugriff geschaffen wird, der sinnvollste Ansatz für unser Haus war.
Welche Hard- und Software kam zum Zug?
Volmar: Im Zuge der GDPdU-Umsetzung haben wir unsere Jukeboxen abgelöst. Heute haben wir mehrere, standortübergreifend aufgestellte Centeras von EMC im Einsatz. Bei der Implementierung der technischen Infrastruktur wurde sehr viel Wert auf Datensicherheit und Systemverfügbarkeit gelegt. Unsere ECM-Software archive:net basiert auf dem Produkt Taxnet von Wincor Nixdorf. Diese moderne Middleware-Plattform erlaubt es uns, auch diverse andere Softwarekomponenten in den Archivierungsprozess mit einzubinden. Zum Beispiel den Luratech PDF-Kompressor, mit welchem alle digitalisierten Dokumente in das ISO-normierte PDF/A-Format konvertiert werden.
Vom Archiv zur elektronische Kreditakte? Welche Schritte mussten Sie gehen?
Volmar: Wir befinden uns zurzeit mitten in der Einführung. Noch bis Mitte nächsten Jahres werden wir damit beschäftigt sein. Das liegt auch daran, dass wir sehr viele Altdaten in das neue System überführen müssen. Schließlich lösen wir unser Bestandsakten-Archiv mit etwa 20 Millionen Seiten auf Papier fast auf. Für einen Großteil der Akten haben wir hierfür einen erfahrenen Dienstleister, die Firma Gaa aus Friedrichsdorf, beauftragt. Einen Teil der Dokumente scannen wir in einem hauseigenen Scancenter aber auch selbst ein. Schon seit Mai 2006 wird die Eingangspost für die Kreditbereiche gescannt und den Mitarbeitern in Form von PDF/A-Dokumenten in einem elektronischen Posteingangskorb zur Verfügung gestellt. Sämtliche Dokumente, sowohl aus der Eingangspost als auch aus den Bestandsakten, sind volltextdurchsuchbar und werden für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar an zwei Standorten archiviert.
Welche Vorteile ergeben sich aus dem neuen System?
Volmar: Die Mitarbeiter bekommen ihre Post schneller zugestellt. Sie gewinnen Zeit. Auch wird die Zustellung der Post sicherer; Fehlzustellungen werden minimiert. Und wird ein Dokument doch mal fehl geleitet, kommt es schneller durch die elektronische Weiterleitung bei den richtigen Adressaten an. Mit der Akte haben die Mitarbeiter schneller alle Informationen auf einen Blick, da wir in der elektronischen Akte auch Daten aus mehreren anderen Systemen anzeigen, die für die Kreditsachbearbeitung relevant sind. In vielen Fällen entfällt dadurch das Zusammensuchen von Informationen aus unterschiedlichen Systemen, was die Bearbeitung oft vereinfacht.
Haben Sie auch auf Standards gesetzt, um die Migrationsfähigkeit Ihrer Lösung zu garantieren?
Volmar: Bei der Archivierung legen wir Wert darauf, dass alle Informationen auch als XML-Dateien in einem definierten Format auf der Centera abgelegt werden. Alle Schnittstellen müssen offen gelegt und umfangreich dokumentiert werden. Die offene Struktur von archive:net und diverse darin bereits integrierte Funktionen haben uns schon bei der Migration der Jukebox-Daten sehr geholfen.
Welche Empfehlung geben Sie Banken, die vor ähnlichen Projekten stehen?
Volmar: Mein Rat ist, ein ausgefeiltes Konzept zu erarbeiten. Für alle komplexen Dialoge und Abläufe möglichst einen Prototypen erstellen, der dann mit den Anwendern besprochen wird. Denn: Anforderungen und technische Umsetzung können sehr schnell auseinander gehen; die Einbindung und Mitarbeit der betroffenen Fachbereiche ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Wir sind daher in diesem Prozess stark auf die Anwender eingegangen. Und nicht umsonst haben wir eine Doppelspitze im Projektteam: einen fachlichen und einen technischen Leiter. Auch ist eine intensive Zusammenarbeit mit dem Rechtsbereich und dem Personalrat für die Einführung eines solchen Systems ein Muss.
Was war Ihre schönste Projekt-Erfahrung?
Volmar: Der positive Aha-Effekt der Mitarbeiter, wenn sie das System zum ersten Mal mit ihren Akten sehen.
Über die Landesbank Hessen-Thüringen
Mit über 5.700 Mitarbeitern und einer Bilanzsumme von rund 168 Milliarden Euro gehört der Helaba-Konzern zu den führenden deutschen Landesbanken. Die Zentralen sind in Frankfurt am Main und in Erfurt.