Mit der Einführung einer neuen Verordnung zur Finanzierung der familienergänzenden Kinderbetreuung in Zürich stand das Schul- und Sportdepartement der Stadt Zürich vor der Herausforderung, seine Prozesse zu automatisieren. Als geeignete Plattform empfahl sich ein Enterprise-Content-Management.
Stadt Zürich, Schul- und Sportdepartment (SSD)
Seit Januar 2009 ist eine neue Verordnung über die familienergänzende Kinderbetreuung in Kraft. Ziele sind eine einheitliche und umfassende Rechtsgrundlage für die familienergänzende Kinderbetreuung in der Stadt Zürich und eine vereinfachte und transparente Elternbeitragsberechnung. Mit der Neuauflage sind diverse Änderungen in der Berechnung des Elternbeitrags für die Betreuung auf subventionierten Plätzen in Krippen und Horten verbunden.
Stand vorher: 300.000 Dokumente in etwa 13.000 Hängeregistern
Die neue Bestimmung sieht unter anderem vor, dass alle rund 8.000 Haushalte, die in einem Betreuungsverhältnis mit der Stadt Zürich stehen, Veränderungen der Haushalts- und Finanzverhältnisse jährlich mitzuteilen haben. Die Erhebung erhalten sie auf dem Postweg. Die Abwicklung der Anfrage zieht zahlreiche weitere Dokumente nach sich, wie zum Beispiel monatliche Rechnungen, Mahnungen oder Anmeldeformulare für Horte sowie Ferienbetreuungen. Bisher wurden rund 300.000 Dokumente in etwa 13.000 Hängeregistern als Papierakten verwaltet. Mangelnder Überblick, lange Suchzeiten und vor allem langwierige Arbeitsvorgänge waren die Folgen.
Um die neue Verordnung fristgerecht umzusetzen, hieß es beim SSD, die Prozesse zu automatisieren und die Recherche nach Informationen zu beschleunigen. Daher beschlossen die Verantwortlichen, die seit sieben Jahren bestehende Applikation zur Verwaltung der Betreuungsverträge mit neuen Modulen sowie einer ECM-Lösung zu erweitern.
Auf Bewährtes vertrauen
Nach einer umfassenden Evaluation geeigneter Systeme fiel die Entscheidung zugunsten der ECM-Software »ELOenterprise« aus dem Hause ELO Digital Office. Diese hatte sich bereits in verschiedenen Departements der Stadt Zürich bewährt. Zudem vertraute das Schul- und Sportdepartement der Empfehlung seines wichtigsten IT-Partners. Als ELO-Business-Partner verfügt dieser über das Knowhow zur Konzeption, Realisierung und Einführung der Lösung und betreut die Departements der Stadt.
Im Februar 2008 fiel somit der Startschuss für das Projekt und damit die Implementierung der Software beim SSD, die im Januar 2009 termingerecht abgeschlossen werden konnte. In der ersten Phase stand die Automatisierung der Haushalts- und Finanzdatenerhebung im Fokus. Die Formulare dazu sollten erzeugt, verschickt und über die Klassifizierungslösung »ELO DocXtractor-Form« automatisiert verarbeitet werden. Ziel war es, den aus den Angaben resultierenden Faktor für die Subventionen zu berechnen, festzulegen und anschließend den Familien mitzuteilen. Vor der Einführung von Elo-Enterprise mussten die Sachbearbeiter die Daten aus den Formularen manuell in die Vertragsverwaltungssoftware übertragen – ein zeitlich aufwendiges und fehleranfälliges Prozedere. Außerdem gab es durch die Anwendung selbst kaum eine Prozessunterstützung.
Maximale Produktivität
Die nahtlose Verbindung zwischen Elo-Enterprise und der neuen, zeitgleich mit ELO eingeführten Verwaltungssoftware des Schul- und Sportdepartements ermöglicht jetzt eine optimale Prozessunterstützung. Subventionsanträge werden in der Verwaltungssoftware erstellt und ausgedruckt, mit einem Barcode versehen und anschließend an die entsprechenden Haushalte verschickt.
Alle Dokumente, die aus der neuen Applikation erzeugt werden, gelangen über den Index-Server (Web Service) oder den XML-Import direkt ins ELO-Archiv. Dort werden sie automatisch in der dafür vorgesehenen elektronischen Akte archiviert und indexiert. Sobald die Anträge wieder ausgefüllt beim Departement eingehen, werden sie direkt beim Posteingang eingescannt. Dabei liest die in ELO integrierte Klassifikationssoftware ELO-Doc-Xtractor-Form alle relevanten Daten automatisch aus und übergibt sie an die Verwaltungssoftware. Die Anträge werden daraufhin mit Hilfe der ausgelesenen Barcodes in die dazugehörige elektronische Akte in ELO überführt.
Richtigkeit und Konsistenz gewährleistet eine Plausibilitätsprüfung der Daten in der Verwaltungssoftware. Erkennt die Software die gemachten Angaben als korrekt, wird die Subvention automatisch festgesetzt, die Bestätigung erzeugt und in ELO abgelegt. Im anderen Fall erstellt die Verwaltungssoftware eine Aufgabe für den Benutzer. So haben die Bearbeiter jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstand und den Verbleib der versandten Formulare, welche die Mitarbeiter sowohl in ELO als auch in der Verwaltungssoftware aufrufen und einsehen können. Dies gilt ebenso für alle anderen von der Verwaltungssoftware erzeugten Dokumente, wie beispielsweise Bestätigungen, Ferienanmeldungen, Rechnungen oder Mahnungen.
Fristgerechtes Arbeiten
Die zeitliche Umsetzung der neuen Verordnung über die Finanzierung der Kinderbetreuung in Zürich wurde von der Stadt vorgegeben. »Durch den außerordentlichen Einsatz aller Projektbeteiligten waren wir in der Lage, den festgelegten Zeitplan zur Einführung der neuen Verordnung fristgerecht umzusetzen«, sagt Albert Malär, Leiter Abteilung Data Warehouse und Informatik (ADI) beim SSD. »Insbesondere die kompetente, zielgerichtete und lösungsorientierte Arbeitsweise des ELO-Business-Partners hat maßgebend zum Erfolg beigetragen.«
Beim SSD wird nunmehr die gesamte Eingangspost, inklusive aller Briefe und E-Mails, in ELO abgelegt und gepflegt. Mittelfristig soll die Führung der Papierakten auf ein Minimum beschränkt werden. Als weiterer Ausbauschritt ist die Digitalisierung und Überführung der noch rund 300.000 bestehenden Papierakten in das ECM-System vorgesehen.
Hohe Nutzerakzeptanz
Bei den Mitarbeitern des SSD, die von Anfang an mit in das Projekt einbezogen worden waren, findet die ECM-Lösung sehr großen Zuspruch. Dank des intuitiven Aufbaus der ELO-Benutzeroberfläche waren sie innerhalb von zwei bis drei Tagen im Umgang mit der Software geschult. »Die Akzeptanz der Lösung ist bei unseren Benutzern außerordentlich hoch. Insbesondere dadurch, dass sie von Anfang an bei der Gestaltung der Lösung mitwirken konnten und sich ihre Anforderungen praxisnah abbilden ließen«, berichtet Anita Rudolf, Leiterin Abteilung Lebensraum Schule (ALS) des SSD. »Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt jetzt ganz einfach per Mausklick, direkt aus der Vertragsverwaltung heraus. Dies erleichtert nicht nur das Arbeiten, sondern erhöht gleichzeitig die Auskunftsbereitschaft gegenüber allen Antragstellern.«
Innovative Projekte vorprogrammiert
Mit Elo-Enterprise stehen dem Schul- und Sportdepartement alle Informationen schnell und departementweit zur Verfügung. Die Automatisierung der Prozesse verschafft den Mitarbeitern mehr Zeit für ihre Kernaufgaben und ermöglicht ein sicheres und effektives Arbeiten. Alle Geschäftsvorfälle werden in der geforderten Zeit abgewickelt. Der Papieraktenbestand ist auf ein Minimum reduziert worden, was physische Archivräume spart. »Mit ELO haben wir die einzelnen Bausteine unserer Unternehmens-IT zu einem Ganzen zusammengefügt«, resümiert Malär. »Dadurch sind die Prozesse transparenter und durchgängiger geworden.«
Darüber hinaus sieht das Schul- und Sportdepartement ELO als Plattform für Anwendungen in weiteren Abteilungen. »Die ELO-Lösung zeichnet sich durch ihre Flexibilität und hohe Integrationsfähigkeit aus. Die Kombination aus dem ECM-System und unserer Fachapplikation zur Verwaltung der Kinderbetreuung ist für uns perfekt, da wir so die Effizienz bei der Bearbeitung der Verträge und Formulare massiv erhöhen konnten«, ergänzt Malär. »Zudem stellt die Lösung eine ideale Basis dar, um weitere, ähnlich innovative Projekte im SSD voranzutreiben.«
In diesem Sinne plant das SSD, weitere formularbasierte Anwendungen über das ECM-System zu verarbeiten. Des Weiteren soll Elo-Enterprise an die Geschäftsfallverwaltung auf Basis des »Microsoft Office SharePoint Server 2007« (MOSS 2007) und der »Office Extensions for Business Administration« (OXBA) angebunden werden.