Schnelligkeit, Übersichtlichkeit, Dokumentensicherheit – Begriffe, die für die Leistungsfähigkeit moderner Dokumenten-Management-Systeme stehen. Dazu kommt nun auch die Gerichtsverwertbarkeit. Die Gemeinde Meeder im Landkreis Coburg konnte eine gerichtliche Auseinandersetzung dank guter elektronischer Aktenführung für sich entscheiden.
Als Bürgermeister Josef Brunner 2002 sein Amt in der Gemeinde Meeder antrat, war er überrascht, kein elektronisches System für die tägliche Vorgangsbearbeitung vorzufinden. Seinen Erfahrungen nach eigneten sich gerade die standardisierten Vorgänge einer Gemeindeverwaltung dafür, eine effizienzsteigernde IT-Lösung einzusetzen. »Im Groben ließen sich unsere Anforderungen, die wir an das neue System hatten, auf einen Punkt bringen: elektronisch sollte es genauso aussehen wie in unseren Papieraktenschränken«, erklärt Josef Brunner. Heute, nach mehreren Jahren erfolgreicher Arbeit mit »REGISAFE«, dem DMS von HELD, kann die personell knapp besetzte Gemeindeverwaltung die täglichen Verwaltungsaufgaben rasch und umfassend erledigen. Sämtliche Dokumente und Informationen stehen immer und sofort für alle berechtigten Mitarbeiter zur Verfügung, elektronisch abgelegt wie im Aktenschrank. Die Bürger profitieren von kurzen Bearbeitungszeiten.
Gerichtsverwertbare Aktenlage dank DMS
Die jüngste positive Erfahrung mit dem Dokumenten-Management machte der Bürgermeister nicht auf dem Rathaus, sondern vor Gericht. Zu der Auseinandersetzung war es gekommen, nachdem bei einem Bauvorhaben eine Baufirma und die Gemeinde Meeder unterschiedlicher Auffassung über die Einhaltung von Fristen waren. Die Baufirma argumentierte aus der Erinnerung, die Gemeinde nach Aktenlage. So konnte Bürgermeister Brunner den Argumenten der Baufirma gelassen gegenüberstehen.
Er wusste, dass seine Gemeinde ihrer Verpflichtung der behördlichen Aktenmäßigkeit, nach der die Aufgabenerfüllung schriftlich festgehalten werden muss, völlig korrekt nachgekommen war. Das Dokumenten-Management verfügt über diverse Sicherheitskomponenten. Dazu gehören das Aktivitätsprotokoll, die Versionskontrolle und nicht zuletzt der fälschungssichere Dateispeicher, der hundertprozentig jede Modifizierung eines Dokuments belegt.
Mit der Versionskontrolle können alle Änderungen, die bei einem Schriftstück vorgenommen wurden, durch die Anzeige früherer Versionen sowie durch den Eintrag des bearbeitenden Sachbearbeiters nachvollzogen werden. Das Aktivitätsprotokoll listet detailliert auf, wer zu welchem Zeitpunkt und in welcher Weise ein Dokument bearbeitet hat: ob die Datei verschickt oder anderswo abgelegt wurde, ob sie geändert, geöffnet oder auch nur in der Vorschau angesehen wurde. Damit konnte der lückenlose Nachweis geführt werden, dass das elektronische Dokument zu einem bestimmten Zeitpunkt eingegangen und abgelegt worden war – entgegen den Vorhaltungen der Baufirma. Noch einfacher war es, die gerichtsverwertbaren Schriftstücke zu besorgen. Ein Knopfdruck – und die Belege wurden direkt aus Regisafe ausgedruckt. Die Papierdokumente wurden bei Gericht vorgelegt, worauf der Richter der Gemeinde Meeder und damit dem DMS vertrauen konnte und die Unterlagen als Beleg für die Richtigkeit akzeptierte. Ein wichtiger Erfolg für die Gemeinde, denn außer um den fünfstelligen Streitwert ging es Bürgermeister Brunner bei dieser Auseinandersetzung nicht zuletzt auch um die Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit der Verwaltung von Meeder.
Elektronischer Workflow sorgt für effiziente und kurze Bearbeitung
Im Alltag profitieren die Bürger in Meeder tagtäglich von den erheblich beschleunigten Abläufen in der Gemeindeverwaltung. Der elektronische Workflow sorgt für eine zügige Bearbeitung mit kurzen Liegezeiten; Dokumentenverluste sind ausgeschlossen. Auch die Tatsache, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einer Akte arbeiten können, trägt zu mehr Effizienz bei. Der Suchaufwand für Dokumente hat sich im Vergleich zu früher enorm verringert.
»Wer auf eine Akte zugreifen wollte, der musste sich erst den Schlüssel holen und über den Hof in das Archiv gehen, die Akte suchen und darin das entsprechende Dokument«, erinnert sich Josef Brunner. »Und dann gab es immer noch verschiedene Möglichkeiten, wo es abgelegt sein könnte, je nach Betrachtungsweise – die mussten dann alle geprüft werden. Heute bleibt der Mitarbeiter an seinem Schreibtisch sitzen, gibt nur einen Suchbegriff ein und erhält innerhalb von Sekunden eine Trefferliste, aus der er seine Auswahl trifft.«
Elektronische Aktenordnung mit OCR
Elektronische Aktenordnung mit OCR.
Praxisorientierte Verwaltung im IT-Zeitalter
Bürgermeister Brunner hat ein weiteres Einsatzgebiet für sich entdeckt, bei dem er die Lösung bevorzugt nutzt – in den Gemeinderatssitzungen. Neben Belegungsplan und Friedhof bevorzugt er »KommunalPLUS Sitzung« als drittes Fachverfahren. »Wir arbeiten mit Laptop und Beamer, jeder kann also alles deutlich sehen und mit verfolgen«, erläutert Brunner. »Der in Regisafe integrierte Sitzungsdienst ermöglicht nicht nur eine komfortable Planung der Sitzung, sondern auch direkten Zugriff auf alle Akten und die darin abgelegten Hintergrundinformationen. So kann Punkt für Punkt vollständig abgearbeitet werden. Wir müssen so nicht mehr aufs Protokoll warten. Zum Ende müssen wir die einzelnen Beschlüsse nur noch einmal gemeinsam durchgehen und verabschieden. Direkt im Anschluss geht das Sitzungsprotokoll dann allen Gemeinderatsmitgliedern per PDF zu, einfach und schnell. Früher hat es teilweise bis zu einem Monat gedauert, bis auch der Letzte das Protokoll gelesen und genehmigt hatte – jetzt endet jede Sitzungen schon gleich mit der Genehmigung der Niederschrift.« Damit ist nun auch die Gemeinde Meeder im modernen IT-Zeitalter angekommen und kann die Vorteile eines DMS für ihre Gemeindearbeit und zu Gunsten der Gemeindemitglieder nutzen.