Um effizienter zu arbeiten und Scanning-Dienste auch anderen Bereichen anbieten zu können, entschied sich das Regionale Steueramt Luzern für eine Lösung von Anydoc Software. Mit Hilfe der optischen Zeichenerkennung lässt sich die große Anzahl von Dokumenten nun schneller erfassen und bearbeiten.
Die Stadt Luzern genießt als Mittelpunkt der Zentralschweiz kulturell und wirtschaftlich große Bedeutung. Durch die besondere Lage zwischen See und Bergen ist die Stadt ein beliebter Ort für Touristen aus aller Welt. In Luzern leben über 61.000 Einwohner (Stand 2007). Um ihre Aufgaben effizient zu bewältigen, ist die Stadtverwaltung auf die Unterstützung moderner IT-Systeme angewiesen. Dies gilt insbesondere für die Finanzdirektion, die für die rechtmäßige Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben verantwortlich ist. Die Haupteinnahmen der Stadt Luzern erfolgen über die Steuern. Das Regionale Steueramt Luzern trägt dabei die Hauptlast der administrativen Verarbeitung.
Scanning-Dienste für jeden
Bereits 2001 übernahm die Stadt Luzern eine Vorreiterrolle, indem sie als erste Stadt der Schweiz ein Scanning-System einführte. Damit lassen sich die Papierdokumente einerseits einlesen und archivieren und andererseits können relevante Daten ausgelesen sowie an eine Steuer-Fachapplikation übergeben werden. Im Jahr 2006 wurde eine Anpassung des Scanning-Systems an die neuen Anforderungen notwendig. Ziel war es, das Scanning-System als Dienstleistung vermehrt für Fremdaufträge anzubieten. Dafür sollte die Scanning-Lösung weniger abhängig vom Lieferanten zu betrieben sein und die Betriebskosten sollten sinken. Das Regionale Steueramt Luzern entschied sich für das System »OCR for AnyDoc« von AnyDoc Software.
Das Steueramt verarbeitet für Luzern, Littau und Ebikon jährlich über 56.000 Steuererklärungen. Dies entspricht einem jährlichen Volumen von über 1,4 Millionen Seiten. An Spitzentagen fallen bis zu 30.000 Seiten an. 50 Prozent der Formulare werden bereits als elektronische Steuererklärung eingereicht. Die andere Hälfte der eingereichten Steuererklärungen ist von Hand ausgefüllt. Insgesamt sind an einem Spitzentag über
375.000 handgeschriebene Zeichen zu erfassen. Neben den Steuererklärungen sammelt das Amt mit der OCR-Lösung auch Stimmrechtszettel zur weiterführenden statistischen Auswertung und Buchhaltungsbelege für die Archivierung.
Benutzerfreundliches und kostensparendes Scanning
Regionales Steueramt Luzern nutzt Anydoc.
Durch die Software für Zeichenerkennung konnte das Steueramt die Investitionskosten senken und zudem eine Einsparung der laufenden Kosten erzielen. Das Server-Lizenzmodel, das im Gegensatz zur Volumenlizenz höhere Scanning-Volumen ohne Kostensteigerungen ermöglicht, war ein weiterer Vorteil der Software.
Hohe Zuverlässigkeit und Stabilität
Trotz hohem Zeitdruck gelang dem Hersteller die termingerechte Umsetzung des Projekts. Die Software ließ sich unkompliziert mit den bestehenden Systemen »DMS Hummingbird« und »NEST« integrieren. Im Zuge einer kontinuierlichen Feinjustierung der Prozesse erhöht das Amt die Anzahl der zu erkennenden Dokumente und Zeichen laufend. Da ein Ausbau des Scanning-Volumens nicht mit einer Erhöhung der Lizenzkosten verbunden ist, kommt jetzt auch ein Einsatz in anderen Bereichen in Frage. »Vor allem während des großen Aktenrücklaufs im Frühling sind wir froh, dass die neue Scanning-Lösung besonders zuverlässig läuft,« fügt Roger Wespi, Teamleiter des Regionalen Steueramt Luzern, hinzu.
Softwarelösung ohne externe Hilfe ausbaubar
Schnelle Erfassung dank OCR.
»Das System bietet zu Gunsten einer besseren personellen Auslastung die Möglichkeit zur Weiterentwicklung«, beschreibt Wespi die gewonnene Unabhängigkeit. »Da bei Neuentwicklungen oder bei der Erhöhung des Scanning-Volumens keine hohen Kosten anfallen, können wir die Lösung auch Dritten zu attraktiven Konditionen anbieten.«
»Mit OCR for Anydoc haben wir ein sehr flexibles und skalierbares System eingeführt«, sagt Hermann Trüb, Projektleiter »Beratung & Projekte« von der Stadt Luzern, abschließend. »So sind wir technisch gerüstet, das Scanning-Volumen der Zukunft auch über die Systemgrenzen des Steueramtes hinaus abzudecken. Durch die Ablösung der bisherigen Lösung können wir die Investitionen bereits durch die jährlichen Einsparungen bei den Wartungskosten alleine in nur anderthalb Jahren amortisieren. Die Kosteneinsparungen im Bereich Hardware und Support sind darin nicht enthalten.«
Das Projekt im Überblick
Das Regionale Steueramt Luzern ist für die administrative Verarbeitung der Steuererklärungen von Luzern, Littau und Ebikon zuständig. Seit 2001 nimmt die Stadt Luzern eine Vorreiterrolle bei der automatischen Erfassung von Steuererklärungen ein.
Die AusgangslageDas Regionale Steueramt Luzern verarbeitet jährlich über 56.000 Steuererklärungen. Dies entspricht einem Volumen von über 1,4 Millionen Seiten. An Spitzentagen fallen bis zu 30.000 Seiten an.
Die LösungMit »OCR for AnyDoc« ist es gelungen, mehrere Einsparungen bei den laufenden Kosten zu erzielen und eine erhöhte Flexibilität zu gewinnen. Da bei Neuentwicklungen oder bei der Erhöhung des Scanning-Volumens keine hohen Kosten anfallen, kann das Amt die Lösung auch Dritten zu attraktiven Konditionen anbieten.
Die Vorteile- Einsparungen bei laufenden Kosten
- Verbessertes Produktions-Management
- Konstantere personelle Auslastung
- Reduktion der benötigten IT-Infrastruktur
- Erhöhte Kostentransparenz
- Unabhängige und ausbaubare Softwarelösung
- Sehr benutzerfreundliches System
- Zuverlässiger Support