Schon Mitte der 80er Jahre hat die Gemeinde Wallenhorst einen DMS-Prototypen eingeführt. Inzwischen ist viel passiert. Wo steht die Gemeinde heute?
von Annegret Rethmann, Leiterin des Fachbereichs Steuerung und Service und Claudia Lünnemann, Projektleiterin DMS bei der Gemeinde Wallenhorst
Viele Kommunen und andere öffentliche Einrichtungen denken derzeit daran, IT-Systeme für Dokumentenmanagement und elektronische Aktenführung einzuführen. Einer aktuellen Studie des Beratungsunternehmens Bearing Point zufolge befindet sich die öffentliche Verwaltung in Deutschland bei der Einführung von DMS-Systemen allerdings überwiegend im Planungs- und Einführungsstadium. Der Echtbetrieb von DMS ist mit rund 10 Prozent Anfang 2006 eher die Ausnahme, auch wenn bereits rund zwei Drittel aller Behörden aktuell entweder mit der Planung, der Einführung oder dem Betrieb eines DMS beschäftigt sind. Einig sind sich die Behörden in ihrer Einschätzung zum möglichen Nutzen dieser Instrumente: Sie werden zukünftig als entscheidendes Werkzeug gesehen, um die Dienstleistungsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung zu steigern.
Der Zeit weit voraus
Diese Erkenntnis gehört in der niedersächsischen Gemeinde Wallenhorst (24.000 Einwohner) seit Jahren zum Qualitätsstandard. In der täglichen Arbeit ist sie gelebte Praxis. An die Zeiten ohne elektronische Registratur und Schriftgutverwaltung mit zentralen Datenbeständen kann sich im Rathaus kaum noch jemand erinnern. Generell gilt die Gemeinde in IT-Fragen als sehr fortschrittlich. Bereits Mitte der 80er Jahre hat die Gemeindeverwaltung mit »All in One« ein erstes Vorläuferprodukt heutiger DMS-Systeme mit einer zentralen Datenhaltung in klaren Ablagestrukturen eingeführt – und damit national und international für Aufsehen gesorgt.
Verwaltungsreform für den Bürger
Dieser Pioniergeist zeigt sich jedoch nicht nur in der IT-Technik. Auch in Fragen der Aufbau- und Ablauforganisation hat die Gemeinde aus dem Landkreis Osnabrück eine enorme Schlagzahl vorgelegt. Im Jahre 2001 wurden die sechs Ämter durch drei Fachbereiche ersetzt. Mit dieser Reform wurden interne Hierarchien abgebaut, die Verantwortung der Teams in den Fachbereichen gestärkt und die Teamarbeit gefördert. Die Fachbereiche nehmen heute die Aufgaben der früheren Ämter wahr, haben aber eine höhere Eigenverantwortung für ihre jeweiligen Ressourcen, also für den Einsatz ihrer Finanzen und ihres Personals. So zeigt sich die Gemeindeverwaltung sehr flexibel in der Arbeitszeitgestaltung für ihre Mitarbeiter und praktiziert ein modernes Personalmanagement. Die Modernisierungsmaßnahmen sind dabei kein Selbstzweck, sondern folgen einem klaren Ziel: einer höheren Bürger- und Serviceorientierung. Die Ergebnisse lassen sich in wenigen Zahlen klar dokumentieren: Heute hat das Rathaus 43 Stunden pro Woche geöffnet. Der Bürger wird auch während der Mittagspause bedient und trifft ebenfalls am Freitagnachmittag auf offene Türen.
Transparenz wird erlebt
Dass die Gemeindeverwaltung immer aussage- und handlungsfähig ist, liegt nicht zuletzt am Einsatz eines DMS-Systems. 1998 hat die Gemeindeverwaltung als eine der ersten in Deutschland hierzu das Produkt »VISkompakt« eingeführt. Schon damals erkannte man hier den Wert einer zentralen Datenhaltung, um bei mehr als 100.000 Schriftstücken die Übersicht zu behalten und Anfragen des Bürgers fachgerecht und zügig zu beantworten. Die Diskussionen über den Aufwand und Nutzen solcher Systeme wurden in Wallenhorst vor acht Jahren geführt. Heute klagen die Mitarbeiter nicht mehr darüber, bestimmte Metadaten zu Dokumenten erfassen zu müssen. In der täglichen Arbeit haben sie den daraus entstehenden Nutzen mehrfach erlebt, etwa wenn sie nach Akten oder Dokumenten suchen müssen, die von Kollegen erstellt wurden. Die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns wurde deutlich erhöht, Vertretungsregelungen und Teambildung in der Verwaltung unterstützt, die Aussagefähigkeit verbessert und die Qualität der Arbeit gesteigert.
Neue Software statt Update der Altlösung
Anfang 2006 ist Wallenhorst einen weiteren Schritt gegangen und hat das Altsystem VISkompakt durch »MACH InformationManager« abgelöst. Hintergrund für die neue Ausrichtung waren Bemühungen zu Kostenoptimierung in der IT. Da sich der technische Umgang mit der alten Lösung für die Gemeinde zunehmend schwieriger gestaltete, standen die Verantwortlichen in Wallenhorst vor der Entscheidung, mit der bestehenden Software auf eine aktuelle Version oder aber auf ein neues System umzustellen. Die Gemeindeverwaltung hat sich nach einer Marktsondierung und einer eingehende Kosten/Nutzen-Analyse für eine neue Software entschieden. Ausschlaggebend war dabei die Möglichkeit, mit MACH InformationManager von den mit Lizenzkosten belegten MS-Office-Produkten auf kostenlose Open-Source-Lösungen (OpenOffice) umsteigen zu können, ohne aber in einzelnen Fachverfahren die dort notwendige alte MS-Office-Version ablösen zu müssen. Daneben ergibt sich ein zweiter Einspareffekt: Auf Grund der Web-Basierung der MACH Software reduziert sich für das Rechenzentrum der Gemeindeverwaltung der Aufwand für den Betrieb des Systems.
Außerdem hat die Gemeindeverwaltung den Blick nach vorne gerichtet und Wert darauf gelegt, zukünftigen Anforderungen gerecht werden zu können, ohne neu investieren zu müssen. So könnte die Verwaltung in Wallenhorst auf Grund der Web-Technik ohne Probleme neben den 70 Arbeitsplätzen im Rathaus auch die Außenstandorte anbinden. Heimarbeitsplätze – wegen der flexiblen Arbeitszeitgestaltung in Wallenhorst derzeit kein Thema – könnten ebenfalls problemlos realisiert werden. Aber auch fachlich bietet die Software Ausbauoptionen, die man in Wallenhorst zumindest perspektivisch angehen möchte. Beispiele hierfür sind die Themen Archivierung oder vollständige E-Mail-Integration. Besonderen Wert haben die Niedersachsen bei ihrer Entscheidung auf die DOMEA-Zertifizierung der Lösung gelegt und hier konnte MACH InformationManager mit dem besten Prüfergebnis aller zertifizierten Lösungen nach der DOMEA-Version 1.2 punkten.
Anspruchsvolle Altdatenmigration
Nach dem Vertragsabschluss im Januar 2006 wurde das System bis Mai 2006 vor Ort installiert und eingerichtet. Als sehr anspruchsvolle Aufgabe hat sich die anschließende Altdatenmigration von VISkompakt auf MACH InformationManager erwiesen. Um auch hier möglichst kostengünstig zu arbeiten, hat sich Wallenhorst dazu entschieden, diese anspruchsvolle Aufgabe ohne Unterstützung durch den Altanbieter PDV-Systeme abzuwickeln. So hat die Migration zwar mehr Zeit in Anspruch genommen als am grünen Tisch vorgesehen, aber es konnten alle Klippen erfolgreich umschifft werden – nicht zuletzt durch das hohe Engagement und das große Knowhow des Gemeinde-Rechenzentrums.
Schulungen selbst durchführen
Dass in Wallenhorst das Motto »Selbst ist der Mann oder die Frau« großgeschrieben wird, zeigt auch das Schulungskonzept der Gemeinde. Die Anwenderschulungen übernehmen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der Gemeindeverwaltung. Sie geben als Multiplikatoren ihr Wissen aus der Einführung an die Kolleginnen und Kollegen weiter. Auch das spart Kosten, fördert den Teamgeist und führt nicht zuletzt zu einer hohen Akzeptanz bei allen Beteiligten. Darauf legt Wallenhorst besonderen Wert: Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen mitgenommen, keiner überfordert werden, zumal auch weitere Reformbemühungen wie die Umstellung auf die doppelte Buchführung derzeit auf der Tagesordnung stehen. Wegen der Arbeiten zur Vorbereitung und Durchführung der Kommunalwahlen hat man dem Projekt von Juli bis September eine Ruhephase verordnet, um am 1. Januar 2007 mit allen Mitarbeitern der Kernverwaltung – vom Auszubildenden bis zum Bürgermeister – den Produktivbetrieb mit Schwung aufzunehmen.