Bad Kreuznach. Aus 100 Jahre alten, kolorierten DinA0-Plänen werden bei den Stadtwerken Bad Kreuznach jetzt handliche Dateien.
von Frank Zscheile, freier PR-Redakteur
Gebäudepläne und technische Zeichnungen, deren Entstehung bis Anfang des 20. Jahrhunderts zurückreicht, gibt es in fast allen Stadtwerken und Gemeindeverwaltungen. Doch die alten Unterlagen sind anfällig für Totalverlust: Vom Gebrauch werden sie mit der Zeit immer schlechter und auch der Zeitaufwand beim Suchen und Sichten von Papierplänen ist hoch. Eine Lösung dafür ist die Digitalisierung.
Bei den Stadtwerken Bad Kreuznach hat daher jetzt ein auf zwei Jahre angelegtes Konversions-Projekt begonnen, innerhalb dessen rund 1.000 Aktenordner mit Schriftgut und Plänen bis zur Größe DinA0 samt der technischen Anlagen digitalisiert und im elektronischen Archiv zur Verfügung gestellt werden. Zum Einsatz kommen ein Farb-Scan-, Plot- und Kopiersystem »Océ TCS400«, das Dokumenten-Management-System »Tinca Enterprise« der DMSfactory als zentrale Verwaltungseinheit, ein elektronisches Archiv von Saperion sowie die Kompressionstechnologie von LuraTech.
Pro Bauwerk führen die Stadtwerke eine so genannte Lebensakte mit allen relevanten Plänen und Dokumenten. Die älteren technischen Unterlagen sind zum Teil in sehr schlechtem Zustand und müssen deshalb äußerst sorgfältig behandelt werden. »Wir wollten insbesondere die farbigen Pläne in einer solch guten Qualität scannen und auch wieder reproduzieren können, dass wir die Originale gegebenenfalls vernichten können«, erklärt Dietmar Canis, Geschäftsführer der Stadtwerke Bad Kreuznach. Möglich macht dies die eingesetzte Scanner-Technologie von Océ. Um den Anforderungen der Zertifizierung hinsichtlich des technischen Sicherheits-Managements zu genügen, werden die Ordner 1:1 ohne Nachbearbeitung zum Zwecke der technischen Archivierung gescannt.
Dank einer Integration der Océ-Technologie in die DMS-Benutzeroberfläche werden die Pläne dann direkt aus dem Scansystem in Tinca-Enterprise importiert, mit der integrierten Luratech-Engine entsprechend komprimiert und in den Tinca-Enterprise-Marketplace eingestellt, einen definierten Austauschbereich für ein- oder ausgehende Dokumente, wo sie zu einem Dokument zusammengeführt, manuell indiziert und archiviert werden. Aus dem farbigen Plan einer Wohnanlage in Originalgröße 91 x 169 cm, der beim Scannen ein 126 MB großes TIFF ergibt, entsteht damit nach der Luratech-Komprimierung eine rund 400KByte kleine Datei im JPM-Format, die nicht nur wenig Platz im Archiv beansprucht, sondern auch bequem per E-Mail versandt werden kann. Ein externer Empfänger benötigt einen Viewer zur Visualisierung des JPM-Formats sowie entsprechende Ausgabegeräte (Drucker/Plotter).