Interview mit Dr. Robert Dekena, Geschäftsführer des Beratungshauses Dokulog, nach seinen Erfahrungen mit der öffentlichen Hand gefragt.
Wie suchen öffentliche Institute oder Ministerien ihre Drucker- und Kopiererinfrastruktur?
ECMguide hat Dr. Robert Dekena, Geschäftsführer des Beratungshauses Dokulog, nach seinen Erfahrungen mit der öffentlichen Hand gefragt.
Sie beraten öffentliche Verwaltungen bei der Konzeption der Drucker- und Kopiererinfrastruktur und unterstützen bei der Formulierung der Ausschreibungen im Outputbereich. Was ist im Vergleich zur Industrie anders?
Dekena: Öffentliche Einrichtungen sind gehalten, ihre Liefer- und Dienstleistungsaufträge europaweit auszuschreiben, wenn der erwartete Gesamtwert eines Auftrags bestimmte Schwellenwerte überschreitet – 130.000 Euro bei oberen Bundesbehörden sowie vergleichbaren Bundeseinrichtungen und 200.000 Euro bei allen anderen Behörden (ohne MwSt.). Da diese Werte sich auf die gesamte Vertragslaufzeit beziehen, werden sie für Kopier- und Drucksysteme im Rahmen eines Mietvertrags inklusive Service relativ schnell überschritten. Unterhalb der genannten Werten greifen die länder- oder kommunalspezifischen Regeln in Sachen Ausschreibungsverpflichtung. Dabei steht der öffentlichen Verwaltung mit der VOL (Verdingungsordnung für Leistungen) ein einheitliches Regelwerk zur Verfügung, das durch unterschiedliches Recht für verschiedene Behördenebenen ergänzt wird. So spielen regional unterschiedliche Länderverfassungen und kommunale Hauptsatzungen eine nicht zu vernachlässigende Rolle.
Wie groß ist denn der Markt für öffentliche Ausschreibungen im Outputbereich in Deutschland?
Dekena: Neben den zahlreichen Behörden auf Bundesebene finden sich in jedem Bundesland ca. 100 bis 200 obere und oberste Landesbehörden (Ministerien, Landeskriminalamt, Landesamt für Statistik etc.). Daneben existieren in Deutschland 14.304 Kommunen sowie 323 Landkreise und über 1.900 andere Behörden (Stadtwerke, Sparkassen, Abfallbetriebe und sonstige kommunale Eigenbetriebe).
Im Jahr 2005 wurden beispielsweise in Deutschland von öffentlichen Auftraggebern fast 50.000 Druck- und Kopiersysteme in über 110 Ausschreibungen mit mehr als 130 Losen veröffentlicht. Legen wir die Aufträge für die Ausschreibungen aus dem Jahr 2005 zu Grunde, ergibt sich ein hochgerechnetes Gesamtvolumen von ca. 74 Mio. €.
Was schreibt die öffentliche Verwaltung aus?
Dekena: 80 Prozent der Ausschreibungen konzentrieren sich auf dezentrale Systeme an Arbeitsplätzen oder in Etagen. Ca. 20 Prozent der Aufträge betreffen Systeme in zentralen Einrichtungen wie zum Beispiel Hausdruckereien und Rechenzentren. Über die Hälfte der Ausschreibungen bezieht sich auf Verträge über eine Laufzeit von 60 Monaten (2005 = 55 Prozent).
Wer gewinnt die Aufträge?
Dekena: Unter den Auftragnehmern der öffentlichen Hand in Deutschland sind fast alle Anbieter von Druck- und Kopiersystemen vertreten. Allerdings fällt auf, dass unter den Gewinnern der Ausschreibungen einige Namen immer wieder dabei sind. Dabei gewinnt der Direktvertrieb der Hersteller von Druck- und Kopiersystemen im Jahr 2005 ca. zwei Drittel aller Ausschreibungen im Outputbereich, der Fachhandel ca. ein Drittel. Systemhäuser entscheiden zwar nur wenige Aufträge für sich, dafür aber zumeist Großaufträge. Die Systemhäuser können damit über 20 Prozent des Gesamtumsatzes für sich verbuchen.
Warum gewinnen immer wieder dieselben Anbieter die öffentlichen Ausschreibungen?
Dekena: Es scheint, dass nur wenige Anbieter öffentliche Ausschreibungen professionell bearbeiten. Die Anbieter benötigen hierfür sowohl eine darauf ausgerichtete interne Organisation als auch ein Grundverständnis für die Fragen und Probleme der ausschreibenden Einrichtungen. Einige Anbieter haben sich strategisch entschieden, nicht an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen. Oft genug werden aber auch Ausschreibungen nicht gründlich genug gelesen, Angebote ungeprüft auf andere Ausschreibungen übertragen oder unvollständig abgegeben. Leider sieht man Angeboten immer wieder an, dass die Anbieter versuchen, ihre eigenen Probleme zu lösen und nicht die der Anwender.
Was sollten Anbieter beachten?
Dekena: Anbieter sollten versuchen zu verstehen, was die ausschreibenden Einrichtungen wirklich wollen. Dazu kann sich in der Ausschreibungsphase eine gezielte Kommunikation mit den ausschreibenden Behörden lohnen. Viele Einkäufer wundern sich, wenn sie zum Abgabetermin ein Angebot von einem Anbieter erhalten, von dem sie in der Angebotsfrist nichts gehört haben. Außerdem kann durch das Gespräch ein Gefühl für die Ausschreibung und die Beweggründe der ausschreibenden Behörde gewonnen werden. Eine Erfolgsgarantie für ein optimal gestaltetes Angebot gibt es aber nicht. Das Thema Preise lässt sich in diesem Zusammenhang nun einmal nicht wegdiskutieren.
Welche Chancen haben Fachhändler?
Dekena: Fachhändler haben durchaus ihre Chance in diesem Geschäft. Immerhin ist der absolut größte Anteil der öffentlichen Auftraggeber lokal orientiert und durchaus an einer Auftragsvergabe innerhalb der eigenen Region interessiert.