Interview mit Dr. Margrit Müller-Ontjes, Vorstand bei MACH
E-Government: Vorbild oder Nachzügler? Wo stehen Deutschlands öffentliche Verwaltungen in punkto E-Government? Egal ob Dokumentenmanagement, elektronische Archivierung oder Vorgangsbearbeitung: Auch die öffentliche Verwaltung rückt dem Amtsschimmel zu Leibe. Doch mit welchem Erfolg?
Wir sprachen mit Dr. Margrit Müller-Ontjes, Vorstand bei MACH
ECMguide: Welche IT-Themen treiben die öffentlichen Behörden? Was steht im Moment auf der Agenda?
Dr. Margrit Müller-Ontjes
Müller-Ontjes: Die Stichworte lauten zunehmende Integration, standardisierte Anbindung von Fachverfahren, Einbindung in ein ganzheitliches Verwaltungsmanagement. ERP-, HR und DMS- und Portal-Lösungen wachsen zusammen. Integrierte Verfahren mit einmaliger Dateneingabe werden an die Stelle von Insellösungen mit komplizierten Schnittstellen treten. Die Synchronisierung komplexer Geschäftsprozesse in der Verwaltung erfordert eine weitgehend einheitliche EDV-Systemlandschaft. Technisch geht es bei DM-Systemen – wie in den anderen Anwendungsfeldern auch – klar in Richtung Web-Technologie.
Welche DMS-Standards wurden mittlerweile realisiert, um auch die Kommunikation der Behörden untereinander zu vereinfachen? Und wie sieht es im Verkehr mit den öffentlichen Verwaltungen anderer europäischer Staaten aus?
Müller-Ontjes: Im Prinzip alle Standards, die auch in der Kommunikation mit dem Bürger und der Wirtschaft wichtig sind und unter anderem im Konzept »Papierarmes Büro« (DOMEA-Konzept) niedergelegt sind. DOMEA hat sich als Standard für die elektronische Vorgangsbearbeitung in Bund, Ländern und Kommunen zunehmend etabliert und ist Grundlage vieler behördenspezifischer Leistungskataloge. Im Rahmen der BundOnline-Projekte spielen zudem die so genannten Basiskomponenten eine wichtige Rolle, also Formular-Management-System, Virtuelle Poststelle oder Zahlungsverkehrsplattform. Hieran müssen DM-Systeme angebunden werden, um zu durchgängigen Prozessen zu kommen.
Können Sie das an aktuellen Projekten verdeutlichen?
Müller-Ontjes: Wir haben einige BundOnline-Projekte begleitet, bei denen jeweils mehrere Behörden beteiligt sind, zum Teil auch im europäischen Kontext. Beim Bundesamt für Sera und Impfstoffe (Paul-Ehrlich-Institut) werden zum Beispiel die europäischen Zulassungsverfahren für Arzneimittel elektronisch bearbeitet, alle Dokumente in einer elektronischen Akte geführt. Die Zusammenarbeit zwischen Verwaltungen lässt sich am Zulassungsverfahren Pflanzenschutzmittel beim Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit (BVL) gut verdeutlichen. Für diese Verfahren gibt es ein spezielles Portal, das in den Internetauftritt des BVL eingebettet ist. Es ist zentraler Übergabepunkt für alle Dokumente, die während des Zulassungsverfahrens zwischen dem BVL und allen externen Partnern, also Antragstellern, Bewertungsbehörden und Sachverständigen, ausgetauscht werden. Grundsätzlich werden alle Dokumente elektronisch über das Portal in Verbindung mit der Virtuellen Poststelle transferiert – dies gilt für eingehende und abgehende Sendungen.
Ist die öffentliche Hand da weiter als die Wirtschaft?
Müller-Ontjes: Die öffentliche Verwaltung braucht sich zumindest vor der Wirtschaft nicht zu verstecken. Eine integrierte elektronische Vorgangsbearbeitung unter medienbruchfreier Einbindung der Kunden bei einmaliger Datenerfassung ist nur selten realisiert. Es gibt viele Portale, aber sehr häufig noch Medienbrüche im Hintergrund. Bei unseren Projekten ist das nicht der Fall: Über das integrierte MACH-Bürgerportal kann ein Bürger oder ein Unternehmen bestimmte Vorgänge auslösen. Daten, die im Portal eingegeben werden, stehen im Vorgangsbearbeitungssystem automatisch zur Verfügung. Bei der Landesagentur für Struktur und Arbeit Brandenburg (LASA) haben wir das beispielsweise realisiert.
Welches Vorgehen empfehlen Sie bei der Einführung von DM-Systemen?
Müller-Ontjes: Unsere Empfehlung lautet »Machbarkeit vor Komplexität«. Prozesse wie die oben geschilderten lassen sich nur schwer auf einen Schlag und im ersten Schritt kaum flächendeckend umstellen. Man sollte sich zunächst auf einen begrenzten Pilotbereich mit überschaubarer Größe konzentrieren. Die Prozesse, die elektronisch umgesetzt werden, sollten thematisch zusammenhängen und möglichst von einem gleich bleibenden Personenkreis bearbeitet werden. Und die ausgewählten Verfahren sollten regelmäßig und wiederkehrend bearbeitet werden, um schnell Effizienzgewinne zu erzielen. Die Erfahrungen aus dem Pilotbereich müssen dann aufbereitet werden und in einer Strategie für den Roll-Out auf weitere Bereiche münden. Mit diesem Vorgehen haben wir selbst und auch unsere Kunden die besten Erfahrungen gemacht. Weniger ist gerade in diesem Bereich mehr.
Welche Erfahrungen haben Ihre Kunden zum Return on Investment gemacht?
Müller-Ontjes: Hier stehen viele Einrichtungen noch am Anfang. Die Verfahren werden derzeit eingeführt, befinden sich im Pilotbetrieb oder der Einsatz-Zeitraum ist noch zu kurz. Studien zufolge erfolgt ein Return of Invest bei solchen Systemen nach zwei bis drei Jahren. Die Zeitspanne reicht bei den meisten Verwaltungen also noch nicht aus, um seriöse Angaben zu machen. Da wir selbst unsere Software nutzen, kann ich Ihnen aber Zahlen nennen. In einigen Unternehmensbereichen – unter anderem im Marketing und im Support – konnten wir die Bearbeitungszeiten um bis zu 30 Prozent reduzieren. Hätten wir das System zu den Listenpreisen gekauft, wäre der Return of Invest nach 20 Monaten erfolgt. Eine monetäre Betrachtung ist aber nur eine Seite der Medaille. Es geht bei dem Einsatz solcher Systeme auch darum, die Kundenfreundlichkeit zu erhöhen und für alle Beteiligten mehr Transparenz zu schaffen.
Wo sehen Sie Deutschland beim Thema E-Government im internationalen Vergleich?
Müller-Ontjes: Bei den meisten Vergleichsuntersuchungen liegen wir im unteren Mittelfeld. In der Gesamtschau mag das auch zutreffen. Ich kann das aus eigener Anschauung für Europa nicht bestätigen. Hinter den USA liegen wir meiner Meinung nach allerdings meilenweit zurück.
Die elektronische Signatur ist – zumindest bei den Bürgern – noch nicht sehr weit verbreitet. Hemmt dies die Automatisierung der Workflows?
Müller-Ontjes: Die elektronische Vorgangsbearbeitung ist unaufhaltsam auf dem Vormarsch. Es ist vielleicht kein vorbildliches Beispiel, aber beim Online-Banking brauchen Sie zur Authentifizierung auch keine digitale Signatur, und die Akzeptanz ist hoch. Ich glaube, dass in wenigen Jahren interoperable elektronische Signaturprodukte für jedermann angeboten werden. Damit wird sich die Akzeptanz von E-Government-Lösungen nochmals erhöhen. Wir haben bereits in zahlreichen Projekten die elektronische Signatur in verschiedensten Formen eingebunden, sind also gut gerüstet.