Fax? Oder lieber doch moderne Unified-Communications-Technologien? (Bild: Saperion)
1. Alte Zöpfe: »Das Fax ist ‚etabliert’ und wird in vielen Bereichen immer noch bevorzugt verwendet«, sagen Faxenmacher. »Etabliert« sind auch Leute, deren Lieblingssatz lautet: »Das haben wir schon immer so gemacht.« Nur weil sich Institutionen dem Wandel widersetzen, beweist das nicht die Überlegenheit einer Technologie.
2. Unsicherer Versand: Wer beim Fax-Spiel mitmachen will, muss sein Gerät rund um die Uhr eingeschaltet lassen und stets genügend Papier bereithalten. Auch der Tonerstand sollte nie unter einen kritischen Pegel fallen. Und wehe der Scanner hat Aussetzer: Nichts ist schlimmer, als ein unleserliches Fax, bei dem man noch nicht einmal die Absenderdaten herausfindet. Über die Vorteile einer E-Mail müssen an dieser Stelle keine Worte verloren werden.
3. Wirklich sicher angekommen?: »Beim Fax weiß man, ob es angekommen ist«, argumentieren die Freunde der Papierübertragung. Doch auch das stimmt so nicht. Jeder weiß, wie schnell ein Fax – gerade in großen Unternehmen – abhanden kommt. Bei Abwesenheit des Empfängers gibt es außerdem keine »Abwesenheitsnotiz«. Frust und Zorn über ausbleibende Antworten oder nerviges »Hinterher-Telefonieren« sind damit vorprogrammiert. Abgesehen davon kann man sich beim Fax nie darauf verlassen, dass es in die richtigen Hände gelangt. Wer auf Nummer Sicher gehen will, muss vorher anrufen und seine Kontaktperson ans Gerät bitten.
4. Ärgernis Faxnummer: Faxnummern sind ein Ärgernis. Schnell passieren Zahlendreher oder eine Durchwahl entpuppt sich als falsch. Kein Wunder, dass sich die Telefonie in Richtung Unified-Communications bewegt – mit Adressen statt irgendwelchen Nummernfolgen. E-Mails können jederzeit unkompliziert mit einem Klick beantwortet werden und lassen sich aus jeder Intranet- oder Internet-Anwendung durch einen Klick auf einen Hyperlink generieren. Beim Fax muss man sich komplizierte Nummern merken oder aufschreiben und auf das Freizeichen warten. E-Mails sind meist logisch aufgebaut – Vorname.Nachname@firma.de – und können kinderleicht über die Adressvervollständigung aufgerufen werden, sogar wenn sie nicht im eigenen Verzeichnis eingepflegt wurden.
5. Umweltverschmutzung: Ein Fax ist ganz und gar nicht umweltfreundlich. Zum einen verbraucht es viel Strom, weil es permanent angeschaltet sein muss. Zum anderen ist auch der Papierverbrauch nicht gerade niedrig. Die fachgerechte Entsorgung vertraulicher Dokumente ist zudem sehr viel aufwändiger als bei digitalen Unterlagen und kostet in der Regel sehr viel mehr Energie.
6. Einfache und rechtstreue Archivierung: Mit einer E-Mail ist die digitale Archivierung ein Kinderspiel. Faxe erzeugen einen Haufen an papiernen Akten, die im Keller verschimmeln. Das schnelle Auffinden von Dokumenten ist unter solchen Umständen unmöglich. E-Mails können heute unkompliziert mit einer digitalen Signatur versehen werden und sind somit genauso rechtskonform wie ein Fax.
7. Behinderung des Workflows: Eine E-Mail kann schnell an andere Personen weitergeleitet werden, ein Fax nicht. Da Faxe nur noch selten verschickt werden, wissen Viele nicht, ob eine Null gewählt werden muss, oder nicht. Oder wie man die Seite richtig in das Gerät einlegt, damit sie gelesen werden kann. E-Mails verschicken kann dagegen jeder. Auch der Versand eines Faxes an hunderte Empfänger ist eine Qual und gehört zu den übelsten Praktikantenjobs. Selbst bei Computerfaxen muss man dazu den Computer unter Umständen die ganze Nacht laufen lassen.
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