Der Trend zur zunehmenden Digitalisierung war schon immer eine Herausforderung in Postbearbeitungsabteilungen. Nun kommt eine neue hinzu: De-Mail und E-Postbrief wurden jüngst rechtlich verabschiedet, die ersten Anbieter werfen die Marketingmaschinerie dafür an.
ECMguide.de sprach mit Bernd Karnatz, Mitglied im VOI Competence Center Postbearbeitung und Geschäftsführer von Mailconsult, über die neue E-Mail- bzw. Online-Briefgeneration und weitere Trends im Bereich Postbearbeitungslösungen.
Was bewegt den Markt für Postbearbeitungslösungen derzeit am meisten? Neuerungen bei klassischen Lösungen, oder der Hype rund um den kommenden elektronischen Briefverkehr wie De-Mail oder E-Postbrief?
Karnatz: Die Suche nach dem richtigen Weg in eine digitale Informationslogistik steht bei den meisten Unternehmen derzeit auf dem ersten Platz. Die teilweise aggressive und unsachliche Werbung für den E-Postbrief verunsichert oder verärgert viele Firmen.
Glauben Sie, dass sich elektronischen Briefverkehr wie De-Mail oder E-Postbrief breitflächig durchsetzt? Immerhin muss sich ein potenzieller Kunde erst mal registrieren, was bei der normalen Papierpost nicht notwendig ist…..
Karnatz: Auch wenn in der Informationslogistik grundsätzlich die Reise eindeutig in Richtung digitaler Kommunikationsformen geht, werden De-Mail und E-Postbrief von den potenziellen Anwendern hinsichtlich ihres wirklichen Nutzens sehr kritisch geprüft. Sollten sich die aktuellen Rahmenbedingungen nicht gravierend ändern, wird das Ergebnis ernüchternd bleiben.
Wird nicht die elektronische Signatur beim Online-Brief überflüssig? Eigentlich besteht keine Notwendigkeit mehr für eine elektronische Signatur….
Karnatz: Genau das Gegenteil ist der Fall. Nur die qualifizierte digitale Signatur ermöglicht auf Grund der aktuellen Gesetzeslage (Formvorschriften des BGB) zumindest teilweise den Ersatz papierbasierter Dokumente durch ein elektronisches Äquivalent. De-Mail ist bei Dokumentenarten mit Schriftformerfordernis in Papierform nicht ausreichend.
Für welche Anwendergruppe ist der Online-Brief am interessantesten? Doch wohl eher für Unternehmen und Behörden, der normale Bürger dürfte sehr selten davon profitieren…
Karnatz: Richtig, der Nutzen dieser neuen Input- und Output-Kanalformen liegt eher auf der Versenderseite, zumal das Steuervereinfachungsgesetz mit der Gleichstellung von normaler elektronischer Kommunikation (E-Mail, Rechnung in PDF-Form) und papierbasierter Kommunikation die Verwendung von De-Mail und E-Postbrief beim Versenden von Rechnungen überflüssig macht.
Geht es also der normalen Briefpost an den Kragen, oder nicht?
Karnatz: Der vollbezahlte Brief wird uns als Premiumprodukt erhalten bleiben, die Sendungsmengen der klassischen Post insgesamt werden drastisch sinken.
Es wird wohl auf hybride Postsysteme hinauslaufen. Heißt: Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert. Könnte dies die Lösung bei modernen Postbearbeitungslösungen sein?
Karnatz: Nein, Hybridpost ist ebenso wie das »frühe Scannen« in der Poststelle lediglich eine Übergangslösung. Im B2B-Bereich ist die Kommunikation und der Zahlungsverkehr bereits heute weitestgehend rein elektronisch. Der C2B/B2C-Bereich wird folgen.
Werfen wir jetzt einen Blick auf Rechnungseingangslösungen. Hier soll es erhebliche Einsparpotenziale geben. Wie weit haben sich solche Lösungen schon durchgesetzt?
Karnatz: Wenn das im Juni verabschiedete, aber am 8.7. dieses Jahres vom Bundesrat zunächst abgelehnte Steuervereinfachungsgesetz in Kraft getreten ist, können Rechnungen, die beim Vorsteuerabzug geltend gemacht werden, ohne Signaturverwendung elektronisch übermittelt werden (E-Mail, Webdownload, …). Auch hier geht die Reise hin zu rein elektronischer Kommunikation – und zwar ohne kostenpflichtige De-Mail und E-Postbrief.
Noch vor etlichen Jahren gab es rund um Transpromo fast einen Hype. Wir haben den Eindruck, es ist etwas abgeflaut. Ist unser Eindruck zu oberflächlich, oder setzen sich Transpromo-Mailings bzw. -Lösungen doch durch?
Karnatz: Transpromo ist schwierig in der Umsetzung und der Nutzen ist fragwürdig, zumal auf der Empfängerseite oftmals die Akzeptanz für derartig »gestaltete« Rechnung nicht vorhanden ist.
Wagen Sie einen Ausblick, sagen wir zwei bis drei Jahre. Auf welche Trends sollen sich unsere Leser im Postbearbeitungs-Segment dann einstellen?
Karnatz: Grundlage effizienter Geschäftsprozesse ist eine Informationslogistik, die dafür sorgt, das die richtigen Informationen (WAS) zur richtigen Zeit (WANN), beim richtigen Empfänger (WO) in der richtigen Form (WIE) unter Einhaltung rechtlicher Vorgaben (Compliance) zur Verfügung stehen. Träger dieser Informationen werden vermehrt elektronische Dokumente sein. Wir werden in kommenden Jahren einen deutlichen Rückgang der klassischen Postmengen beobachten können.
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