Entgegen aller Erwartungen entfällt die E-Signatur- bzw. EDI-Vorschrift bei elektronischen Rechnungen nun doch noch nicht. Der Bundesrat hat seine Zustimmung für das entsprechend notwendige Steuervereinfachungsgesetz vor der Sommerpause verweigert. Ob mit oder ohne Wegfall der Vorschrift, Unternehmen wollen vor allem Kosten in der Rechnungsbearbeitung sparen.
 

Der Bundesrat hat dem Steuervereinfachungsgesetz noch nicht zugestimmt

Zwar liegen die Gründe für die Ablehnung des Gesetzes nicht im Änderungsbereich der elektronischen Rechnungen bzw. des Umsatzsteuergesetzes, trotzdem ist der Bereich betroffen. Auch wenn damit zu rechnen ist, dass die geplanten Änderungen in Kraft treten, sobald das Gesetz verabschiedet ist, lässt sich nicht sagen wann. Frühesten kann dies nun zum 1.10.2011 und spätestens zum 1.1.2013 geschehen, da dann bestimmte EU-Vorgaben gelten.

Bis dahin besteht die aktuelle Regelung, dass bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts auf eine von zwei Möglichkeiten gewährleistet sein müssen. Entweder sollte die Rechnung über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen oder mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) versendet werden. Der neue vom Bundestag nicht aber vom Bundesrat verabschiedete Vorschlag sieht vor, dass zusätzlich zu den beiden bestehenden Möglichkeiten, andere Prüfverfahren erlaubt sind. Demnach kann jeder Unternehmer festlegen, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können.

Einige Experten wie Hans-Peter Bauer, Geschäftsführer von Reg-Email, hatten sogar erwartet, dass im neuen Vorschlag nur die Manipulationssicherheit erhalten bleibt und die Identifizierung des Absenders entfällt: »Vor der finalen Entscheidung ging man lediglich davon aus, dass ausschließlich die Manipulationssicherheit aus der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EC bestehen bleibt.« Kommt die Änderung des Gesetzes, vereinfacht sich die elektronische Rechnungsabwicklung trotzdem.

Die Zukunft gehört digitalen Rechnungslösungen Foto: SER

Verschiedene Szenarien sind dann für die Rechnungsübermittlung vorstellbar, die Sendern und Empfängern, die die Vorsteuer geltend machen wollen, günstiger als die bisherigen Lösungen kommen. Es eignen sich dann sowohl neue Standard-Dienste wie De-Mail und E-Postbrief als auch noch etwas unbekanntere Verfahren wie von Reg-Email. »Wir identifizieren den Absender via unverwechselbaren Mail-Server nebst zugehöriger IP-Adresse und den einzelnen Rechner, von dem aus der Versand durchgeführt wurde. Unser Hash-Verfahren macht die E-Mail und alle beigefügten Daten qua Versand manipulationssicher. Beide Sicherheitsmerkmale erfolgen einfach durch den Versand«, erklärt Bauer. Allerdings müssen Anwender nicht unbedingt auf kommerzielle Postprodukte zurückgreifen. Sie werden vermutlich vermehrt bei Privatanwendern und kleinen Unternehmen zum Tragen kommen.

Bei größeren Unternehmen steigen durch das Steuervereinfachungsgesetz die Möglichkeiten, mit der bestehenden IT-Infrastruktur und ECM-Tools die Gesetzesvorgaben zu erfüllen. Durch den elektronischen Rechnungsversand kombiniert mit einer digitalen Rechnungseingangslösung können Unternehmen sogar erhebliche Summen einsparen. Laut Raimund Schlotmann, Director Business Unit Purchase to Pay and Global Solution Marketing, Itella Information, ist vielen Verantwortlichen nicht bewusst, dass die Kosten jeder verarbeiteten Eingangsrechnung schnell bei über 12 Euro liegen können. »Nach Erfahrungswerten von Itella sind allein bei den Prozesskosten Einsparungsmöglichkeiten von 50 Prozent durch Automatisierung des Prozesses leicht zu erzielen. Dazu kommen sofort wirksame Kosteneinsparungen zum Beispiel durch zuverlässigere Einhaltung von Skontofristen, reduzierte Mahngebühren, niedrigerer Archivierungsaufwand und Vermeidung von Fehler, die bei manuellen Eingriffen entstehen können.« Eine digitalisierte Eingangsrechnung kann in elektronischen Workflows bearbeitet, zur Freigabe weitergeleitet und anschließend vollautomatisch in das Rechnungssystem eingespielt werden. »Das große Einsparpotenzial und der qualitative Nutzen für die Prozessabwicklung bei der Rechnungsverarbeitung sind mittlerweile unbestritten und lassen sich durch Fakten klar belegen«, meint auch Oswald Freisberg, geschäftsführender Gesellschafter von SER Deutschland.

Im B2B-Bereich betrachten die Beteiligten das Thema Steuervereinfachungsgesetz relativ gelassen. Früher oder später wird es wie nun vorgelegt in Kraft treten. Unternehmen beschäftigen sich aktuell vor allem mit Invoice Management. Es geht um die Frage, wie Rechnungen, egal ob sie elektronisch oder in Papierform eintreffen, möglichst automatisiert in elektronischen Workflows bearbeitet werden können.