Der Trend zur zunehmenden Digitalisierung war schon immer eine Herausforderung in Postbearbeitungsabteilungen. Nun kommt eine neue hinzu: De-Mail und E-Postbrief wurden jüngst rechtlich verabschiedet, die ersten Anbieter werfen die Marketingmaschinerie dafür an.
ECMguide.de sprach mit Thomas Hellmig, Bereichsleiter Vertrieb und Prokurist beim DMS-Dienstleister Alpha Com Deutschland, über die neue E-Mail- bzw. Online-Briefgeneration und weitere Trends im Bereich Postbearbeitungslösungen.
Was bewegt den Markt für Postbearbeitungslösungen derzeit am meisten? Neuerungen bei klassischen Lösungen, oder der Hype rund um den kommenden elektronischen Briefverkehr wie De-Mail oder E-Postbrief?
Hellmig: Unternehmen wollen ihre Prozesse optimieren und sie kostengünstiger gestalten. Da spielen De-Mail oder E-Postbrief nur eine untergeordnete Rolle, weil sie lediglich kleine Bausteine darstellen. Was zählt ist eine alles umfassende Lösung in der Postbearbeitung. Diese Aufgaben gehört bei vielen nicht zum Kerngeschäft, so dass man sich davon entlasten möchte. Das übernehmen dann Dienstleister wie wir, die sich auf die Prozesse in einem Posteingang spezialisiert haben.
Glauben Sie, dass sich elektronischer Briefverkehr wie De-Mail oder E-Postbrief breitflächig durchsetzt? Immerhin muss sich ein potenzieller Kunde erst mal registrieren, was bei der normalen Papierpost nicht notwendig ist…..
Hellmig: Ich erkenne da keinen unmittelbaren Nutzen für Geschäftskunden, so dass sich diese Form für den professionellen Austausch von Dokumenten bei der breiten Masse nicht durchsetzen wird.
Geht es also der normalen Briefpost an den Kragen, oder nicht?
Hellmig: Das ist schon lange so, seitdem sich E-Mail als Haupt-Kommunikation durchgesetzt hat – beruflich wie privat. Auch Web-Anwendungen und jegliche Art von Online-Portalen haben zu einem erheblichen Rückgang analoger Geschäftspost geführt.
Es wird wohl auf hybride Postsysteme hinauslaufen. Heißt: Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert. Könnte dies die Lösung bei modernen Postbearbeitungslösungen sein?
Hellmig: Sicher, wenn es nötig ist, Dokumente in Papierform zu versenden. Solche hybriden Ansätze in der Postbearbeitung lässt mehr Freiheit in der Gestaltung effizienter Geschäftsprozesse. Kleinere Mengen stemmt man in der Regel in der eigenen Poststelle. Massenversender wie Versicherungen oder TK-Provider arbeiten eher mit Dienstleistern zusammen, die diese Prozesse im Outscourcing abdecken.
Werfen wir jetzt einen Blick auf Rechnungseingangslösungen. Hier soll es erhebliche Einsparpotenziale geben. Wie weit haben sich solche Lösungen schon durchgesetzt?
Hellmig: Viele unserer Kunden profitieren bereits von der elektronischen Rechnung oder der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen, in dem sie sämtliche Rechnungsinformationen als Datensatz im gewünschten Format erhalten. Das Interesse ist ein Indiz dafür, dass es diese Einsparpotentiale tatsächlich gibt.
Wagen Sie einen Ausblick, sagen wir zwei bis drei Jahre. Auf welche Trends sollen sich unsere Leser im Postbearbeitungs-Segment dann einstellen?
Hellmig: Es werden noch mehr Prozesse rund im den Posteingang ausgelagert. Einerseits wird sich die Anzahl der Unternehmen erhöhen, die eine Outsourcing-Lösung umsetzen. Andererseits wird sich der Umfang der extern erbrachten Leistung erhöhen. Schon jetzt sehen wir ein verstärktes Interesse, Papier nicht nur zu konvertieren, sondern auch inhaltlich erfassen zu lassen. Damit lassen sich geschäftsrelevante Informationen direkt an den zuständigen Sachbearbeiter übermitteln. Das bedeutet Zeiteinsparung und besserer Service, den man nutzen kann, um sich vom Wettbewerb abzusetzen.
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