Der Trend zur zunehmenden Digitalisierung war schon immer eine Herausforderung in Postbearbeitungsabteilungen. Nun kommt eine neue hinzu: De-Mail und E-Postbrief wurden jüngst rechtlich verabschiedet, die ersten Anbieter werfen die Marketingmaschinerie dafür an.
ECMguide.de sprach mit Claudia Pfeil, Marketing Manager EMEA Central HP Exstream IPG Enterprise Software Group bei Hewlett-Packard, über die neue E-Mail- bzw. Online-Briefgeneration und weitere Trends im Bereich Postbearbeitungslösungen.
Was bewegt den Markt für Postbearbeitungslösungen derzeit am meisten? Neuerungen bei klassischen Lösungen, oder der Hype rund um den kommenden elektronischen Briefverkehr wie De-Mail oder E-Postbrief?
Pfeil: Die neuen elektronischen Versandlösungen sind nur eines der Themen, die den Postbearbeitungsmarkt momentan bewegen. De-Mail oder der E-Postbrief helfen zwar, elektronische Dokumente rechtssicher zuzustellen, sie sind jedoch nicht geeignet, um die eigentliche Herausforderung in diesem Bereich zu lösen. Vielmehr wäre es notwendig, eine Diskussion über die Prozesse zu führen, die bei der Postbearbeitung notwendig sind. Im Vordergrund sollte die Frage stehen, wie diese sich sinnvoll für neue Systeme anpassen lassen. Hier bietet die zunehmende Digitalisierung der Postbearbeitung eine große Chance, die existierenden Prozesse deutlich zu verschlanken und zu vereinfachen.
Glauben Sie, dass sich elektronischer Briefverkehr wie De-Mail oder E-Postbrief breitflächig durchsetzt? Immerhin muss sich ein potenzieller Kunde erst mal registrieren, was bei der normalen Papierpost nicht notwendig ist…
Pfeil: Es wird noch einige Jahre dauern, bis absehbar ist, ob sich eine dieser Lösungen breitflächig durchsetzen wird. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie beabsichtigen momentan lediglich elf Prozent der Bevölkerung, De-Mail oder E-Postbriefe zu nutzen. Wie sich die Akzeptanz langfristig weiter entwickeln wird, hängt maßgeblich davon ab, ob sich die neue Technik auch für Privatnutzer finanziell rechnen wird. Solange sich der Einsatz von De-Mail oder E-Postbrief privat nicht lohnt, wird es schwierig bleiben, die Bevölkerung zu überzeugen.
Geht es also der normalen Briefpost an den Kragen, oder nicht?
Pfeil: Ja und nein. Selbst wenn ein Teil der normalen Briefpost durch elektronische Kommunikation abgelöst wird, wird schriftliche Korrespondenz weiterhin ein wichtiger Bestandteil des Kommunikations-Mixes bleiben. Die meisten Verbraucher schenken ihrer Post nach wie vor ein vergleichsweise hohes Maß an Aufmerksamkeit – gerade, wenn es um Rechnungen geht, oder die Briefe ansprechend gestaltet und relevant sind. Daher sollten Unternehmen diesen Kommunikationskanal weiterhin als einen von vielen nutzen. Wichtig ist jedoch, dass die Botschaften und Inhalte dabei zielgerichtet und punktgenau eingesetzt werden.
Es wird wohl auf hybride Postsysteme hinauslaufen. Heißt: Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert. Könnte dies die Lösung bei modernen Postbearbeitungslösungen sein?
Pfeil: Die Möglichkeit, Dokumente dezentral in den jeweiligen Abteilungen zu erstellen und die Produktion und den Versand dann in einer zentralen Stelle zu bündeln, bieten wir mit unserem Korrespondenzsystem »HP Exstream« bereits seit langem an. Diese Lösung ist nicht nur die effizienteste, sondern auch die kostengünstigste. Müsste jeder Mitarbeiter die von ihm bearbeiteten Briefe selbst ausdrucken, kuvertieren und frankieren, würde dies zum einen deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen als eine zentrale Produktion. Zum anderen kostet diese Variante auch mehr Geld, da etwa Portoeinsparungen durch das Zusammenfassen mehrerer Sendungen in einem Brief nicht ausgeschöpft werden können.
Werfen wir jetzt einen Blick auf Rechnungseingangslösungen. Hier soll es erhebliche Einsparpotenziale geben. Wie weit haben sich solche Lösungen schon durchgesetzt?
Pfeil: Mit der richtigen Lösung lassen sich die Kosten für das Bearbeiten des Rechnungseingangs deutlich senken. HP bietet dazu unter anderem Multifunktionsgeräte und Scanner an, die bei der Digitalisierung und Archivierung von Papierdokumenten helfen und den Papierberg im Unternehmen reduzieren. Darüber hinaus identifizieren wir gemeinsam mit unseren Kunden die Workflow- und Dokumenten-Management-Lösungen, die für ihre individuellen Anforderungen am besten geeignet sind.
Noch vor etlichen Jahren gab es rund um Transpromo fast einen Hype. Wir haben den Eindruck, es ist etwas abgeflaut. Ist unser Eindruck zu oberflächlich, oder setzen sich Transpromo-Mailings bzw. -Lösungen doch durch?
Pfeil: Der Hype rund um Transpromo ist in den letzten Monaten tatsächlich etwas abgeflaut, obwohl auch in Deutschland die ersten Unternehmen auf farbige Transpromo-Dokumente setzen. Es gibt bereits einige erfolgreiche Projekte. Allerdings sind diese meist nicht so bekannt, da viele Firmen erfolgreiche Aktionen lieber für sich behalten als sie mit der Konkurrenz zu teilen. Transpromo wird unserer Ansicht nach auch in Zukunft eine Rolle spielen. Wir gehen jedoch davon aus, dass dabei eher die Relevanz der Botschaft und das für den Kunden richtige Transportmedium im Vordergrund stehen wird als die Diskussion, ob ein Dokument farbig sein sollte oder nicht. Denn farbige, aber dennoch irrelevante, Kommunikation landet genauso schnell im Altpapier.
Wagen Sie einen Ausblick, sagen wir zwei bis drei Jahre. Auf welche Trends sollen sich unsere Leser im Postbearbeitungs-Segment dann einstellen?
Pfeil: Durch die Digitalisierung der Postbearbeitung werden sich vor allem die Prozesse vereinfachen und verschlanken, so dass weniger Zeit notwendig ist, um die Eingangs- und Ausgangspost zu bearbeiten. Vor diesem Hintergrund sollten sich Unternehmen stärker auf die Dokumentenprozesse zwischen Eingang und Ausgang konzentrieren: Gerade beim Erstellen und Bearbeiten von Schriftstücken lassen sich die Kosten und der Zeitaufwand etwa durch intelligente Vorlagen oft deutlich reduzieren. Beispielsweise wenn diese sich bereits während der Dateneingabe verändern und dem Anwender so die Arbeit erleichtern. Auch die Aufbereitung von Inhalten für verschiedene Kommunikationskanäle etwa als E-Mail, SMS oder für mobile Applikationen wird zukünftig eine große Rolle spielen. Viele Unternehmen lösen dies momentan durch teure und komplizierte Zusatzskripte, die bestehende Inhalte an neue Kanäle anpassen. Langfristig sollten Firmen allerdings auf Lösungen setzen, die Inhalte einfach und ohne lange Vorlaufzeiten für unterschiedlichste Transportmedien aufbereiten können.
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