Der Trend zur zunehmenden Digitalisierung war schon immer eine Herausforderung in Postbearbeitungsabteilungen. Nun kommt eine neue hinzu: De-Mail und E-Postbrief wurden jüngst rechtlich verabschiedet, die ersten Anbieter werfen die Marketingmaschinerie dafür an.
ECMguide.de sprach mit Raimund Schlotmann, Director Business Unit Purchase to Pay and Global Solution Marketing bei Itella Information, über die neue E-Mail- bzw. Online-Briefgeneration und weitere Trends im Bereich Postbearbeitungslösungen.
Was bewegt den Markt für Postbearbeitungslösungen derzeit am meisten? Neuerungen bei klassischen Lösungen oder der Hype rund um den kommenden elektronischen Briefverkehr wie De-Mail oder E-Postbrief?
Schlotmann: Ich denke, der Hype um De-Mail und E-Postbrief ist in den letzten Monaten wieder abgeflacht. Das ist aber eine ganz normale Entwicklung. Jetzt müssen sich die Lösungen in der Praxis beweisen. Was wir derzeit verstärkt im Markt beobachten, ist eine Nachfrage nach »as a Service«-Lösungen für die Postbearbeitung, besonders für die Finanzprozesse, also Rechnungseingang und -ausgang. Gerade bei heterogenen Strukturen helfen as-a-Service-Lösungen, Prozesse zu vereinheitlichen und die Effizienz zu steigern. Im Ergebnis wird der Prozess kostentransparenter und günstiger: das Unternehmen muss keine Ressourcen mehr für schwankende Rechnungsvolumina vorhalten, der Dienstleister kümmert sich auf Anfrage um die Abwicklung und, anders als beim klassischen Outsourcing, gibt das Unternehmen dabei die Kontrolle nicht aus der Hand.
Glauben Sie, dass sich elektronischer Briefverkehr wie De-Mail oder E-Postbrief breitflächig durchsetzt? Immerhin muss sich ein potenzieller Kunde erst mal registrieren, was bei der normalen Papierpost nicht notwendig ist…..
Schlotmann: Die Angebote deutscher Anbieter stehen im Gegensatz zu anderen Lösungen, wie sie etwa in Finnland, Dänemark oder der Schweiz auf dem Markt sind, ganz am Anfang einer Lernkurve. NetPosti in Finnland und Arved in Estland bieten bereits seit Jahren praktikable Lösungen für elektronische Briefe an. Ein wesentlicher Unterschied etwa zwischen dem E-Postbrief der DPAG und NetPosti oder Arved ist, dass der E-Postbrief lediglich die Weiterleitung bzw. das Ausdrucken einer E-Mail beinhaltet, während die Anderen Zusatzdienste wie Archivierungs- und Finanzservices anbieten. Die deutschen Angebote werden sich nur über ein Strohfeuer hinaus halten können, wenn die Anbieter keine offene Plattform schaffen, die weitere angeschlossene Services zulässt. Bietet man dem Endkunden also einen elektronischen Briefkasten an, ist idealerweise ein entsprechendes Archivierungstool integraler Bestandteil. Gibt es dies nicht, werden die Dokumente im Zweifel doch wieder auf Papier gebannt und es ist nichts gewonnen. Der Blick nach Finnland und der Erfolg entsprechender Plattformen hier zeigt allerdings, dass eine Lösung wie der E-Postbrief längst überfällig ist.
Wird nicht die elektronische Signatur beim Online-Brief überflüssig? Eigentlich besteht keine Notwendigkeit mehr für eine elektronische Signatur…
Schlotmann: Nach den jüngsten Gesetzesänderungen ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) für Rechnungen nicht mehr zwingend notwendig, wenn ein innerbetriebliches Prüfverfahren implementiert ist. Meiner Meinung nach reicht ein Abgleich der Rechnung mit der Bestellung oder dem Wareneingang absolut aus. Wenn klar ist, dass das Gut oder der Service von einem bestimmten Lieferanten zu dem auf der Rechnung angegebenen Preis bestellt wurde, ist der Prozess ausreichend verifiziert und authentifiziert.
Für welche Anwendergruppe ist der Online-Brief am interessantesten? Doch wohl eher für Unternehmen und Behörden, der normale Bürger dürfte sehr selten davon profitieren…
Schlotmann: Wenn es richtig gemacht wird, profitieren alle davon. Um den Bürger aber ins Boot zu holen, sind oben beschriebene Zusatzdienste essentiell. In dem Internet-Portal NetPosti von Itella laufen sämtliche Rechnungen und Dokumente von Behörden und Unternehmen wie Versicherungen, Banken und Telekommunikationsanbieter ein und werden zentral verwaltet. Mehr als 4.000 Unternehmen und Institutionen verschicken Daten an NetPosti: Konzerne übermitteln Gehaltsmitteilungen, Versicherungen informieren über Rentenbeitragshöhe, Kreditkartenfirmen verschicken Umsatzbuchungen. Die Dokumente werden sieben Jahre lang kostenlos archiviert. Besonders attraktiv für die Bürger ist das Bezahlen von Rechnungen per Mausklick. Kunden erhalten mit jeder Rechnung einen Link, der sie zu ihrem Bankportal weiterleitet. Alle Daten sind bereits in ein Online-Überweisungsformular eingetragen, es fehlen nur noch Passwort und Tan. Ein umfassendes Servicepaket also – eben dies muss auch die Deutsche Post anbieten, will sie mit dem E-Postbrief langfristig wirklich Interesse wecken. Aber auch dann wird sich der heutige Preis von 55 Cent nicht halten lassen. Mit welcher Berechtigung sollten die Kosten genauso hoch sein, wie bei einer physikalischen Zustellung?
Geht es also der normalen Briefpost an den Kragen, oder nicht?
Schlotmann: Die normale Briefpost wird es natürlich auch weiterhin geben. Aber so, wie die Volumina seit Einführung digitaler Übertragungswege gesunken sind, werden sie auch in Zukunft rückläufig sein. Solche Entwicklungen beginnen langsam, beschleunigen sich dann sehr schnell und dann stabilisiert sich ein Restvolumen. Die Beschleunigung steht der Deutschen Post noch bevor.
Es wird wohl auf hybride Postsysteme hinauslaufen. Heißt: Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert. Könnte dies die Lösung bei modernen Postbearbeitungslösungen sein?
Schlotmann: Hybride Postsysteme sind schon heute Realität, »Itella iPost« ist so eine Lösung, und diese gibt es seit Jahren. Diese Lösungen stellen eine Übergangslösung in der Phase zwischen papiergebundenem und elektronischem Postverkehr dar. Moderne Lösungen bieten dem Kunden alles: vollelektronische Übermittlung, digital erstellt und postalisch zugestellt, sowie postalische Zustellung mit anschließender Digitalisierung. So kann jeder Sender bzw. Empfänger nach eigenem Gusto bedient werden, und nach und nach die Zahl derer, die von Anfang an vollelektronisch bedient werden, kontinuierlich gesteigert werden.
Werfen wir jetzt einen Blick auf Rechnungseingangslösungen. Hier soll es erhebliche Einsparpotenziale geben. Wie weit haben sich solche Lösungen schon durchgesetzt?
Schlotmann: In den Prozessen rund um den Rechnungseingang liegt tatsächlich das größte Potenzial und die meisten Unternehmen fangen jetzt erst an, dieses zu heben. Täglich gehen in deutschen Unternehmen Millionen von Rechnungen ein, und oft sind die Kosten für die interne Verarbeitung dieser Rechnungen ein weißer Fleck in der Bilanz. Den Verantwortlichen ist nicht bewusst, dass die Kosten jeder verarbeiteten Eingangsrechnung schnell bei über 12 Euro liegen können; ein vorsichtig geschätzter Wert. Nach Erfahrungswerten von Itella Information sind allein bei den Prozesskosten Einsparungsmöglichkeiten von 50 Prozent durch Automatisierung des Prozesses leicht zu erzielen. Dazu kommen sofort wirksame Kosteneinsparungen zum Beispiel durch zuverlässigere Einhaltung von Skontofristen, reduzierte Mahngebühren, niedrigerer Archivierungsaufwand und Vermeidung von Fehler, die bei manuellen Eingriffen entstehen können. Denn eine digitalisierte Eingangsrechnung kann in elektronischen Workflows bearbeitet, zur Freigabe weitergeleitet und anschließend vollautomatisch in das Rechnungssystem eingespielt werden. Sogar der komplette Verzicht auf Freigabeprozesse ist durch einen automatischen Abgleich mit den Bestelldaten und dem Wareneingang möglich.
Noch vor etlichen Jahren gab es rund um Transpromo fast einen Hype. Wir haben den Eindruck, es ist etwas abgeflaut. Ist unser Eindruck zu oberflächlich, oder setzen sich Transpromo-Mailings bzw. -Lösungen doch durch?
Schlotmann: Ein Rechnungsempfänger wendet dreimal mehr Zeit für das Studieren des Dokuments auf, als für das Lesen anderer Kommunikationsschreiben; an dieser Tatsache hat sich nichts geändert. Die Rechnung ist damit noch immer das effektivste Mittel in der schriftlichen Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden. Vor einigen Jahren gab es tatsächlich einen Hype um das Thema Transpromo. Seitdem sind die Lösungen elaborierter geworden. Ich sehe Transpromo heute mehr als Add-on zum bestehenden Rechnungsprozess, vor allem aber im B2C-Bereich und in bestimmten Branchen.
Wagen Sie einen Ausblick, sagen wir zwei bis drei Jahre. Auf welche Trends sollen sich unsere Leser im Postbearbeitungs-Segment dann einstellen?
Schlotmann: In den nächsten Jahren wird die Digitalisierung weiter voranschreiten. Nachdem Unternehmen angefangen haben, ihren Rechnungsausgang effizient und elektronisch abzuwickeln, erwarten wir in den nächsten Jahren ein Wachstum in der Digitalisierung des Rechnungseingangs. Hier sehen wir auch die Konsolidierung und Zentralisierung von Dienstleistungsprozessen in so genannten Shared-Service-Centern (SSC). Gerade die Konsolidierung von Prozessen des Rechnungseingangs in Financial-SSCs bietet große Potenziale zur Kostensenkung, vor allem vor dem Hintergrund, dass die effektive Verarbeitung von Eingangsrechnungen noch lange kein Standard ist. Diese Entwicklung wird auch dazu führen, dass Dienstleistungen in der Informationslogistik zunehmend nach On-demand-Modellen nachgefragt werden.
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