Der Trend zur zunehmenden Digitalisierung war schon immer eine Herausforderung in Postbearbeitungsabteilungen. Nun kommt eine neue hinzu: De-Mail und E-Postbrief wurden jüngst rechtlich verabschiedet, die ersten Anbieter werfen die Marketingmaschinerie dafür an.
ECMguide.de sprach mit Axel Janhoff, Vorstand von Mentana-Claimsoft, über die neue E-Mail- bzw. Online-Briefgeneration und weitere Trends im Bereich Postbearbeitungslösungen.
Was bewegt den Markt für Postbearbeitungslösungen derzeit am meisten? Neuerungen bei klassischen Lösungen, oder der Hype rund um den kommenden elektronischen Briefverkehr wie De-Mail oder E-Postbrief?
Janhoff: Dazu muss ich zunächst vorausschicken, dass Mentana Claimsoft seit mehr als zehn Jahren kompetenter Partner für Signaturlösungen, Langzeitarchivierung und Identmanagment und Mitglied des De-Mail-Projektes ist. Und deshalb steht zurzeit die De-Mail im Fokus der Aufmerksamkeit. Die neue Technologie ist richtungsweisend für die Postbearbeitungsbranche. Sie stellt den elektronischen Briefversand auf eine sichere und rechtswirksame Basis – und macht ihn damit zu einer ernstzunehmenden Alternative zum klassischen Brief.
Glauben Sie, dass sich elektronischer Briefverkehr wie De-Mail oder E-Postbrief breitflächig durchsetzt? Immerhin muss sich ein potenzieller Kunde erst mal registrieren, was bei der normalen Papierpost nicht notwendig ist…
Janhoff: Wir sind überzeugt davon, dass die De-Mail insbesondere für die Versender großer Postvolumen spannend ist. Für Unternehmen zum Beispiel, die bisher jeden Tag viele Rechnungen in Papierform erhalten und verschickt haben, ist die De-Mail alleine aus Ressourcen-Gründen attraktiv. Mit ihr wird nicht nur der Postversand deutlich günstiger – es entfallen auch die Materialkosten und das lästige Handling rund um den physischen Brief. Mittelfristig wird auch eine Vielzahl von privaten Nutzern per De-Mail erreichbar sein, so dass auch die elektronische B2C-Kommunikation spannend wird.
Wird nicht die elektronische Signatur beim Online-Brief überflüssig? Eigentlich besteht keine Notwendigkeit mehr für eine elektronische Signatur….
Janhoff: Falsch: Es gilt zwischen Inhalt und Transport zu differenzieren. Signaturen sichern Dokumente, also Inhalte, zuverlässig, indem nachträgliche Änderungen immer erkannt werden und der Signierende identifiziert werden kann. Qualifizierte Signaturen sind daher in einigen Fachgesetzen vorgeschrieben. Der Online-Brief – speziell De-Mail – garantiert einen sicheren und rechtswirksamen Transport und die Zustellung von beliebigen Inhalten. Daher ergänzen sich beide Technologien eher, als dass sie sich überflüssig machen.
Übrigens: Zum 1. Juli 2011 sollte das Thema »elektronische Rechnungen« im Rahmen des Steuererleichterungsgesetzes neu geregelt werden. Das Gesetz wurde doch nicht verabschiedet. Dies wird aber zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen, da EU Vorgaben umgesetzt werden müssen. Prinzipiell sind dann elektronische Rechnungen mit Signatur und ohne Signatur sowie EDI-Verfahren zugelassen. Allerdings versteckt sich dahinter eine Steuerfalle: Es wird explizit der Nachweis der Authentizität – also eine Sicherstellung des Ausstellers – sowie eine Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gefordert. Im Fall einer unsignierten Rechnung bedarf es eines zusätzlichen »innerbetrieblichen Kontrollverfahrens«, das einen »verlässlichen Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung« schafft. Die Bewertung dieses »verlässlichen Prüfpfads« liegt im Zweifelsfall bei einem Wirtschafts- oder sogar Steuerprüfer. Der Kunde als Empfänger der Rechnung, der Vorsteuer geltend machen will, muss den Nachweis für diese Punkte erbringen – nicht der Versender selbst. Die De-Mail schafft hier dann für Versender und Empfänger Verfahrenssicherheit.
Für welche Anwendergruppe ist der Online-Brief am interessantesten? Doch wohl eher für Unternehmen und Behörden, der normale Bürger dürfte sehr selten davon profitieren…
Janhoff: Richtig. Behörden sind zur Einführung der De-Mail quasi verpflichtet – für alle anderen lässt sich sagen: Je höher das verschickte Briefvolumen, desto attraktiver der Online-Brief. Grundsätzlich gilt aber: Die Technologie ist für den Einzelanwender mit keinerlei Anschaffungskosten verbunden, so dass auch Otto-Normalverbraucher sich lediglich registrieren muss, und dann ab dem ersten verschickten Online-Brief Geld sparen kann. Bei Firmen und Behörden wird jeweils eine Anbindung an De-Mail notwendig sein, die jedoch »minimalinvasiv« ist. Auch hier lässt sich daher von Anfang an sparen.
Geht es also der normalen Briefpost an den Kragen, oder nicht?
Janhoff: Das würde ich so nicht unterschreiben. Bei FP sind wir davon überzeugt, dass es den Brief weiter geben wird. Das liegt zum Beispiel daran, dass niemals jeder Empfänger ein Online-Postfach haben wird. Außerdem kommt einem klassischen Brief immer noch besondere Aufmerksamkeit zu. Möchte ich etwa als Unternehmen einen wichtigen Kunden ansprechen, schicke ich ihm einen persönlichen Brief – sozusagen ein Zeichen der Wertschätzung.
Es wird wohl auf hybride Postsysteme hinauslaufen. Heißt: Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert. Könnte dies die Lösung bei modernen Postbearbeitungslösungen sein?
Janhoff: Die Lösung bei der modernen Postbearbeitung ist meiner Ansicht nach eine gesunde Mischung aus verschiedenen Optionen. Der Hybridbrief ist dabei ein wichtiger Teil des großen Ganzen. Genauso kann es für einen Kunden aber sinnvoll sein, sich eine Frankiermaschine anzuschaffen, einen Teil seiner Ausgangspost konsolidieren zu lassen, und einen bestimmten Prozentsatz seiner Post via De-Mail zu verschicken. Als Multichannel-Dienstleister setzen wir bei FP darauf, uns ganz genau anzuschauen, welche Arten von Post unser Kunde verschickt und erhält, und ermitteln auf dieser Basis die für ihn richtige Kombination von Postbearbeitungslösungen.
Werfen wir jetzt einen Blick auf Rechnungseingangslösungen. Hier soll es erhebliche Einsparpotenziale geben. Wie weit haben sich solche Lösungen schon durchgesetzt?
Janhoff: Tatsächlich bergen Posteingangslösungen – so zum Beispiel »FP inboundmail« von der FP-Tochtergesellschaft iab (internet access) – erhebliches Einsparpotenzial. Mit solchen Lösungen wird die komplette Eingangspost digitalisiert, analysiert und dem Datenmanagement des Unternehmens zugeführt – das gilt auch für Rechnungen. Die Kunden profitieren davon, dass Ihnen sofort verwertbare, digitale Daten zur Verfügung stehen – entsprechend gewinnen Lösungen wie FP inboundmail an Marktrelevanz.
Wagen Sie einen Ausblick, sagen wir zwei bis drei Jahre. Auf welche Trends sollen sich unsere Leser im Postbearbeitungs-Segment dann einstellen?
Janhoff: Ich kann mir vorstellen, dass in zwei bis drei Jahren mehr digitale Post unterwegs ist, als heute landläufig angenommen wird. Bis dahin wird der Rechnungsaustausch über De-Mail die herkömmliche elektronische Rechnung zahlenmäßig überholt haben und auch der Papierrechnung zusetzen. Vielleicht erleben wir es, dass dann jede zweite B2B-Rechnung digital und vor allen Dingen per De-Mail versendet wird.
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