Der Trend zur zunehmenden Digitalisierung war schon immer eine Herausforderung in Postbearbeitungsabteilungen. Nun kommt eine neue hinzu: De-Mail und E-Postbrief wurden jüngst rechtlich verabschiedet, die ersten Anbieter werfen die Marketingmaschinerie dafür an.
ECMguide.de sprach mit Oswald Freisberg, Geschäftsführender Gesellschafter beim ECM-Spezialisten SER Solutions Deutschland, über die neue E-Mail- bzw. Online-Briefgeneration und weitere Trends im Bereich Postbearbeitungslösungen.
Was bewegt den Markt für Postbearbeitungslösungen derzeit am meisten? Neuerungen bei klassischen Lösungen, oder der Hype rund um den kommenden elektronischen Briefverkehr wie De-Mail oder E-Postbrief?
Freisberg: Wir von SER können noch keinen Hype um die neuen elektronischen Briefformate erkennen. Insbesondere in der B2B-Kommunikation scheinen De-Mail und E-Postbrief noch keine große Rolle zu spielen. Wir sehen aber sehr wohl einen steigenden Bedarf für hybride Posteingangslösungen, die sowohl digitalisierte Papierpost als auch originär elektronische Post, also die konventionelle E-Mail, in einem Prozess verarbeiten können. Wichtige Neuerungen bei der automatisierten Posteingangsverarbeitung sind zum Beispiel verfeinerte Auswertungen und Benchmarks, die dabei helfen, die Systeme kontinuierlich zu optimieren. Dies betrifft vor allem die Klassifikations- und Extraktionsergebnisse bei der automatisierten Verarbeitung.
Glauben Sie, dass sich elektronischer Briefverkehr wie De-Mail oder E-Postbrief breitflächig durchsetzt? Immerhin muss sich ein potenzieller Kunde erst mal registrieren, was bei der normalen Papierpost nicht notwendig ist…
Freisberg: Wir glauben nicht, dass sich De-Mail oder E-Postbrief kurz- bzw. mittelfristig breitflächig durchsetzen werden. Das Verfahren erscheint uns zu kompliziert und grundlegende Fragen bezüglich Datenschutz und Verschlüsselung sind noch nicht zufriedenstellend gelöst.
Wird nicht die elektronische Signatur beim Online-Brief überflüssig? Eigentlich besteht keine Notwendigkeit mehr für eine elektronische Signatur…
Freisberg: Die Frage könnte auch umgekehrt gestellt werden: Warum braucht man die neuen E-Briefe, wenn doch durch die bereits vorhandene elektronische Signatur schon der Absender eindeutig identifiziert werden kann? Grundsätzlich erwarten wir aber, dass die Bedeutung der elektronischen Signatur abnehmen wird. Ein Anzeichen dafür ist zum Beispiel die Initiative der Bundesregierung, mit dem geplanten Steuervereinfachungsgesetz die Pflicht zur elektronischen Signierung bei Kreditorenrechnungen abzuschaffen und damit die elektronische Rechnungsstellung wesentlich zu erleichtern.
Werfen wir jetzt einen Blick auf Rechnungseingangslösungen. Hier soll es erhebliche Einsparpotenziale geben. Wie weit haben sich solche Lösungen schon durchgesetzt?
Freisberg: Das große Einsparpotenzial und der qualitative Nutzen für die Prozessabwicklung bei der Rechnungsverarbeitung sind mittlerweile unbestritten und lassen sich durch Fakten klar belegen. Der Capturing-Spezialist Kofax hat beispielsweise errechnet, dass ein vollständig manueller Prozess bei der Rechnungsverarbeitung bis zu 63 Euro pro Rechnung kosten kann. Eine konservative Gegenrechnung für eine automatisierte, elektronische Verarbeitung ergab eine ungefähre Mindesteinsparung je Rechnung von 16,50 Euro. Diese Ergebnisse sprechen für sich, und viele Unternehmen haben die Vorteile des elektronischen Invoice-Managements mittlerweile auch für sich erkannt und genutzt. Wir gehen davon aus, dass ca. die Hälfte aller dafür infrage kommenden Unternehmen bereits eine derartige Lösung im Einsatz hat.
Unternehmen scheinen generell am zunehmenden E-Mail-Verkehr zu ersticken. Gibt es hier vernünftige Lösungen, dem abzuhelfen?
Freisberg: In der Tat, mittlerweile ist der E-Mail-Eingang in vielen Unternehmen derart gestiegen, dass ihre zeitnahe Weiterverarbeitung ohne technische Unterstützung kaum noch möglich ist. Unsere ECM-Berater werden in den letzten Monaten immer häufiger danach gefragt, ob wir keine Lösung zur automatisierten Zuordnung von E-Mails zu Geschäftsprozessen im Angebot haben. Zu groß ist angesichts der E-Mail-Flut die Gefahr, dass wichtige E-Mails »untergehen« und nicht den richtigen Vorgängen zugeordnet werden. SER beschäftigt sich bereits seit vielen Jahren mit intelligenten Software-Lösungen, die die Inhalte von Dokumenten erkennen und Zusammenhänge zu bereits vorhandenen elektronischen Akten oder Vorgängen herstellen können. Mit »DOXiS4 Intelligent Context Control«, einem Bestandteil unserer E-Mail-Management-Lösung, haben wir dieses Problem gelöst und sorgen zum Beispiel bei einem Papierhersteller dafür, dass auftragsbezogene E-Mails direkt bei ihrem Eingang automatisch mit den entsprechenden Vorgängen in SAP verknüpft werden. Das ist eine enorme Arbeitserleichterung für die Kundenbetreuer, die direkt aus der E-Mail heraus in den entsprechenden Datensatz in SAP wechseln können.
Wagen Sie einen Ausblick, sagen wir zwei bis drei Jahre. Auf welche Trends sollen sich unsere Leser im Postbearbeitungs-Segment dann einstellen?
Freisberg: Der Anteil der elektronischen Post am gesamten Posteingang wird weiter zunehmen, das ist ganz klar. Die E-Mail hat auch die Kommunikation im B2B-Bereich erobert und nimmt schon heute in vielen Branchen den größten Teil des Posteingangs ein. Für die Hersteller von Posteingangs-Lösungen bedeutet dies, dass sie Post aus allen Kanälen parallel verarbeiten können müssen. Hybride Systeme sind die Zukunft.
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