Peter Buckmann, geschäftsführender Gesellschafter, Pegasus Mail
Der Markt für Postbearbeitungslösungen wird neuerdings mehr denn je durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsabläufe getrieben. Das hat Auswirkungen auf den Maschinenpark von Unternehmen jeder Größenordnung.
Wir sprachen mit Peter Buckmann, geschäftsführender Gesellschafter bei Pegasus Mail, über neue Technologien, Strategien und Produkte sowie Einsatzszenarien neuer Postbearbeitungslösungen.
Gibt es Branchen, die leichter für eine Postbearbeitungslösung zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Buckmann: Es handelt sich nach unseren Erfahrungen überwiegend um Unternehmen und Organisationen, die Geschäftsverhältnisse mit vielen Endkunden haben. Klassischerweise sind diese Banken, Versicherungen, Telefongesellschaften. Steuerbehörden, Vereine etc. Immer dann, wenn es ein erhöhtes Postaufkommen zu bewältigen gibt, dass obendrein nur schlecht standardisiert oder automatisiert werden kann.
Wodurch wird der Markt für Postbearbeitungslösungen getrieben und welche Trends sind zukunftstauglich?
Buckmann: Zum einen geht es um Kostenreduktionen, dabei spielt neben der Portooptimierung immer mehr das Thema »Postbearbeitung in der eigenen Organisation« also Posteingangsbearbeitung, Digitalisierung, DMS-Workflow, zentraler Druck und Kuvertierung von Ausgangspost eine große Rolle. Viele Prozesse, die noch halbautomatisch oder überwiegend analog verarbeitet werden, bergen große Einsparpotenziale jenseits von den Möglichkeiten, die im Portobereich erzielt werden können. Daneben gibt es aber auch dringende Verbesserungsanforderungen, die die Kundenbindung/-Zufriedenheit steigern können.
Postbearbeitungslösungen unterliegen ja einem gewissen technologischen Wandel. Würden Sie evtl. einem Kunden z.B. Leasing-Modelle empfehlen, damit der Gerätepool stets auf dem aktuellen Stand der Technik ist?
Buckmann: Als Dienstleister für Postbearbeitung bieten wir unseren Kunden Lösungen, bei denen leistungsorientiert abgerechnet wird. Dadurch entfallen größere Einmalinvestitionen in Hardware, Software oder Know-how-Transfer. Auch die Aktualisierung in Bezug auf technische Innovation und Weiterentwicklung wird so zu einem positiven Nebeneffekt, da der Dienstleister ein hohes Eigeninteresse hat, stets auf dem neuesten Stand zu sein.
Ist möglicherweise ein Dienstleister für Postbearbeitungslösungen für einen Kunden eine gangbare Alternative?
Buckmann: Tja – aus unserer Sicht das Beste, was er tun kann!
Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert – es hört sich einfach an, aber gibt es wirklich schon so einfache und praxistaugliche Systeme?
Buckmann: Wir waren die ersten in Europa, die schon 2005 gezeigt haben, dass das zuverlässig und sicher funktioniert. Dazu sind allerdings eine reihe technischer und organisatorischer Voraussetzungen nötig, die vom Anbieter beherrscht werden müssen.
Beim Briefschreiben macht sich ein Anwender eigentlich kaum Gedanken, welche Kosten ein einziger Brief – abgesehen von den Versandkosten – verursacht. Wie teuer kommt ein Brief tatsächlich in der Regel, wenn man alle Faktoren berücksichtigt?
Buckmann: Das hängt sicher sehr stark vom vorhandenen Automatisierungsstandard ab. Aber die mir bekannten Untersuchungen zeigen, dass ein Brief mit durchschnittlich 1,5 Seiten inklusive aller Prozesse, vom Erstellen über Druck, Kuvertierung, Frankierung bis zur Übergabe an den Carrier/Briefdienst bis zu 2,00 Euro kosten kann. In der Regel sind dies fast immer deutlich mehr als 1,00 Euro.
Wenn wir jetzt z.B. Rechnungseingangslösungen betrachten – welche Kosten ergeben sich hier typischerweise für ein Unternehmen? Und: Welche Einsparpotenziale gibt es hier?
Buckmann: Diese Frage ist sehr komplex, da man unterscheiden muss, wie tief man den Prozess des Rechnungseingangs betrachten will. Allein die Bearbeitung bis in das ERP-Format des Rechnungsempfängers mit Umsetzung der Medienbrüche, ganz gleich ob die Rechnung als Hardcopy oder elektronisch als PDF mit Signatur eingeht, kann bereits sehr kostspielig sein und jenseits von drei bis vier Euro liegen. Hinzu kommen Prozesse der Rechnungsprüfung auf Plausibilität etc. Wesentlich umfangreicher sind die Prüfprozesse in Bezug auf Lieferumfang und Bestellungsabgleich. Allein das Verknüpfen von Rechnung und Lieferschein, sowie die Zuordnung der zu prüfenden Fachabteilung kann bereits ehr aufwendig sein. Hier können intelligente Dienstleistungen ein wahrer Segen sein.