Klaus Gettwart, Geschäftsführer, Mailconsult
Der Markt für Postbearbeitungslösungen wird neuerdings mehr denn je durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsabläufe getrieben. Das hat Auswirkungen auf den Maschinenpark von Unternehmen jeder Größenordnung.
Wir sprachen mit Klaus Gettwart, Geschäftsführer von Mailconsult, über neue Technologien, Strategien und Produkte sowie Einsatzszenarien neuer Postbearbeitungslösungen.
Wenn sich Firmen derzeit für neue (digitale) Postbearbeitungslösungen entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Gettwart: Die Gründe sind sehr unterschiedlich. Es sind kurzfristig verbesserte Service-Levels oder bessere Zeiten bei den Bearbeitungsprozessen und in der Folge bessere Kostenstruktur. Kosteneinsparungen ergeben sich jedoch im Gesamtprozess, weniger in der Poststelle selbst.
Gibt es Branchen, die leichter für eine Postbearbeitungslösung zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Gettwart: Ja, es sind die Branchen, die viele strukturierte Dokumente verarbeiten müssen (Banken, Versicherungen, Energieversorger) und es sind bestimmte Dokumententypen wie Rechnungen oder Personalakten.
Wodurch wird der Markt für Postbearbeitungslösungen getrieben und welche Trends sind zukunftstauglich?
Gettwart: Wie oben erwähnt Prozessverbesserungen und Kosteneinsparungen über den Gesamtprozess der Bearbeitung, sowie geringere Such- und Archivkosten für Papierdokumente. Getrieben wird der Markt im Sinne von Umstieg auf elektronische Medien vor allem durch die rechtlichen Rahmenbedingungen.
Postbearbeitungslösungen unterliegen ja einem gewissen technologischen Wandel. Würden Sie evtl. einem Kunden z.B. Leasing-Modelle empfehlen, damit der Gerätepool stets auf dem aktuellen Stand der Technik ist?
Gettwart: Ja, in jedem Fall, auch Mietlösungen sind eine Variante.
Ist möglicherweise ein Dienstleister für Postbearbeitungslösungen für einen Kunden eine gangbare Alternative?
Gettwart: Ja, sowohl für den Gesamtprozess (Posteingang, Hauspostverteilung, Digitalisierung, Postausgang) als auch für Teilprozesse.
Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert – es hört sich einfach an, aber gibt es wirklich schon so einfache und praxistaugliche Systeme?
Gettwart: Ja die gibt es und sie werden auch eingesetzt. Die größten Umstellungsschwierigkeiten liegen in der Trägheit der zu verändernden Abläufe in den Unternehmen.
Beim Briefschreiben macht sich ein Anwender eigentlich kaum Gedanken, welche Kosten ein einziger Brief – abgesehen von den Versandkosten – verursacht. Wie teuer kommt ein Brief tatsächlich in der Regel, wenn man alle Faktoren berücksichtigt?
Gettwart: Die reinen Kosten in der Postlogistik (Drucken, Einsammeln, Kuvertieren, Frankieren) betragen ca. 50 Cent. Hinzu kommt das Porto.
Wenn wir jetzt z.B. Rechnungseingangslösungen betrachten – welche Kosten ergeben sich hier typischerweise für ein Unternehmen? Und: Welche Einsparpotenziale gibt es hier?
Gettwart: Um es sehr vereinfacht zu sagen lassen sich in der Buchhaltung ca. 15 Prozent der Personalkosten sparen. Einsparungen in der Postbearbeitung selbst sind zu vernachlässigen, da der Aufwand bei der Digitalisierung gegenüber der physischen Zustellung eher etwas steigt als sinkt.
Welche Lösungen halten Sie für Transpromo-Mailings bereit, bzw. unterstützen Sie mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen Transpromo-Lösungen?
Gettwart: Mailconsult arbeitet herstellerunabhängig und hat keine eigenen Lösungen.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im Postbearbeitungs-Segment zu rechnen?
Gettwart: Individualisierung der Mailings mit leichtem Wachstum, Rückgang des klassischen Briefs (-1 bis -2 Prozent jährlich), insgesamt leicht sinkende Briefmengen. Trend zur Digitalisierung der Eingangspost und Steigerung des Outsourcing-Anteils, der in Deutschland im Vergleich zu England oder USA sehr klein ist.