Frauke Artz, Leiterin Marketing Kommunikation, Neopost
Der Markt für Postbearbeitungslösungen wird neuerdings mehr denn je durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsabläufe getrieben. Das hat Auswirkungen auf den Maschinenpark von Unternehmen jeder Größenordnung.
Wir sprachen mit Frauke Artz, Leiterin Marketing Kommunikation bei Neopost, über neue Technologien, Strategien und Produkte sowie Einsatzszenarien neuer Postbearbeitungslösungen.
Wenn sich Firmen derzeit für neue (digitale) Postbearbeitungslösungen entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Artz: Investitionen in neue Postbearbeitungslösungen haben verschiedene Gründe: Neben dem turnusmäßigen Austausch vorhandener Geräte gegen State-of-the-Art-Lösungen sind auch angestrebte Prozessverbesserungen, die Professionalisierung des Output-Managements – etwa durch unsere Software-Lösung »PrintMachine« – oder schlichtweg das Unternehmenswachstum treibende Kräfte für die Investitionen. Zweifellos sind neue Postbearbeitungslösungen Voraussetzung für eine zeitgemäße Kommunikation nach außen und innen; sie sichern damit die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Umso besser, dass sich solche Investitionen insbesondere auch durch attraktive Hersteller-Leasingangebote rechnen. Damit wird vielen Kostendiskussionen von vornherein der Wind aus den Segeln genommen.
Gibt es Branchen, die leichter für eine Postbearbeitungslösung zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Artz: Wenn es um die reine Begeisterung geht, gibt es keine Präferenzen. Postbearbeitungslösungen bieten sowohl im Small-Office-Home-Office, im Sekretariat, auf Niederlassungsebene als auch in zentralen Poststellen einen ausgewiesenen Nutzen. Kleinanwender begeistern sich etwa für Frankiermaschinen, die ihnen auch bei geringen Postmengen die Möglichkeit einer professionellen Postausgangshandhabung bieten. Sekretariate schätzen zudem die Vertraulichkeit, die eine eigene Postbearbeitungsinfrastruktur bestehend aus einer Frankiermaschine im mittleren Leistungssegment und einer kleinen Kuvertiermaschine bietet. Dass moderne Postbearbeitungslösungen in zentralen Poststellen großer Unternehmen etwa im Finanzdienstleistungssektor, im Handel, in der Telekommunikation, in der Energiewirtschaft oder auch in Organisationen der öffentlichen Hand einen besonderen finanziellen Nutzen bieten, liegt auf der Hand. Denn durch die Automatisierung der Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung lassen sich Prozesskosten sparen. Darüber hinaus sind Postbearbeitungslösungen auch die Voraussetzung für die Übernahme von Teilleistungen der Deutschen Post, mit der Großversender beim gelben Carrier bis zu 26 Prozent Porto sparen können.
Wodurch wird der Markt für Postbearbeitungslösungen getrieben und welche Trends sind zukunftstauglich?
Artz: Der Markt wird durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsabläufe bestimmt. Die damit verbundene Forderung in Unternehmen nach immer höherer Verarbeitungsgeschwindigkeit und Flexibilität hat unmittelbare Auswirkungen auf den Maschinenpark. Ein gutes Beispiel ist unsere aktuelle Kuvertiermaschine DS-1200: Durch einen intelligenten Lesekopf für die Steuerzeichenerkennung kann sie innerhalb weniger Sekunden auf einen neuen Verarbeitungsjob eingestellt werden. Damit fallen Rüstzeiten, die früher schon einmal eine Stunde dauern konnten, praktisch nicht mehr ins Gewicht. Unternehmen und Dienstleister können damit an einem Tag wesentlich mehr Aufträge mit immer geringeren Stückzahlen verarbeiten. Um solche nachfrageorientierten Lösungen zu schaffen, investiert Neopost jährlich mehrere Mio. Euro in die Neu- und Weiterentwicklung seiner Postbearbeitungslösungen.
Postbearbeitungslösungen unterliegen ja einem gewissen technologischen Wandel. Würden Sie evtl. einem Kunden z.B. Leasing-Modelle empfehlen, damit der Gerätepool stets auf dem aktuellen Stand der Technik ist?
Artz: Leasing ist ein ganz wichtiges Thema für unsere Kunden. Über unsere eigene Mail Leasing GmbH bieten wir alle Vorteile eines Hersteller-Leasings. Die Eigenkapital schonende Finanzierung, die kalkulierbaren konstanten Raten und auch die Flexibilität, bei geänderten Anforderungen an die Postbearbeitung oder bei technischen Neuerungen auf andere Maschinen wechseln zu können, überzeugt unsere Kunden. Wir haben seit Gründung der Mail Leasing einen konstant wachsenden Anteil an Maschinenverkäufen, die über Leasing finanziert werden. Wir setzen auf Leasing und bauen diesen Bereich strukturiert aus.
Ist möglicherweise ein Dienstleister für Postbearbeitungslösungen für einen Kunden eine gangbare Alternative?
Artz: Die Liberalisierung fördert das Angebot intelligenter Dienstleistungen rund um die Postbearbeitung. Gerade Lettershops sind kreativ, ihre Services so zu gestalten, dass sie für einige Unternehmen wirklich optimale Outsourcing-Lösungen anbieten. Wir erleben das hautnah, weil viele Lettershops zu unseren Kunden zählen und sich vertrauensvoll an uns wenden, wenn es an die technische Realisierung ihrer Dienstleistungsideen geht. Aber wie so oft gibt es in der Postbearbeitung kein Patentrezept für alle: So ideal die Auslagerung der Postbearbeitung an einen externen Dienstleister für das eine Unternehmen ist, so wenig Vorteile bietet dieser Weg für ein anderes. Unsere Kunden sehen das Thema sehr heterogen. Vielleicht ist das aber auch ein besonders weiter Blick auf den Markt, weil wir als Komplettanbieter für jedes Einsatzgebiet die richtige Lösung haben.
Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert – es hört sich einfach an, aber gibt es wirklich schon so einfache und praxistaugliche Systeme?
Artz: Es gibt nicht nur einfache und praxisbewährte Systeme, sondern mit der Software Printmachine sogar ein System, dass den Druckoutput unter den Gesichtspunkten der Postbearbeitung optimiert, bevor dieser versendet wird. Etwa dadurch, dass Postausgänge aus unterschiedlichen Anwendungen wie SAP, Siebel oder Word vor der Kuvertierung gebündelt, sortiert und – wenn sie an denselben Empfänger gehen – zusammen kuvertiert werden. Allein das spart immense Portokosten. Insgesamt haben wir in Deutschland und Österreich mit Printmachine mehr als 1.000 Output-Management-Lizenzen realisiert. Insbesondere mittelständische Unternehmen mit spezifischen Anforderungen nutzen die Software, um den Druckdatenstrom ihrer verschiedenen IT-Systeme zu homogenisieren und auf die Bedürfnisse in der Postbearbeitung hin abzustimmen.
Welche Lösungen halten Sie für Transpromo-Mailings bereit, bzw. unterstützen Sie mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen Transpromo-Lösungen?
Artz: Das Output-Management-System Printmachine bietet alle Funktionalitäten für ein intelligentes, anwendungsübergreifendes Transpromo-Marketing. Die Software vereint bedarfsgerechte Funktionalität mit postalischen Optimierungsroutinen. Durch das direkte Zusammenspiel mit Neopost-Kuvertiermaschinen zeichnet sich die Transpromo-Lösung unter anderem durch ihre Flexibilität aus. Die Lösung fördert die Interaktion zwischen Fachabteilung und Poststelle und bindet diese unmittelbar in die Betriebsprozesse ein.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im Postbearbeitungs-Segment zu rechnen?
Artz: Die Poststelle im Unternehmen ist im Wandel vom reinen Kostenfaktor hin zum ganzheitlich denkenden und nachhaltig handelnden Dienstleister für das Mailmanagement. In dieser Phase suchen und finden Poststellenverantwortliche im Unternehmen Partner, die sich dafür einsetzen, dass die Postbearbeitung die ihr gebührende Stellung im Unternehmen einnehmen und behaupten kann. Neopost profitiert von seiner vertrauenswürdigen Stellung gegenüber Postverantwortlichen im Unternehmen und arbeitet gemeinsam mit ihnen daran, mit den richtigen Produkten und Lösungen die Postbearbeitung als Mehrwert-Dienstleistung zu etablieren. Die Lösungen von Neopost für Transpromo-Mailings sind da ein gutes Beispiel: Sie fördern, fordern und unterstützen die inhaltliche Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen wie dem Marketing mit der Poststelle und werten diese damit auf. Basieren solche Lösungen auf umweltgerechten Produkten, stehen sie stellvertretend für die Rolle, die die moderne, Ressourcen schonende Postbearbeitung in Zukunft in Unternehmen und Organisationen der öffentlichen Hand einnimmt. Unter anderem deshalb engagiert sich Neopost unter dem Namen »Neogreen« für ein umweltgerechtes Produkt-Management im Bereich der Postbearbeitung.