Daniel Izsak, General Manager Europa & Afrika, Anydoc Software
Der Markt für Postbearbeitungslösungen wird neuerdings mehr denn je durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsabläufe getrieben. Das hat Auswirkungen auf den Maschinenpark von Unternehmen jeder Größenordnung.
Wir sprachen mit Daniel Izsak, General Manager Europa & Afrika bei Anydoc Software, über neue Technologien, Strategien und Produkte sowie Einsatzszenarien neuer Postbearbeitungslösungen.
Wenn sich Firmen derzeit für neue (digitale) Postbearbeitungslösungen entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Izsak: Unsere Kunden verfolgen grundsätzlich beide Ziele. Dabei kommt es maßgeblich auf die Größe der Unternehmung und das täglich Volumen an. Es geht den Unternehmen nicht primär darum, Mitarbeiter/Innen im Postbüro einzusparen. Viel wichtiger ist es ihnen, die Gesamtkosten der jeweiligen Gesamtprozesses im Fokus zu halten. Der digitale Posteingang ist dabei lediglich der Schlüssel zu einer umfassenderen BPM-Strategie.
Gibt es Branchen, die leichter für eine Postbearbeitungslösung zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Izsak: Gegenwärtig gehören besonders Firmen mit hoher Kundenzahl und Organisationen der Öffentlichen Verwaltung zu den frühen Nutznießern von Posteingangslösungen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Effizientere Verarbeitung von großen Volumen, Verbesserung der Kundenbetreuung, Kostenoptimierung der Prozesse.
Wodurch wird der Markt für Postbearbeitungslösungen getrieben und welche Trends sind zukunftstauglich?
Izsak: Die Treibende Kraft sind unsere Kunden, welche ihre Prozesse optimieren und effizienter gestallten möchten. Eine Kombination von automatisierter Klassifikation nach Dokument-Typen in Verbindung mit typengerechter Weiterverarbeitung (Extraktion und Validierung) wird immer wichtiger. Es genügt heute nicht mehr, ein Dokument lediglich einer Klasse zuweisen zu können und einen Barcode für die Verschlagwortung auszulesen. Um Prozesse wirklich weitgehend automatisieren zu können, benötigen Unternehmen qualitative hochwertiger Daten (Verarbeitung/Extraktion/Validierung). Eine Integrierte Gesamtlösung ist deshalb für unsere Kunden ausschlaggebend für den Erfolg.
Postbearbeitungslösungen unterliegen ja einem gewissen technologischen Wandel. Würden Sie evtl. einem Kunden z.B. Leasing-Modelle empfehlen, damit der Gerätepool stets auf dem aktuellen Stand der Technik ist?
Izsak: Wir befassen uns ja vor allem mit der Software-Seite. Dabei bieten wir unterschiedliche Finanzierungsmodelle an. Für unsere Kunden ist es wichtig, dass unabhängig der Finanzierung, die permanente Weiterentwicklung der Lösung gesichert ist und der Kunde über die jährliche Wartungspauschale davon profitieren kann.
Ist möglicherweise ein Dienstleister für Postbearbeitungslösungen für einen Kunden eine gangbare Alternative?
Izsak: Ja! Die Auslagerung der Postverarbeitung kann finanziell sicherlich interessant sein. Der Outsourcing-Geber muss sich einfach bewusst sein, dass er damit ein gewisses Know-how über die eigene Firma an Dritte abtritt. In welchen Fällen dies Sinn macht, kann jede Firma am Besten selbst entscheiden.
Wenn wir jetzt z.B. Rechnungseingangslösungen betrachten – welche Kosten ergeben sich hier typischerweise für ein Unternehmen? Und: Welche Einsparpotenziale gibt es hier?
Izsak: Dies ist unterschiedlich und hängt hauptsächlich davon ab, welche Kostenarten in die Berechnung miteinbezogen werden, und wie hoch das Rechnungsvolumen ist, wie gut das Unternehmen bereits organisiert ist und wie komplex die Verarbeitung der Rechnungen ist. Der Mittelwert für die Einsparungen bei der Bearbeitung einer Eingangsrechnung im Falle einer Vollkostenrechnung dürfte je nach Branche und Firmengröße zwischen 35 und 70 Prozent liegen. Die Kosten für die Lösung hängen sehr stark von der den Kundenparametern ab.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im Postbearbeitungs-Segment zu rechnen?
Izsak: Vorausblickende Unternehmen wollen und müssen aufgrund der immer schneller wechselnden Marktanforderungen und des steigenden Kostendrucks ihre Prozesse effizienter gestallten. Eine Kombination von automatisierter Klassifikation nach Dokument-Typen in Verbindung mit typengerechter Weiterverarbeitung (Extraktion und Validierung) wird immer wichtiger. Wie schon einmal gesagt: Es genügt heute nicht mehr, ein Dokument lediglich einer Klasse zuweisen zu können und einen Barcode für die Verschlagwortung auszulesen. Um Prozesse wirklich weitgehend automatisieren zu können, benötigen Unternehmen qualitative hochwertiger Daten (Verarbeitung/Extraktion/Validierung). Eine integrierte Gesamtlösung – wie zum Beispiel »AnyDocCLASSIFY« – ist deshalb für unsere Kunden ausschlaggebend für den Erfolg.