Raimund Schlotmann, Geschäftsführer, Itella Information
Der Markt für Postbearbeitungslösungen wird neuerdings mehr denn je durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsabläufe getrieben. Das hat Auswirkungen auf den Maschinenpark von Unternehmen jeder Größenordnung.
Wir sprachen mit Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella Information in Deutschland, über neue Technologien, Strategien und Produkte sowie Einsatzszenarien neuer Postbearbeitungslösungen.
Wenn sich Firmen derzeit für neue (digitale) Postbearbeitungslösungen entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Schlotmann: Beides! Natürlich sehen sich viele Unternehmen heute mehr als noch vor ein bis zwei Jahren einem steigenden Kostendruck gegenüber. Dennoch wollen Unternehmen es gerade in dieser Situation nicht versäumen, die Weichen für die digitale Zukunft zu stellen. Der Anteil elektronischer Sendungen wird in den nächsten Jahren weiter steigen, ohne dass dabei der klassische Brief verschwinden wird. Gerade deshalb ist es wichtig, beide – Versand und Empfangskanäle – problemlos und über denselben Prozess abzudecken, etwa über einen Dienstleister, der ein Komplettpaket anbietet. Dies ermöglicht sofortige Kostenersparnisse sowohl bei klassischen Papierbelegen als auch elektronischen Dokumenten sowie die Möglichkeit flexibel von einem auf das andere Format umzustellen.
Gibt es Branchen, die leichter für eine Postbearbeitungslösung zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Schlotmann: Nein, es kommt immer ganz auf das Unternehmen und dessen individuelle Situation an. In Deutschland stellen sich Unternehmer immer gerne die Frage: »Wer macht das schon?« Setzen andere Unternehmen am Markt bereits Lösungen von Itella oder eines Wettbewerbers ein, ist in der Regel schon ein gewisses Grundinteresse geweckt. Letztlich entscheidet nicht die Branche eines Unternehmens darüber, wie groß das Optimierungspotenzial in der Postbearbeitung ist, sondern das Dokumentenaufkommen, dessen Komplexität und die damit verbundene Organisation.
Wodurch wird der Markt für Postbearbeitungslösungen getrieben und welche Trends sind zukunftstauglich?
Schlotmann: Derzeit sind Kostensenkung durch Prozessoptimierung die Treiber im Markt. Outsourcing wird in vielen Fällen nicht mehr getrieben von der Frage der Konzentration auf die Kernkompetenzen, sondern eher um eine schnellere Prozessoptimierung und Automatisierung über eine Plattform zu erreichen. Itella beispielsweise bietet zusätzlich verschiedene Werkzeuge, um mit dem Wissen aus dem Postbearbeitungsprozess auch vor- und nachgelagerte Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Zusätzlich können unsere Kunden über Itella auch alternative Zustelldienstleister für gewisse Gebiete auswählen und vieles mehr an bereits vorbereiteten und standardisierten Modulen, die sonst jedes Unternehmen erneut aufbauen müsste.
Postbearbeitungslösungen unterliegen ja einem gewissen technologischen Wandel. Würden Sie evtl. einem Kunden z.B. Leasing-Modelle empfehlen, damit der Gerätepool stets auf dem aktuellen Stand der Technik ist?
Schlotmann: Ich würde einem Kunden empfehlen, mit einem On-demand-Dienstleister zusammenzuarbeiten. Dieser übernimmt für den Kunden nicht nur die Postbearbeitung, sondern stellt dafür auch die jeweils benötigte Infrastruktur inklusive aller Applikationen On-demand zur Verfügung. Der Kunde muss sich bei einer solchen Variante nicht um Updates oder technische Neuerungen kümmern, da der Dienstleister ihm diesen Part komplett abnimmt. Sobald der Kunde elektronische Rechnungen nutzt, entfallen auch Kosten für seinen Drucker- oder Scanner-Park. Letztlich variabilisiert er alle Kosten und bezahlt nach genutzter Transaktion oder sogar nach der Wirkung, das ist besser als Leasing.
Ist möglicherweise ein Dienstleister für Postbearbeitungslösungen für einen Kunden eine gangbare Alternative?
Schlotmann: Definitiv! Jedoch gibt es natürlich auch hier Unterschiede: Effizienz schaffen kann vor allem ein ganzheitlich auf die Prozesse ausgerichteter Dienstleister, der nicht nur den Versand oder das Einscannen von Dokumenten übernimmt, sondern auch Informationen und Werkzeuge bereitstellt, um etwa durch Transparenz im Versand die vor- und nachgelagerten Prozesse im Unternehmen effizienter zu gestalten oder beispielsweise den gesamten Rechnungs-Workflow oder das Forderungsmanagement zu optimieren.
Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert – es hört sich einfach an, aber gibt es wirklich schon so einfache und praxistaugliche Systeme?
Schlotmann: Einfache und praxistaugliche Systeme, die dies bieten, gibt es. »Itella iPost« ist ein solches System. Es wird wie ein Druckertreiber auf dem Computer installiert. Nachdem das Dokument am PC erstellt wurde, wählt der Mitarbeiter als Drucker »Itella iPost« aus und die Daten werden über ein internetbasiertes Portal direkt an Itella übertragen. Die Weiterverarbeitung und der Versand erfolgt standardisiert und über den gewünschten Transaktionsweg, z.B. per Post, E-Mail oder direkter Datenübertragung. Für den Anwender ist dies so einfach wie der Ausdruck am Arbeitsplatz-PC; für das Unternehmen bedeutet es Zentralisierung ohne Hürden in der Anwenderakzeptanz und ohne aufwändige Technik sowie vollständige Transparenz.
Beim Briefschreiben macht sich ein Anwender eigentlich kaum Gedanken, welche Kosten ein einziger Brief – abgesehen von den Versandkosten – verursacht. Wie teuer kommt ein Brief tatsächlich in der Regel, wenn man alle Faktoren berücksichtigt?
Schlotmann: Gerade beim postalischen Versand sind Mitarbeiter in Unternehmen viel zu oft mit zeitraubenden Aufgaben beschäftigt. Das bindet nicht nur Ressourcen in Bezug auf die Arbeitskraft, es ist auch in monetärer Hinsicht teurer als sich so manche Unternehmensleitung vorstellt: Selbst bei optimierten Prozessen kommen pro intern erstelltem Standardbrief allein für Versandvorbereitung, Druck und Porto zirka 0,80 bis 1,40 Euro zusammen – in sehr komplexen Prozessen oder für mehrseitige oder internationale Briefe sogar noch deutlich mehr.
Wenn wir jetzt z.B. Rechnungseingangslösungen betrachten – welche Kosten ergeben sich hier typischerweise für ein Unternehmen? Und: Welche Einsparpotenziale gibt es hier?
Schlotmann: Die meisten Unternehmen erhalten ihre Rechnungen immer noch mehrheitlich per Post und die Schreiben durchlaufen danach die verschiedenen Abteilungen im Unternehmen. Dieser Prozess ist vor allem zeitraubend und fehleranfällig. Gerade bei Rechnungen bietet es sich an, diese zentral an einen Dienstleister schicken zu lassen, der sie einscannt und intelligent aufbereitet. So stehen alle Informationen aus dem Dokument digital und übersichtlich zur Verfügung und können direkt in das Buchhaltungssystem integriert sowie im Folgenden elektronisch z.B. über den kostenlosen Itella-Workflow im Unternehmen weitergeleitet werden. Bei Rechnungen beschleunigt diese Vorgehensweise die Zahlungsanweisung und z.B. Skonti können geltend gemacht werden. Danach kann man dann beginnen, die Lieferanten elektronisch anzubinden, um den Scanning-Prozess einzusparen. So kommt man Schritt für Schritt zu einer Multichannel-Rechnungseingangslogistik. Unabhängig vom Eingangsweg, kommen alle Daten in derselben Art und Weise an. Die E-Transition wird besonders dann beschleunigt, wenn man dem Lieferanten die Kosten für das Scanning berechnet, denn schließlich kann ihr Unternehmen nichts dafür, dass der Lieferant noch nicht elektronisch überträgt.
Welche Lösungen halten Sie für Transpromo-Mailings bereit, bzw. unterstützen Sie mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen Transpromo-Lösungen?
Schlotmann: Bei uns heißt die Verknüpfung aus Transaktionsdokumenten und Marketingbotschaften »Itella AdVoice« – zusammengesetzt aus Advertisement (Werbung) und Invoice (Rechnung). Transpromo ist oft mit einem relativ hohen Implementierungsaufwand verbunden, da z.B. Schnittstellen zwischen CRM- und IT-Systemen geschaffen werden müssen. Bei uns läuft das wesentlich einfacher und ohne großen technischen Aufwand über die vorhandenen Rechnungsdaten und über ein Webportal. Neben der personalisierten Werbung im Brief bieten wir den Service über dieselbe Technologie auch für E-Rechnungen an – gerade mit den Möglichkeiten der Verlinkung ist dies besonders attraktiv. Advoice benötigt kein großes Projek, es ist Bestandteil unseres Standard-Informationslogistik-Angebotes.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im Postbearbeitungs-Segment zu rechnen?
Schlotmann: Die Digitalisierung der Postprozesse wird in nächster Zeit mit Sicherheit fortschreiten. Und auch wenn wir zunehmend auf elektronische Geschäftsdokumente und Rechnungen setzen, wird es auch weiterhin papiergebundene Dokumente geben. Unternehmen müssen daher dieser Entwicklung Rechnung tragen und in der Lage sein, auch kurzfristig von einer Versandart auf die andere zu wechseln; und zwar kundenspezifisch. Hier bietet sich ein Dienstleister wie Itella an, der seinen Service On-demand zur Verfügung stellt. Der Kunde variabilisiert alle Kosten, kann auf Knopfdruck zwischen den verschiedenen Versandkanälen wechseln und es gibt kein Problem mit einer immer weniger genutzten Print- oder Scanning-Infrastruktur und hohen Stückkosten.