Karsten Renz, Geschäftsführer, Optimal Systems
Der Markt für Postbearbeitungslösungen wird neuerdings mehr denn je durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsabläufe getrieben. Das hat Auswirkungen auf den Maschinenpark von Unternehmen jeder Größenordnung.
Wir sprachen mit Karsten Renz, Geschäftsführer beim Berliner ECM-Softwarehaus Optimal Systems, über neue Technologien, Strategien und Produkte sowie Einsparpotenziale von Rechnungseingangslösungen.
Wenn sich Firmen derzeit für neue (digitale) Postbearbeitungslösungen entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Renz: Täglich erreichen Unternehmen hunderte bis tausende Rechnungen und Briefe – ein Großteil davon in digitaler Form. Ein höherer Grad an Automatisierung in der Posteingangsbearbeitung ist also nicht eine Frage zukünftiger Herausforderungen, sondern vielmehr eine aktuelle Notwendigkeit. Bereits heute klagen Unternehmen über den erheblichen manuellen Aufwand, den lange Durchlaufzeiten und unwirtschaftliche Abläufe bei der manuellen Verarbeitung von Papierdokumenten verursachen.
Gibt es Branchen, die leichter für eine Postbearbeitungslösung zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Renz: Unternehmen wie z.B. Energieversorger, die täglich unzählige Eingangsrechnungen bearbeiten müssen, beziffern den Nutzen einer vollautomatisierten Posteingangslösung logischerweise anders als KMUs. Trotzdem ist nach unseren Erfahrungen das generelle Bedürfnis nach einer solchen Lösung unabhängig von der Unternehmensgröße in allen Branchen vorhanden. Der Einsatz von Posteingangslösungen auf Basis von Enterprise-Content-Management-Systemen wie »OS ECM« ermöglicht eine bessere Einhaltung von Terminen und Zahlungsfristen sowie Einsparungen hinsichtlich Arbeitszeit und Kosten bei der Archivierung und Verwaltung der Dokumente – alles branchenunabhängige Themen.
Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert – es hört sich einfach an, aber gibt es wirklich schon so einfache und praxistaugliche Systeme?
Renz: Es gibt sogar noch etwas Besseres: Beim Einsatz der digitalen Signatur lassen sich Druck, Kuvertierung, Versand und spätere manuelle Bearbeitung vermeiden! Am häufigsten kommt die elektronische Signatur bei der Verarbeitung von Rechnungen zum Einsatz. Unserer Erfahrungen nach wird die Massensignatur-Lösung am häufigsten für die Bearbeitung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen genutzt. Die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung kann überall dort eingesetzt werden, wo eine handschriftliche Signatur notwendig wäre – also überall dort, wo sie die Qualität eines Dokumentes als Urkunde sichern soll. Mit der qualifizierten elektronischen Signatur können jedoch nicht nur Dokumente rechtsgültig signiert werden, sondern auch einzelne Prozessschritte, Willenserklärungen oder Anweisungen.
Beim Briefschreiben macht sich ein Anwender eigentlich kaum Gedanken, welche Kosten ein einziger Brief – abgesehen von den Versandkosten – verursacht. Wie teuer kommt ein Brief tatsächlich in der Regel, wenn man alle Faktoren berücksichtigt?
Renz: Eine Studie der Wirtschaftsinformatiker der Universität Hannover schätzte 2008 die Kosten allein für den Versand von Rechnungen auf bis zu 10 Euro pro Rechnung.
Wenn wir jetzt z.B. Rechnungseingangslösungen betrachten – welche Kosten ergeben sich hier typischerweise für ein Unternehmen? Und: Welche Einsparpotenziale gibt es hier?
Renz: Verschiedene Studien belegen, dass die Umstellung auf elektronische Rechnungseingangsbearbeitung für die europäischen Unternehmen Milliarden-Ersparnisse bewirken würden. Allein in Deutschland werden Schätzungen zufolge pro Jahr etwa 6 Milliarden Rechnungen auf dem Postweg versendet. Etwa 80 bis 90 Prozent der damit verbundenen Kosten könnten durch elektronische Rechnungsverarbeitung eingespart werden. (Zahlen-Quelle: Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Hannover, 2008; Veröffentlichung einer Zusammenfassung im Forum Elektronische Steuerprüfung, 2008.) Dabei reden wir hier nur über Versandkosten! Oft werden andere Kostenverursacher vergessen, nämlich welche Kosten entstehen, wenn Post liegen bleibt, wenn Fristen nicht eingehalten werden und so weiter und so fort.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im Postbearbeitungs-Segment zu rechnen?
Renz: Die Entwicklung geht in Richtung zunehmende Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse. Zukünftig werden Workflow-Lösungen mit hoher Automatisierung sowie erweiterbare Lösungen gefragt sein, die z.B. die problemlose Anbindung an ERP- und FiBu-Systemen ermöglichen.