Ralf Klinkhammer, Senior Manager Product Management, Business Line ECM, Beta Systems Software
Der Markt für Postbearbeitungslösungen wird neuerdings mehr denn je durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsabläufe getrieben. Das hat Auswirkungen auf den Maschinenpark von Unternehmen jeder Größenordnung.
Wir sprachen mit Ralf Klinkhammer, Senior Manager Product Management für die Business-Line ECM bei Beta Systems Software, über neue Technologien, Strategien und Produkte sowie Einsatzszenarien neuer Postbearbeitungslösungen.
Wenn sich Firmen derzeit für neue (digitale) Postbearbeitungslösungen entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Klinkhammer: Posteingangslösungen helfen bei der Organisation und Vereinfachung von Prozessabläufen. Natürlich werden dabei auch Kosten eingespart, der Fokus liegt jedoch auf der Qualitätssteigerung und Prozesseffizienz. So wird, auch unter Compliance-Sicht, die eingehende Post – elektronische Post als E-Mail oder auf Papier – den immer gleichen Verarbeitungsregeln unterworfen. Diese organisatorische Unterstützung sorgt für eine höhere Effizienz der Sachbearbeiter, die sich dann um »falsche Empfänger« nicht mehr kümmern müssen. Gleichzeitig behält das Unternehmen vollständigen Überblick, wo und in welchem Stadium sich welches Poststück befindet. Die bessere Auslastung hilft den Unternehmen auch, bei wieder erstarktem Geschäft ohne zusätzlichen Personalaufwand auszukommen. Hier liegt dann der weitaus größere Teil der Kostensenkung. Somit stellen Posteingangslösungen die richtigen Weichen für die Zukunft und dienen als Initialzündung für weitere Hilfestellungen durch DMS- und Workflow-Lösungen.
Gibt es Branchen, die leichter für eine Postbearbeitungslösung zu begeistern sind? Und wenn ja, welches sind die Gründe, weshalb sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Klinkhammer: Die Begeisterung steigt mit der Menge an Poststücken, die pro Tag zu verarbeiten sind. Da hat sicherlich ein produzierendes Unternehmen ein geringeres Aufkommen als beispielsweise eine Versicherung. Die gleichförmige Verarbeitung hilft insbesondere den Versicherern, da sie oft Formulare als Basis ihrer Kundenkorrespondenz verwenden. Weiterhin lassen sich die Unmengen an Kundenschreiben mit Hilfe einer Posteingangslösung effizient und sicher bewältigen. Gleiches gilt im Übrigen für alle Kreditinstitute, die Überweisungen und Schecks in Papierform erhalten. Nach wie vor werden in Deutschland einige Millionen Schecks und Überweisungen pro Tag in Papierform verarbeitet. So kristallisiert sich der Financial-Services-Sektor als erste Adresse heraus, stellt aber gleichzeitig auch die anspruchsvollsten Anforderungen.
Wodurch wird der Markt für Postbearbeitungslösungen getrieben und welche Trends sind zukunftstauglich?
Klinkhammer: Eine Posteingangslösung ohne weiterführende Verarbeitung fügt sich eher dem olympischen Gedanken »Dabeisein ist alles«. Wenn die Posteingangslösung nicht vernünftig mit einem DMS- bzw. Workflow-System verbunden ist, dann ist ihre Leistung in Frage gestellt. Neben den üblichen Faktoren wie Kosten und Effizienz rücken Compliance-Anforderungen zunehmend in den Vordergrund. Die Dokumentation eines Geschäftsvorfalls, einschließlich der korrekten Ablage und Aufbewahrung, sind durch die Unterstützung der Posteingangslösungen sehr viel einfacher, da durch die Klassifizierung nahezu die Hälfte der Taxonomie schon erbracht ist. Die Kombination von Lösungen für das E-Mail-Management, die revisionssichere Aufbewahrung bis hin zum Records-Management zeigen, wie interdisziplinär Posteingangslösungen heute sind und sein müssen.
Postbearbeitungslösungen unterliegen ja einem gewissen technologischen Wandel. Würden Sie evtl. einem Kunden z.B. Leasing-Modelle empfehlen, damit der Gerätepool stets auf dem aktuellen Stand der Technik ist?
Klinkhammer: Hardware ist das, was es ist, harte Ware, allerdings mit einem hohen und schnellen Wertverlust. Nur um der Erneuerung Willen sollte keine Hardware ausgetauscht werden. Durch die Virtualisierung wird die Abhängigkeit von einer spezifischen Hardware zunehmend in den Hintergrund gedrängt. Und Leasing ist ja nur eine Variante, die Investitionskosten auf einen Zeitraum zu strecken. Mit größer werdenden Projekten sinkt der Anteil der Hardwarekosten an den Gesamtkosten, so dass die restlichen Komponenten wie Softwarelizenz und Dienstleistung ebenfalls bei den flexiblen Preismodellen berücksichtigt werden müssen. Hier bietet sich die Abrechnung auf Belegbasis, etwa als Click-Preis, an.
Ist möglicherweise ein Dienstleister für Postbearbeitungslösungen für einen Kunden eine gangbare Alternative?
Klinkhammer: Auf dem Markt haben sich einige Dienstleister etabliert. Sie können Insbesondere Kunden mit kleinerem Volumen gut auffangen. Es bleibt jedoch der Integrationsaufwand, egal ob auf eigener Hardware und Software verarbeitet wird oder nicht.
Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert – es hört sich einfach an, aber gibt es wirklich schon so einfache und praxistaugliche Systeme?
Klinkhammer: Ja, es gibt sogar interessante Anwendungen. Das Schreiben individueller Briefe und ihre Unterstützung durch Output-Management-Systeme setzt allerdings auch ein gewisses Volumen an Ausgangspost voraus, wobei man aber nicht gleich das Finanzamt sein muss, damit sich ein solches Projekt lohnt.
Beim Briefschreiben macht sich ein Anwender eigentlich kaum Gedanken, welche Kosten ein einziger Brief – abgesehen von den Versandkosten – verursacht. Wie teuer kommt ein Brief tatsächlich in der Regel, wenn man alle Faktoren berücksichtigt?
Klinkhammer: Das kommt natürlich auf den Inhalt an. Lässt man die intellektuelle Leistung kurz außer Acht, dann sind die »eh-da«-Kosten für Drucker und Papier ein Block, und die mit den papiergesteuerten Abläufen verbundenen Kosten ein anderer. Irgendjemand muss den Brief drucken und eine zweite Unterschrift muss meist auch her. Viel teurer wird es, wenn ein Brief vom Kunden zurückkommt. Hier wandelt das Unternehmen zunächst elektronisch auf Papier um, um den Ausdruck analog zu versenden. Der Kunde unterschreibt, sendet das Dokument zurück, damit es anschließend im Unternehmen wieder digitalisiert wird. Auch wenn dies nicht immer zu verhindern ist, so könnte doch eine Referenz maschinenlesbar, etwa als kleiner Barcode, durch das Output-Management automatisch aufgebracht werden. Die Verarbeitung dieser Rückläufer ist dann wesentlich einfacher und kostengünstiger.
Wenn wir jetzt z.B. Rechnungseingangslösungen betrachten – welche Kosten ergeben sich hier typischerweise für ein Unternehmen? Und: Welche Einsparpotenziale gibt es hier?
Klinkhammer: Rechnungseingangslösungen sind heute schon eine echte Standardanwendung, die sich bereits bei unter 100 Rechnungen pro Tag lohnt. Einfachste Implementierungen lassen sich für unter 30.000 Euro Projektkosten realisieren. Das Einsparpotenzial liegt im Personalbedarf. Bei einer automatischen Verarbeitung von nur 50 Prozent lassen sich zudem in der Kreditorenbuchhaltung personelle Ressourcen einsparen, die dann für andere Aufgaben eingesetzt werden können. Aber neben solchen harten Einschnitten sollte das Potenzial nicht unterschätzt werden. Die Compliance-Anforderungen steigen, und gerne übersieht man die Kosten, die mit der Compliance-Konformität einhergehen. Eins ist jedoch sicher, diese Lösungen sind günstiger als nicht compliant zu sein und evtl. einen Jahresabschluss zu ändern oder mit dem Finanzamt über die Rückerstattung von Umsatzsteuer zu streiten.
Welche Lösungen halten Sie für Transpromo-Mailings bereit, bzw. unterstützen Sie mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen Transpromo-Lösungen?
Klinkhammer: Beta Systems bietet im Rahmen des Output-Managements entsprechende Lösungen und Produkte an, mit denen individuelle oder druckweite Werbung eingedruckt werden. Unser 100-prozentige Tochterfirma Detec ist spezialisiert auf Software-Produkte und Dienstleistungen rund um die Gestaltung, Produktion und Distribution professionell gestalteter Geschäftsdokumente wie Rechnungen, Bestellungen oder Warenbegleitpapieren – gedruckt oder in digitaler Form. Unsere Lösungen helfen sowohl bei der Verwaltung und Aufbewahrung der Layouts als auch bei der Speicherung und Archivierung der Ausgangspost.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im Postbearbeitungs-Segment zu rechnen?
Klinkhammer: Die am Markt befindlichen Lösungen werden sich weiter aufteilen in die Segmente »Standard« und »Angepasst«. Für den unteren Mittelstand sind die Standardprodukte aufgrund ihrer preislichen Attraktivität und ihres Leistungsumfangs eine gute Wahl. Je mehr Dokumente zu verarbeiten sind, desto besser und auch tiefer muss die Integration in die Prozesse des Unternehmens stattfinden. Hier sind die Produkte flexibler in der Anpassung und Anwendung, gleichzeitig auch spezifischer in der Ausprägung. So können Lösungen wie von Beta Systems auch Spezialdokumente wie Unterlagen der Rechtsschutzversicherung oder der Privaten Krankenversicherung zuverlässig verarbeiten. Diese Lösungen setzen das notwendige Fachwissen und das nötige Integrationswissen voraus. Scan-Fabriken oder Dienstleister werden zusätzlich dem unteren Mittelstand helfen, die Prozesse zu standardisieren und somit noch günstigere Angebote ermöglichen.