Ralf Dänzer, Business Development Manager Records Management, Océ-Deutschland Business Services
Der Markt für Postbearbeitungslösungen wird neuerdings mehr denn je durch die zunehmende Digitalisierung der Arbeitsabläufe getrieben. Das hat Auswirkungen auf den Maschinenpark von Unternehmen jeder Größenordnung.
Wir sprachen mit Ralf Dänzer, Business Development Manager Records Management bei Océ-Deutschland Business Services, über neue Technologien, Strategien und Produkte sowie Einsatzszenarien neuer Postbearbeitungslösungen.
Wenn sich Firmen derzeit für neue (digitale) Postbearbeitungslösungen entscheiden, ist das primär eine Frage des Kostendrucks oder geht es einfach nur darum, jetzt die richtigen Weichen für die Zukunft zu stellen?
Dänzer: Natürlich bildet die Basis der Entscheidungen die zunehmende Kostensensibilität in diesen Abteilungen. Insbesondere bei stark geschäftsrelevanten und strukturierten Dokumenten wie Rechnungen, Aufträgen oder Anträgen ist dies deutlich zu erkennen. Hier können Unternehmen durch optimierte Lösungen enorme Einsparpotenziale erzielen. Insoweit sind Entscheidungen, die heute unter dem Aspekt der Kostenoptimierung getroffen werden, bereits die Weichenstellung für morgen.
Gibt es Branchen, die leichter für eine Postbearbeitungslösung zu begeistern sind? Und wenn ja, was sind die Gründe, warum sich bestimmte Branchen eher für den Einsatz entscheiden?
Dänzer: Insbesondere für Unternehmen oder Bereiche von Unternehmen, bei denen strukturierte Dokumente den Kerngeschäftsprozess bestimmen, sind entsprechende Lösungen und Dienstleistungen von besonderer Bedeutung. Die Bandbreite der Branchen ist vielfältig, so zählen Hersteller von Konsumgütern, die viele standardisierte Aufträge erhalten ebenso dazu wie Versicherungsgesellschaften oder Banken, aber auch Energieversorger und Dienstleistungsunternehmen. Auch Abteilungen aus dem Finanzwesen, des Service und des Vertriebs profitieren von einer Postbearbeitungslösung.
Wodurch wird der Markt für Postbearbeitungslösungen getrieben und welche Trends sind zukunftstauglich?
Dänzer: Getrieben wird der Markt aus unserer Sicht durch den Trend in Unternehmen zu einer immer stärkeren Industrialisierung der Verwaltungstätigkeiten. Hier bieten sich diese Lösung sehr gut an, um Unternehmen von rein administrativen Tätigkeiten zu entlasten, Prozessabläufe zu verkürzen und die Qualität der Verarbeitung zu erhöhen. Besonders stark sehen wir in Zukunft den Trend, dass Unternehmen diese Lösungen nicht mehr selbst im Unternehmen betreiben und erbringen, sondern dies an Dienstleister übergeben die sich um den kompletten Eingangsprozess kümmern. Dieser beginnt dann bei der Postabholung, reicht über die Analyse und Zuordnung der Dokumente bis hin zur Bereitstellung der Dokumente via Workflow am Arbeitsplatz des Mitarbeiters.
Postbearbeitungslösungen unterliegen ja einem gewissen technologischen Wandel. Würden Sie evtl. einem Kunden z.B. Leasing-Modelle empfehlen, damit der Gerätepool stets auf dem aktuellen Stand der Technik ist?
Dänzer: Mit Leasing haben wir gute Erfahrungen, doch die richtige Finanzierung hängt von vielen Faktoren ab und sollte genau durchdacht sein. Durch den Einsatz eines Dienstleisters, der die Leistungen aus einer Hand anbietet, kann sich das Unternehmen von derartigen Fragestellungen komplett entlasten. Es zahlt nur nach genutzter und vereinbarter Leistung. Der Dienstleister übernimmt dabei das Risiko der eingesetzten Infrastruktur.
Ist möglicherweise ein Dienstleister für Postbearbeitungslösungen für einen Kunden eine gangbare Alternative?
Dänzer: Wie schon mehrfach erwähnt, sehen wir hierin genau den Weg, den Unternehmen in Zukunft gehen werden, um hohe Qualität und Leistung bei optimiertem Finanzbedarf zu erhalten. Viele unserer Kunden nutzen bereits die breiten Serviceangebote die Océ Business Services anbietet. Dies reicht von der Auftragsbearbeitung bis zur Rechnungseingangsbearbeitung.
Am PC einen Brief schreiben und ihn auf Knopfdruck an eine zentrale Stelle senden, die sich dann um Druck und Versand kümmert – es hört sich einfach an, aber gibt es wirklich schon so einfache und praxistaugliche Systeme?
Dänzer: Ja, die gibt es und zwar schon sehr lange. Mehr als 70 Kunden setzen heute bereits bei Océ Business Services schon auf diese Lösungen. Durch den zunehmenden Kostendruck wird es für Unternehmen immer interessanter derartige Leistungen zentral als Service zu beziehen. Gerne können sich Interessenten dies an einem unserer Standorte live ansehen.
Beim Briefschreiben macht sich ein Anwender eigentlich kaum Gedanken, welche Kosten ein einziger Brief – abgesehen von den Versandkosten – verursacht. Wie teuer kommt ein Brief tatsächlich in der Regel, wenn man alle Faktoren berücksichtigt?
Dänzer: Es ist schwer hier eine exakte Aussage zu treffen. Während die Kosten für Papier, Toner und Porto direkt ersichtlich sind und deutlich unter einem Euro liegen, kann der Prozess selbst richtig teuer sein. Genau hier wird es interessant. Stehen Vorlagen zur Verfügung, sind sie leicht zu finden, gibt es eine Datenbank mit Textbausteinen und vieles mehr beeinflussen den Prozess und können hohe Kosten verursachen. Je komplexer die Dokumente werden, desto kritischer werden auch die Aspekte der gemeinschaftlichen Zusammenarbeit. Nach unseren Erfahrungen und Analysen reicht die Bandbreite dabei von sehr gut organisierten Unternehmen von ca. einem Euro bis zu 20 Euro und darüber hinaus.
Wenn wir jetzt z.B. Rechnungseingangslösungen betrachten – welche Kosten ergeben sich hier typischerweise für ein Unternehmen? Und: Welche Einsparpotenziale gibt es hier?
Dänzer: Auf internationaler Ebene existieren verschiedene Studien, die die Kosten für die komplette Verarbeitung einer Rechnung von der Annahme des Papiers über die Kontrolle nach §14 UStG bis hin zur fertigen Verbuchung in SAP betrachtet haben. Dabei reichen die Untersuchungsergebnisse von ca. acht Euro bis 20 Euro. Der Durchschnitt lag meist um die 14 Euro. Aus eigenen Erfahrungen können wir diesen Wert bestätigen. Die Nutzung eines Dienstleisters, der die entsprechenden Prozesse übernimmt, kann zu einer Reduzierung des Wertes pro Rechnung um gut 35 bis 40 Prozent führen. Das klingt hoch, ist aber tatsächlich realistisch.
Welche Lösungen halten Sie für Transpromo-Mailings bereit, bzw. unterstützen Sie mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen Transpromo-Lösungen?
Dänzer: Neben dem fachlichen Know-how bietet Océ auch die erforderliche Soft- und Hardware für die effiziente Produktion von Transpromo-Dokumenten. Wer in die Transpromo-Produktion einsteigen will, bekommt bei Océ alle dafür erforderlichen Bestandteile aus einer Hand. Der »Océ Document Designer Advanced« (ODDA) bietet alle Funktionen und Werkzeuge für die professionelle Gestaltung der Transpromo-Dokumente. Das Zusammenspiel mit anderen Softwaretools und Datenquellen wie etwa SAP wird durch die Workflow-Software »Océ Cosmos« und »Océ PRISMAproduction« automatisiert. Für den Druck von Transpromo-Dokumenten mit Schmuckfarben empfehlen sich die Endlosdrucksysteme der »Océ VarioStream«-Serie. Die Systeme »VarioStream 7000«, 8000 und 9000 bieten eine leistungsfähige Digitaldruckkapazität für die schnelle Produktion personalisierter Dokumente. Noch mehr Wirkung entfalten Transpromo-Dokumente durch vollfarbige Elemente. Die »Océ ColorStream 9000« und 10000 sind durch die Kombination aus flexiblem Farb- und Schwarzweiß-Druck, Rollenzuführung und dynamischer Produktivität die idealen Hochleistungsdrucksysteme für individuelle Anforderungen aller Art. Und für anspruchsvollste, vollfarbige Transpromo-Anforderungen bieten die »Océ JetStream«-Vollfarb-Inkjetdrucker eine unschlagbare Kombination aus hervorragender Farbqualität, hoher Geschwindigkeit und produktivitätssteigernden Funktionen.
Mit welchen Trends ist Ihrer Meinung nach in der nächsten Zeit im Postbearbeitungs-Segment zu rechnen?
Dänzer: Die wichtigsten Trends lauten zum einen: Ausweitung der Postbearbeitung auf Bestellungen, Aufträge und andere strukturierte Unterlagen. Und zum anderen: Auslagerung des Prozesses an kompetente Dienstleister. Langfristig geht der Trend zur Ausweitung in Richtung unstrukturierter Dokumente – soweit die entsprechenden IT-Lösungen leistungsfähige Ergebnisse erbringen.