Alpha Com digitalisiert täglich mehr als eine Million Seiten: ein
virtueller Rundgang bei einem Dienstleistungsunternehmen. Nach dem Motto
»Selbst erleben bringt mehr als tausend Worte« lädt der Dienstleister
Alpha Com zu einem Besuch in seine bundesweit vertretenen Standorte
ein, an denen er täglich mehr als eine Million Papierseiten
digitalisiert. Hier ein virtueller Rundgang.
Den Datenschutzbereich dürfen wir erst nach einem gründlichen Sicherheits-Check und nur in Begleitung betreten. Das verlangen die strengen Auflagen der Norm für Qualitätsmanagement DIN EN ISO 9001:2000. Barbara Süle führt uns durch die Produktion. Die Gruppenleiterin ist ein Urgestein der Mannschaft von Alpha Com in Hamburg: Sie arbeitet bereits seit 18 Jahren beim Dienstleister und kennt hier jedes Detail.
Ausgerüstet mit Besucherausweisen folgen wir ihr auf dem Weg, den ein Papierstapel üblicherweise nimmt, um am Ende als Datenpaket aus Images, Indexdaten und erfassten Inhalten an den Kunden übergeben zu werden.
Die Aufgabe, die der Dienstleister rund ums Dokument übernimmt, umfasst den täglichen Posteingang mit zeitkritischer Ausführung und Sachbearbeitung, Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Migration von Altakten oder Mikroverfilmung fürs Langzeitarchiv. Am Standort Hamburg, dem größten der zehn bundesweit verteilten Produktionen, ist Alpha Com täglich für zirka 500 Kunden aktiv. Das macht im Schnitt rund 800.000 Datenseiten, die mehr als 110 Mitarbeiter Tag für Tag verarbeiten.
Feste Fahrrouten
Verschließbare Behälter verhindern den unberechtigten Zugriff während des Transports
(Bild: Corinna Scholz)
Wir starten im Bereich »Eingang + Arbeitsvorbereitung«, wo Mitarbeiter die eintreffenden Belege sichten und kontrollieren, ob die Lieferung vollständig ist. Das Material holt Alpha Com meistens selbst beim Kunden ab und transportiert es in verschließbaren Containern aus Feuer hemmendem Metall. Ein fester Personalstamm fährt die Behälter auf definierten Routen. Die meisten Auftraggeber verlangen diesen Sicherheitsstandard, erzählt uns Barbara Süle. Als nächstes dokumentieren die Mitarbeiter die Belegübergabe, d.h. sie machen einen Check-in für die bereits eingerichteten Abläufe. Sie arbeiten vornehmlich mit digitalen Lieferscheinen – das Pendant aus Papier ist selten und unpraktisch, da Alpha Com die gesamten Prozesse elektronisch steuert. Ist eine Jobnummer vergeben, begleitet sie die dazugehörigen Papiere über den gesamten Weg durch die Produktion. Die Verarbeitung erfolgt in Losen mit 250 bis 500 Blatt.
Die nacheinander ablaufenden Schritte finden in jeweils angrenzenden Räumen statt, so dass keine langen Wege entstehen. Dieses Raumkonzept ließ sich in der Hamburger Zentrale baulich ideal umsetzen: Die Produktion ist im Kreis angelegt und umfasst 2.330 qm plus 220 qm Archivflächen. Für IT, Entwicklungszentrum für neue Technologien und Verwaltung stehen weitere 1.600 qm in anderen Stockwerken zur Verfügung.
Der nächste Bereich ist die Vorbereitung – der aufwendigste Schritt im gesamten Ablauf. Hier arbeiten allein 30 Personen, um verschiedene Dokumentarten und Aufträge zu bearbeiten. Ein Raum ist allein Krankenakten vorbehalten, weil das besonders sensible Daten sind.
Für HanseNet übernimmt der Dienstleister die tägliche Eingangspost von Kunden
(Bild: Corinna Scholz)
Dann kommen wir in den nächsten Raum, den größten des Bereichs mit etwa 20 Arbeitsplätzen. Geradeaus steht ein Tischensemble für über ein Dutzend Mitarbeiter, vornehmlich Frauen. Am Rand stehen Reihen von Regalen, in denen Papierstapel kommen und gehen. Die Damen auf der einen Seite der Tischreihe bearbeiten gerade Retouren-Lieferscheine von Tchibo; im Schnitt sind es am Tag 20.000 Datenseiten unterschiedlicher Dokumentarten. Die Mitarbeiter sortieren die Belege nach Typen, Umschlagplätzen oder Barcodes. Auf der anderen Seite der Tischreihe öffnen die Damen Kundenbriefe an den TK-Provider Hansenet, versehen sie mit Datumsstempel und entklammern sie.
Lückenlose Kontrolle
Belege ohne Barcode erhalten hier einen Strichcode-Aufkleber mit laufender Nummer. Sie dient dem so genannten Tracking & Tracing, womit sich jedes Dokument lückenlos über die gesamte Produktionskette verfolgen lässt. Alpha Com hat dazu ein eigenes Steuerungs-System entwickelt, den »Job-Manager«. Darüber lassen sich auch die Abläufe und Kapazitäten planen oder die Aufträge dokumentieren.
Anhand der erfassten Barcodes erfolgt ein digitaler Soll-Ist-Abgleich. Er zeigt, ob die Belege vollständig und zeitlich korrekt eingeordnet sind. Diese Qualitätskontrolle hat den angenehmen Nebeneffekt, dass fehlende oder doppelte Unterlagen zum Vorschein kommen.
Um die Arbeit so effizient wie möglich zu gestalten und Fehler zu vermeiden, nutzt der Dienstleister ausschließlich Steuer- und Trennbelege mit Barcodes. Barbara Süle erzählt, dass die hinterlegten Sicherheitsmechanismen umfangreicher sind als bei den meisten Kunden. Zudem nutzt Alpha Com die Barcodes, um die Dokumente nach hinterlegten Klassen automatisiert zuzuordnen. Auch das senkt die Fehlerquote.
Cresencio Imbat beim Scannen an einem Hochleistungsgerät
(Bild: Corinna Scholz)
Weiter geht es zum Digitalisieren. In einem lang gestreckten Raum sitzen Mitarbeiter an Gruppen von Hochleistungsgeräten zum Scannen von Papier und Mikrofilm sowie zum Mikroverfilmen. Dazwischen stehen Wagen, beladen mit Unmengen von Papierstapeln – jeder mit der eigenen Jobnummer.
Wir schauen Cresencio Imbat über die Schulter, während er Belege für Airbus digitalisiert.
Barbara Süle erklärt uns einen High-Tech-Scanner der neuesten Generation. Währenddessen rauschen die Papiere nur so durch den Einzug. Das Gerät scannt wahlweise in Farbe oder Schwarz-Weiß, mit oder ohne Rückseite und Paginierung. Auf Wunsch wird jedes einzelne Image am Bildschirm kontrolliert.
300 Container im Umlauf
Nach dem Scannen werden die Belege für ein bis zwei Tage zwischengelagert, bevor sie in größere Archivräume im Keller kommen. Olaf Casimier schiebt einen der Behälter durch den Datenschutzbereich. Als Sicherheitsmaßnahme nutzt Alpha Com große verschließbare Metall-Behälter. Davon sind in der Hamburger Produktion ganze 300 Stück im Umlauf.
Die generierten Images werden anschließend im klimatisierten Rechenzentrum weiterverarbeitet. Dafür laufen am Standort allein 95 Server. Das Spektrum der Verarbeitung reicht von der automatisierten Indizierung, OCR-Erkennung über elektronische Signatur und Zeitstempel bis zur Konvertierung ins gewünschte Format.
Neben neuer Technologien arbeitet der Dienstleister auch mit älteren: Vier COM-Anlagen sind hier regelmäßig im Einsatz. Für unsere Generation klingt das wie kalter Kaffee. Aber gerade Finanzdienstleister nutzen diesen Service für die Langzeitarchivierung ihrer Hostdaten. Und laut Barbara Süle gibt es nur noch wenige Dienstleister, die diesen Service anbieten.
Vom Rechenzentrum geht es weiter in die Datenerfassung. In dieser Schicht sind hier die Männer in der Überzahl, was aber rein zufällig ist, grinst Barbara Süle. Alpha Com beschäftigt weit mehr Frauen, weil ihnen die feinmotorische Arbeit mehr liegt.
Fast alle Mitarbeiter sind fest eingestellt und intensiv geschult – und zwar für mehrere Arbeitsbereiche. Damit lassen sie sich je nach Aufkommen flexibel einsetzen, und der Wechsel zwischen den Teams macht die Arbeit abwechslungsreicher. Einen weiteren Grund nennt Barbara Süle: Wer im Datenschutzbereich arbeitet, hat eine umfangreiche Datenschutzerklärung unterschrieben. Teilweise muss auch ein polizeiliches Führungszeugnis vorliegen. Diesen Aufwand betreibt kein Arbeitgeber mit Aushilfen.
Flinke Hände
Marion Grimm kontrolliert die Ergebnisse der automatischen Texterkennung per OCR
(Bild: Corinna Scholz)
Als nächstes sehen wir Marion Grimm bei der Datenerfassung zu. Sie hat Images auf dem Bildschirm, deren Textinhalte per OCR erfasst wurden. Dies geschieht über verschiedene Verfahren und mit Datenbankabgleich, was eine hohe Trefferquote ermöglicht. Den Rest, also die nicht oder falsch interpretierten Daten, kontrolliert und korrigiert die Mitarbeiterin in einer speziellen Maske. Dabei füllt sie die Felder in einer Geschwindigkeit aus, dass wir kaum folgen können. Später indiziert sie Images, soweit dies nicht schon automatisiert erfolgte. Schließlich stößt sie einen weiteren Soll-Ist-Abgleich an, um die Qualität zu steigern. Als Grundlage dienen der elektronische Sicherheits-Lieferschein sowie der Eingangsreport und die Jobliste aus der Produktionssteuerung.
Wieder im Rechenzentrum bereiten IT-Routinen die Images, Indexdaten und ausgelesenen Daten für den Datenexport an den Kunden auf. Die Form der Übergabe ist ganz unterschiedlich: Auf CD, DVD und Festplatte im verschließbaren Koffer oder per Standleitung mit Verschlüsselung. Bei zeitkritischen Aufträgen, wie dem elektronischen Posteingang, vergehen vom Eingang der Belege bis zur Übergabe nur wenige Stunden.
Während der Kunde die gelieferten Daten prüft, lagert Alpha Com die Originale in großen Archivräumen zwischen. Nach der schriftlichen Freigabe vernichtet ein Reißwolf die Belege qualifiziert. Aussortierte Originale erhält der Auftraggeber zurück.
Unser Rundgang ist zu Ende. Wir sind um die Erfahrung reicher, wie komplex die Produktion bei einem DMS-Dienstleister abläuft und welches Fingerspitzengefühl die Mitarbeiter mitbringen müssen, um diesen Bienenkorb am Summen zu halten.
Selbst erleben
Wer die hier beschriebene Produktion von Alpha Com selbst live erleben möchte, wende sich bitte an info-hamburg@alpha-com.de.